2. Загальні й часткові розпорядження

Розпорядження – це правовий акт управління службової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форми власності), що видається в межах їхньої компетенції та має обов’язкову юридичну силу для громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження. Розпорядження має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб – виконавців документа.

Розпорядження є підзаконними актами й поділяються на дві групи:

1. Загальні (стосуються питань загального характеру, як правило, тривалої дії).

2. Часткові (стосуються конкретного вузького питання).

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, голови обласних державних адміністрацій, Постійний представник Президента України в Автономній Республіці Крим, а також керівники колегіальних органів державного управління та місцевого самоврядування, адміністрації підприємств, закладів у межах наданих законом прав для розв’язання оперативних питань.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово „НАКАЗУЮ” заміняють його відповідниками: „ВИМАГАЮ”, „ДОЗВОЛИТИ”, „ДОРУЧАЮ”, „ЗАБЕЗПЕЧИТИ”, „ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, „ПРОПОНУЮ”. На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити:

• Державний Герб України (для державних організацій);

• назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних);

• повна назва органу управління, що видає розпорядження;

• назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ);

• дата видання;

• індекс;

• місце видання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• додатки (якщо потрібно);

• посада відповідальної особи, її підпис і розшифрування.

Текст розпорядження складається з двох частин:

а) констатаційної – де сформульовано мету чи причину видання;

б) розпорядчої – де сформульовано порядок дій, які потрібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Для вирішення численних оперативних питань може оформлятися витяг із розпорядження.

Зразок:

Київське виробниче об’єднання «Агат»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 52

08.10.2007 м. Київ

про подання графіків проведення демонтажних робіт

У зв’язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1. Усіх начальників цехів та керівників відділів розробити та затвердити графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації верстатів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

2. Графік проведення демонтажних робіт до 10.11.2007 подати головному інженерові ВО Потапову П.Н.

Директор (підпис) І.С. Дідович

3. Накази: види, структура тексту та реквізити

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи, підприємства, організації (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Укладання й оформлення наказу регламентуються інструкціями з діловодства підприємства (установи), правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне і всебічне вирішення питання.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на два види:

1. Накази щодо особового складу (кадрові).

2. Накази з основної діяльності (організаційні):

• ініціативні;

• на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів.

Наказами щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, переведення працівників на інші посади, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Накази з основної діяльності – це правові акти, якими оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Ініціативні накази видаються з метою оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства).

Накази на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Реквізити:

• назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних);

• повна назва організації, установи;

• назва виду документа (НАКАЗ);

• індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), номер наказу (посередині);

• дата укладання (ліворуч);

• місце укладання (праворуч): назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа;

• заголовок „про...”;

• текст;

• посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч);

• гриф погодження (оформляють у разі потреби);

• візи (у разі потреби): „Проект наказу внесено…”, „Проект наказу погоджено…”.

Текст наказу складається з констатаційної та розпорядчої частин. Констатаційна частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи), що є підставою для видання конкретного наказу.

Констатаційна частина викладається не в усіх наказах. Її може не бути:

а) якщо дії чи завдання, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (у таких випадках текст наказу складається з параграфів).

Розпорядча частина наказу починається словом „НАКАЗУЮ” і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін її виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Вимоги до укладання тексту наказу

1. Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити” та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма („Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії („...завідувач навчальної частини зобов’язаний...”).

2. Як виконавців вказують організацію, підрозділ або службову особу із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища наводяться за абеткою.

3. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

4. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

5. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Наприклад: „Контроль за виконанням наказу покласти на технічного директора об’єднання Шаповалова Я.В”.

6. У наказах з основної діяльності, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, замість констатаційної частини подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа.

Проект наказу погоджується:

а) із заступником керівника установи (підприємства, організації);

б) з куратором питань, які зазначені в документі;

в) з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

г) з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Накази на підприємстві (з основної діяльності й щодо особового складу) підписує перший керівник. Накази щодо особового складу може підписувати спеціально призначена керівна особа, наприклад, заступник директора з кадрової роботи або заступник директора з управління персоналом. Якщо така особа в структурі підприємства не передбачена, то під час відсутності першого керівника (у випадку його відрядження, хвороби, відпустки) накази підписує виконуючий його обов’язки із зазначенням своєї фактичної посади й прізвища.

