4.5. Працівники колезького діловодства

Перехід від самодержавства XVII ст. до самодержавства XVIII ст. “…з

його бюрократією, служилими станами”, призвів до створення у XVIII ст.

абсолютної монархії, чиновницько-дворянської імперії. Перетворення уряду

3 Бюрократія – (з франц.: букв. – панування канцелярії, від «канцелярія», «бюро»+ грец. «кратос» – влада) –

в класово антагоністичних країнах привілейована і відірвана від народу каста виших урядовців, що служить

пануючому експлуататорському класу.

Петра Першого, спрямовані на зміцнення держави поміщиків і торговців,

зачепили найрізноманітніші сторони державної діяльності. Усі крупні зміні у

діловодстві також пов‘язані з реформами Петра Першого. Реформа

державного апарату привела до створення системи нових установ: Сенат;

Синод, колегії; місцеві канцелярії.

Реформи управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в

роботі державного апарату безперервно зротає. Бюрократія стає однією з

основних опор самодержавства.

Створені колегії для управління різними галузями дежравного життя:

колегія иноземних справ; військова колегія, ревізії, юстиц-колегія, вотчинна

колегія, берг-мануфактур, коммерц-колегія.

У колегіях було однотиповий внутрішній устрій; чіткий розподіл

функцій; колегіальний порядок вирішення справ; сувора законодавча

регламентація прав і обов‘язків.

Основою організації діловодства XVIII ст. в державних установах був

Генеральний Регламент, тобто спеціальний статут.

Єдиною організаційною формою, спеціальним апаратом виступала

канцелярія колегії.

Генеральний Регламент детально визначив склад канцелярії, в штаті

якої були:

• Секретар

• Нотаріус

• Реєстратор

• Актуаріус

• Канцеляристи

• Копіїсти

• Перекладачі (для письмових перекладів)

• Толмачі (для усних перекладів)

• Вахмістр.

Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. На нього

покладалася відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до

засідань, доповідь справ на колегії, зберігання печатки. Добре знав закони,

був зобов‘язаний у доповідях по справах робити посилання на відповідне

законодавство.

На вхідних документах, що поступали в колегію, секретар мав

помічати у верхньому правому кутку номер і дату його отримання.

Обов‘язки нотаріуса (або протоколіста) полягали в документуванні

засідань колегії, складанні протоколів відповідно до стандартної форми.

Колезький реєстратор вів реєстраційні журнали усіх справ, що

розглядалися в колегії.

Усі завершені у діловодстві документи (“письма”) потрапляли до

актуаріуса, який вів по них особливий реєстр. Актуаріус був “хранителем

бумаг”. Також при видачі справи з архіву у тимчасове користування

актуаріус мав брати обов‘язкову розписку.

Робота для всього штату колегії була присяжною, “присяжна посада” за

Генеральним Регламентом означала беззаперечне дотримання законів, а

також передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за

порушення державних інтересів.

4.6. Канцелярські працівники “исполнительного

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА” ХІХ – початку ХХ ст.

Початок XІХ ст. ознаменувався новою реформою державного

управління й діловодства, що стосувалася головним чином верхнього рівня

управління - вищих й центральних установ, і разом з реформами Катерини ІІ

в останній чверті XVІІІ в. завершила формування системи центральних і

місцевих установ.

Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності. Створення міністерств із одноосібно керуючими міністрами було необхідно для більше гнучкої й оперативної системи управління. при міністрах створили ради, що мали статус колегіального дорадчого органа. Статус міністрів як одноособових виконавців волі царя й визначило діловодство міністерств як "исполнительное” (“виконавче”).

Остаточно одноособовий міністерський принцип переміг лише з

виданням 28 січня 1811 р. "Общего учреждения министерств" -

законодавчого акту, що визначив всю систему міністерського устрою,

включаючи їхнє діловодство й систему взаємин з іншими установами й

особами. Відповідно до цього акту збільшилося число міністерств і

відбулися деякі зміни в перерозподілі справ між ними.

Міністри призначалися самим імператором і були відповідальні тільки

перед ним. Принцип єдиноначальності покладений в основу всієї організації

міністерств: директори, що очолювали департаменти, підпорядковувалися

безпосередньо міністрові, начальники відділень - директорам департаментів,

столоначальники - начальникам відділень. Канцелярія міністра діяла на

правах департаменту; канцелярії департаментів мали більш простий

внутрішній устрій: вони очолювалися правителем канцелярії й мали штат

чиновників - журналіста, екзекутора, скарбника, переписувачів й ін., їх

посадовий і кількісний склад залежав від обсягу й змісту справ. Директор

канцелярії по чину був рівним директору будь-якого іншого

функціонального департаменту. Особливе місце в Державній Канцелярї

займали секретарі: державний секретар, статс-секретар4, обер-секретар5.

Вони відали усіма справами, готували справи до доповіді в департаменті і

загальному зібранні; на них покладалася відповідальність за точність

відомостей, ясність їх викладення, складання усіх документів, за ведення

журналів, складання звітів та ін.

З другої половини ХІХ ст. активно розвиваються нові структури

управління (у банках, синдикатах, спеціальних органах нагляду, комісіях,

комітетах, радах тощо). Вони вимагали значного числа секретарів і інших

канцелярських працівників для ведення справ і документів. Підготовка

канцелярських працівників на початку ХІХ ст. відбувалася в самих

міністерствах. У середині ХІХ ст з‘являються школи стенографістів, в 1868 р.

у Харкові були створені спеціальні курси секретарів, в кінці сторіччі

відкриваються курси машинопису.

На початку ХХ ст. у світі загальних перетворень прав жінок на

державну службу були суттєво розширені, і в 1905 р. жінках дозволили

працювати в канцелярії Державної думи “по письмоводству и счетоводству”.