2.2 Процес структуризації проекту

2.2.1 Сутність структуризації проекту

Для того, щоб управляти проектом, його потрібно розбити на ієрархічні підсистеми та компоненти.

Структуризація проекту є доволі складним завданням. Структура проекту повинна сполучати :

• компоненти продукції проекту;

• етапи життєвого циклу;

• елементи організаційної структури.

Крім того, процес структуризації проекту є невід'ємною частиною загального процесу планування проекту; сюди належать і функції щодо визначення його цілей, а також підготування зведеного (генерального) плану проекту і матриці розподілу відповідальності і обов'язків.

До основних завдань структуризації проекту належать:

• розбивка проекту на блоки, що піддаються управлінню;

• розподіл відповідальності за різноманітні елементи проекту й ув'язування робіт із структурою організації;

• точна оцінка необхідних витрат - коштів, часу, матеріальних ресурсів;

• створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контролю за витратами;

• ув'язування робіт проекту із системою ведення бухгалтерських рахунків у компанії;

• перехід від загальних, не завжди конкретно виражених цілей, до визначених завдань, виконуваних підрозділами компанії;

• забезпечення комплексів робіт (підрядів).

Для планування виконання основних завдань проекту - обсягів, часу, витрат менеджеру і команді проекту треба знати, які роботи виконувати, хто їх буде виконувати, які кошти і ресурси виділяються на ці роботи і якою є структура відповідних витрат. Відповідь на ці питання дає структуризація проекту, яка полягає у формуванні структури проектних робіт, витрат і узгодженні їх із організаційною структурою проектної команди. Вона передбачає розробку:

• робочої структури проекту (Work Breadown Structure - WBS);

• організаційної структури проекту (Organization Breadown Structure - OBS);

• витратної структури проекту (Cost Breadown Structure - CBS).

Основи структуризації було закладено на початку 60-х років ХХ століття запровадженням WBS у міністерстві оборони США. Проте оскільки її асоціювали, в першу чергу, зі складною системою "витрати-графік", то у 70 - 80-х роках минулого століття вона використовувалась обмежено, переважно в оборонних проектах, і майже не застосовувалась проектними менеджерами в цивільних галузях. Проте у 90-х роках ситуація різко змінилася, і методологія WBS поширилась на всі галузі з широким застосуванням комп'ятерної техніки та спеціального програмного забезпечення.

Зараз спостерігається два основних підходи при застосуванні цього методу:

• створення тільки WBS, тобто структуризація проводиться тільки в одному розрізі (вимірі);

• створення WBS і ОBS - структуризація здійснюється у двох вимірах - проект і організаційні підрозділи.

Крім цих основних підходів інколи використовують:

• структуру витрат СBS або структуру обладнання;

• багаторівневий підхід для мультинаціональних проектів.

Таким чином, структуризація дає змогу навіть дуже великим і складним проектам бути добре керованими, спланованими і контрольованими та має використовуватися на ранніх стадіях їхнього життєвого циклу.