У наказах щодо особового складу, крім основних реквізитів, залежно від їх змісту зазначають:

а) про призначення, зарахування на роботу:

• на яку посаду;

• до якого структурного підрозділу (відділу);

• з якого числа;

• вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом тощо);

• умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

• особливі умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем тощо);

• умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);

б) про переведення на іншу роботу:

• з якої посади на яку;

• вид, термін (постійно, тимчасово);

• підставу (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.);

• форму й систему оплати праці;

• умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

в) про надання відпустки:

• вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, як винагорода чи заохочення; навчальна, академічна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією, пологами (декретна); без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок тощо);

• загальну кількість робочих днів;

• дату виходу у відпустку й повернення з неї (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

• період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);

г) про припинення трудового договору (контракту):

• дату звільнення;

• причину (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.);

• підставу із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів;

• умови;

• гриф погодження профспілкової організації (якщо вона діє);

ґ) при направленні працівника у службове відрядження:

• строк відрядження;

• місце відрядження;

• підстава.

Згідно з трудовим законодавством начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу (про призначення, переміщення, звільнення тощо) осіб, прізвища яких фігурували в документі. Візу ознайомлення оформляють так: „З наказом ознайомлений (ознайомлена). Підпис, ім’я та по батькові, прізвище. Дата”.

Наказ набуває чинності лише з моменту його підписання керівником установи, підприємства чи організації.

Зразки:

Акціонерне товариство «Арсенал»

НАКАЗ № 34/5-К

23.05.2007 м. Богуслав

про зміни у штатному розкладі

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1 Музиченка Василя Петровича на посаду старшого інженера з 23.05.2007 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Музиченка В.П.

1.2 Лемешева Юрія Григоровича на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 23.05.2007 з тримісячним випробувальним терміном.

Підстава: заява Лемешева Ю.Г.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Мальцеву Віру Денисівну, бухгалтера-касира товариства, на посаду економіста І категорії планово-економічного відділу з 25.05.2007 з посадовим окладом 756 грн.

Підстава: заява Мальцевої В.Д. від 20.05.2007.

3. НАДАТИ:

Чупрову Анатолію Ігоровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 24.05 по 26.06.2007 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Чупрова А.І.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

4.1 Ковальського Віктора Костянтиновича, технолога цеху № 3, з 23.05.2007 за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Ковальського В.К.

4.2 Панфілову Олександру Тимофіївну, інженера з технічного нагляду, у зв’язку з закінченням терміну дії контракту з 23.05.2007.

Підстави: 1) контракт від 14.03.2002;

2) заява Панфілової О.Т.

Генеральний директор (підпис) В.С. Лосенко

Харківське акціонерне товариство ”Електрон”

НАКАЗ № 26

27.04.2007 м. Харків

Про заходи щодо забезпечення

протипожежної безпеки

та посилення охорони

в період святкових днів

У зв’язку з травневими святами з метою забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони в період з 30.04.07 по 02.05.07 та 09.05.2007р. НАКАЗУЮ:

1. У зазначений період посилити контроль та забезпечити нормальне функціонування товариства, суворе дотримання працівниками правил протипожежної безпеки.

2. Диспетчерові пожежного зв’язку Головачу С.Т. організувати прибирання території і перевезення у безпечне місце предметів, які легко займаються.

3. Інженерові з техніки безпеки Дворнику Б.М. перевірити стан електричного обладнання і не пізніше як за 2 години до закінчення робочого дня 29 квітня 2007 року вимкнути всі електроприлади.

4. Заступникові начальника відділу кадрів Шевченко А.І. скласти список осіб, які повинні бути присутні на товаристві у святкові дні.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Середу М.В.

Директор (підпис) О. І. Сидоренко