Классификация бухгалтерских документов

Классификация бухгалтерских документов - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

1. По назначению:

• Распорядительные документы – содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Основное назначение такого документа - передача указаний непосредственным исполнителям.

• Оправдательные документы - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета. Такими документами являются приходные и расходные ордера, накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

• Комбинированные документы - сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты.

Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

• Документы учетного оформления - составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки и ордера.

Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений и инструктивных указаний.

2. По порядку составления:

• Первичные документы - оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

• Сводные документы - вторичные бухгалтерские документы, составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.