3.2.3 Забезпечення якості в управлінні проектами
Одним з найважливіших чинників, які визначають ефективність проекту, є якість виконання робіт, пов'язаних з його реалізацією. Основними елементами управління якістю проекту прийнято вважати:
основні положення управління якістю або "філософію" системи управління якістю;
забезпечення якості - комплекс управлінських заходів щодо забезпечення необхідних характеристик якості;
контроль якості - комплекс технічних і технологічних заходів щодо перевірки, аналізу та внесення необхідних коригувальних змін.
Ще недавно питання якості вирішувалися без узгодження з системою управління проектом в цілому, поза рамками календарного графіка. Це призводило до поділу учасників проекту на відповідальних і таких, що не несуть відповідальності за якісні параметри, а отже значна частина виконавців робіт проекту практично не відповідала за їх якість. Якість, таким чином, ставала проблемою тільки того підрозділу, що відповідав за її забезпечення. Ось чому важко було домогтися належної якості проекту в цілому, і саме тому й з'явилась концепція системного управління якістю, в основу якої було покладено принцип: "кожний учасник проекту відповідає (у конкретних межах) за якість проекту в цілому".
Забезпечення якості проекту та її контроль - важлива функція менеджера проекту. Він може доручити частину роботи (або всю її) зі створення й виконання програми забезпечення якості спеціалізованим фірмам, проте відповідальність за забезпечення якості проекту загалом зберігається за ним (рис. 3.4).
Рисунок 3.4 - Організація контролю якості за фазами проекту
Повноваження й відповідальність окремих осіб і організацій, діяльність яких впливає на якість проекту, мають бути чітко визначені та закріплені документально. Це робиться в межах спеціальної програми забезпечення якості проекту, яку затверджує замовник.
Програма забезпечення якості проекту містить стратегію, розроблену на початковому етапі його виконання, задовго до розміщення замовлень на закупівлю й постачання устаткування. Ця програма визначає заходи, спрямовані на забезпечення якості виконання робіт за проектом, у тому числі щодо контролю якості.
Упрограмі має бути описана організаційна структура, у межах якої вона реалізовуватиметься. Ця програма передбачає чіткий розподіл відповідальності та рівнів повноважень окремих осіб, груп і організацій, що беруть участь у розв'язанні проблеми якості.
Діяльність учасників проекту щодо забезпечення його якості має передбачати як вжиття практичних заходів для досягнення необхідних показників якості, так і виконання управлінських функцій: доведення програми забезпечення якості проекту до виконавців і організацію її виконання; перевірку процесу виконання намічених програмою заходів контролю.
Особи й організації, що мають забезпечувати якість, повинні бути уповноважені:
формулювати проблеми якості;
розробляти і пропонувати рішення;
перевіряти виконання рішень;
припиняти постачання (або монтаж) устаткування, конструкцій і матеріалів, що не задовольняють обумовлені вимоги.
Такі повноваження й організаційні права мають надаватися офіційно рішенням керівництва проекту (підприємства, фірми).
Залежно від типу проекту програма забезпечення якості може мати різноманітні організаційні форми. Затверджується вона замовником, а керівник проекту зобов'язаний регулярно перевіряти процес виконання програми й точність її дотримання. Персонал, який здійснює заходи щодо забезпечення якості проекту, має бути достатньо кваліфікований, а в разі необхідності слід забезпечити підвищення його кваліфікації.
Контроль якості проекту реалізується через відповідні форми і методи контролю, класифікація яких наведена на рис. 3.5.
Рисунок 3.5 - Класифікація видів і методів контролю якості
Програма контролю якості проекту передбачає такі заходи:
контроль розробки проектної документації;
контроль поставок устаткування, конструкцій та матеріалів;
початкова інспекція;
перевірка готовності до випробувань;
метрологічний контроль, перевірка коннтрольно-вимірювальної апаратури;
перевірка складування та зберігання;
контроль процедур проведення інспекцій, випробувань та приймання;
виявлення непридатного устаткування, конструкцій і матеріалів;
коригувальні заходи;
реєстрація заходів щодо забезпечення якості;
проведення ревізій (по можливості - сторонніми спеціалістами).
Важливою складовою контролю якості проекту є технічна інспекція. Здійснюють її як на підприємстві-постачальнику, так і безпосередньо на місці виконання робіт. Для цього в розвиток програми забезпечення якості проекту на основі специфікації необхідного устаткування доцільно розробити спеціальний план з розподілом необхідних ресурсів відповідно до встановлених пріоритетів такої інспекції залежно від дефіцитності кожної позиції.
