4. Інструкція: групи, особливості укладання

Інструкція — правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності й відносин установ, службових осіб.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

1. Такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу.

2. Посадові — це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Текст інструкції викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу „повинен, слід, необхідно”. Текст даного документа повинен бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.

Зміст викладають від 2-ї, 3-ї особи, рідше в безособовій формі. Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах формату А4 (якщо не виходить за межі підприємства).

Реквізити:

• гриф затвердження;

• назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ);

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

• підпис (керівника підрозділу-розробника);

• гриф погодження (у разі потреби);

• візи (у разі потреби);

• позначка про виконавця (у разі потреби).

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові організації.

Усі зміни до інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству.

Структура тексту

посадової інструкції

1. Загальні положення.

2. Функції працівника.

3. Посадові обов’язки.

4. Права.

5. Відносини.

6. Відповідальність.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір із працівником.

5. Правила як службовий документ організаційного характеру

Правила — це службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді вони становлять їхню складову частину.

Оформляють правила на загальному або спеціальному бланку формату А4.

Правила мають вивішуватись на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

Реквізити:

• гриф затвердження;

• назва виду документа (ПРАВИЛА);

• дата;

• індекс;

• місце видання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис особи, яка відповідає за складання правил;

• гриф погодження (у разі потреби);

• візи (у разі потреби);

• позначка про виконавця (у разі потреби).

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Які документи відносяться до групи організаційних?

2. Що таке береги документа? Для чого вони призначені?

3. Які існують види бланків ділових паперів?

4. Які варіанти розташування постійних реквізитів використовуються для виготовлення бланків документів?

5. Які види положень розрізняють за змістом?

6. Які розділи можуть складати структуру тексту положення?

7. Які існують групи статутів?

8. Розкрийте реквізити статуту.

9. Назвіть групи інструкцій.

10. Які реквізити мають правила як вид організаційної документації?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Документація, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ, називається:

а) організаційною;

б) розпорядчою;

в) довідково-інформаційною;

г) кадрово-контрактною.

2. Модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів та основні реквізити, називається:

а) документом;

б) реквізитом;

в) бланком;

г) формуляром-зразком.

3. Правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, що їм підпорядковуються, називається:

а) правилами;

б) положенням;

в) статутом;

г) інструкцією.

4. Площа уніфікованої форми документа, призначена для заповнення основними реквізитами, називається:

а) бланком документа;

б) робочою площею документа;

в) берегами документа.

5. Зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства або державного управління, називається:

а) положенням;

б) статутом;

в) інструкцією;

г) правилами.

6. Стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної, називається:

а) формуляром-зразком;

б) бланком;

в) документом.

7. Правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, службових осіб, називається:

а) статутом;

б) положенням;

в) інструкцією;

г) правилами.

8. Службовий документ організаційного характеру, у якому викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку, називається:

а) положенням;

б) статутом;

в) інструкцією;

г) правилами.

9. Варіант розташування реквізитів на бланку, при якому постійні складові розташовуються в лівому верхньому куті аркуша, називається:

а) поздовжнім;

б) кутовим;

в) флаговим;

г) центрованим.

10. Варіант розташування реквізитів на бланку, при якому початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі, називається:

а) кутовим;

б) поздовжнім;

в) флаговим;

г) центрованим.