План технічної інспекції призначений для інспектування підприємств, які виконують замовлення на виробництво й постачання устаткування. Він визначає в деталях види й засоби всіх перевірок і випробувань. У плані технічної інспекції виокремлюють критичні процеси, зазначають умови обслуговування й використання нестандартних матеріалів, необхідний рівень контролю силами постачальників та інші аспекти.
Перед проведенням технічної інспекції замовлення на постачання устаткування класифікують на так звані критичні, основні й малозначні. До критичних замовлень належить основне технологічне устаткування, до основних - допоміжне. Малозначні замовлення містять зазвичай номенклатуру виробів так званого місцевого постачання.
Розробляючи план інспекцій, визначають обсяги вибірки, інструментальне оснащення, періодичність і детальність перевірок. Ці параметри вибирають залежно від характеру замовлення. Після підготовки плану технічної інспекції для її здійснення призначають кваліфікованих інспекторів (їх кваліфікацію визначають тестуванням).
Інспекторів може призначати замовник або підрядчик, а також направляти спеціалізована фірма. Більшість проектів має головних інспекторів або керівників відділів технічного контролю, які відповідають за здійснення технічної інспекції на підприємствах. Крім загальних навичок зазначеної діяльності інспектори повинні володіти методиками технічного контролю конкретних виробів проекту.
До важливих видів діяльності інспекторів належать:
технічна взаємодія й аналіз технічних характеристик;
оцінка постачальника (його досвіду) і повноти умов контракту;
визначення типу контролю й особливих інструкцій для інспекторів;
ліквідація забракованих виробів або устаткування;
складання звітів.
Умови контролю часто пов'язані з необхідністю здійснення випробувань. Вони мають бути зазначені в технічних умовах на постачання. Інспектор повинен пересвідчитись, що всі перевірки й обумовлені випробування здійсненні та зрозумілі.
Для дефіцитних матеріалів і устаткування технічна інспекція вимагає від постачальника подати на розгляд план забезпечення якості, в якому має бути намічена організація постачальником контролю якості загалом, детально описана кваліфікація персоналу й методика здійснення контролю якості.
Після одержання розпорядження на здійснення технічної інспекції інспектор повинен вивчити замовленя на закупівлі й технічні умови, після чого розробити індивідуальний план інспекції. Зазвичай технічна інспекція передбачає такі заходи:
перевірку ефективності методів контролю якості, які застосовує постачальник;
оцінку стандартів якості постачальника;
випробування з руйнуванням та без нього;
визначення робочих характеристик;
аналіз документальних даних щодо раніше проведених випробувань;
огляд поверхонь і перевірку розмірів.
За досягнення належного рівня якості продукції відповідає постачальник, а інспектор має сприяти виявленню умов, що негативно впливають на якість продукції, викликають неполадки чи затримують виробничий процес.
Залежно від рівня технічного контролю витрати на нього можуть становити 0,5-1% загального бюджету проекту. Їх можна знизити, якщо здійснювати контроль за устаткуванням і усувати виявлені дефекти на місці виробництва. Дефекти устаткування, виявлені на місці матеріалізації проекту, коштують на порядок дорожче, ніж інспекція та виправлення цих дефектів на підприємстві-виробнику. Після завершення технічної інспекції інспектор видає дозвіл на відвантаження устаткування.
Технічна інспекція на місці виконання робіт є також важливим чинником забезпечення якості проекту загалом. Підрядчики відповідають за те, щоб у прийнятому устаткуванні не було дефектів, і воно відповідало проекту за якістю. Дії підрядчиків - це ще одна ланка в захисті від незадовільної якості.
Якщо ж на місці виконання робіт виявляються дефекти матеріалів чи устаткування, що не були виявлені під час технічної інспекції на підприємстві, інспектору слід вжити заходів для запобігання дефектів у наступних партіях. Приймаючи вантажі, слід також перевіряти їх маркування. За цілісність отриманих матеріалів і устаткування відповідають спеціалісти виконавця робіт.
До складу контрольної групи мають входити кваліфіковані інспектори для перевірок на місцях. Зазвичай вони перевіряють якість зварювання, здійснюють неруйнівний контроль, перевіряють правильність встановлення приладів, електрообладнання, засобів телекомунікації.
В даний час система контролю якості в Україні представлена незалежними контрольними органами на рівні підприємств або галузей. Методичне керівництво їх діяльністю здійснюють Держстандарт, Держбуд і Держтехнагляд України.
Ґ ґ ґ ґ