2.1.3 Матеріально-технічна підготовка проекту

Основне завдання цієї фази проекту - забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту.

Цей процес прийнять поділяти на дві фази:

• закупівля ресурсів і послуг на конкурсній основі;

• постачання ресурсів до місць виконання робіт.

Основною правовою формою організації та регулювання відносин між учасниками (суб'єктами) при здійсненні закупівель є договір - угода сторін. Існує два основних типи договорів - постачання та підряду.

За договором постачання постачальник зобов'язується в обумовлений термін передати покупцб у власність (повне господарське володінні, оперативне управління) товар, призначений для підприємницької діяльності чи інших цілей, не пов'язаних з особистим споживанням, а покупець зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього визначену ціну.

Договір підряду регулює закупівлі, необхідним об'єктом яких є результат певних дій. Суть відносин, що виникають при подібних закупівлях, полягає в тому, що одна сторона за завданням іншої зобов'язується виконати для неї за плату певну роботу (замовлення), результат якої переходить у власність замовника. На підставі такого роду зобов'язань здійснюють створення нового майна (будівництво підприємств, доріг і т.п.), ремонт і реконструкцію певних об'єктів, реалізацію результатів творчої діяльності (виконанння наукових досліджень, проектно-конструкторської документації, створення виробничих нововведень тощо).

Розрізняють такі організаційні форми закупівель:

• прямі, за яких правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель і оформляється через відповідний договір;

• посередницькі, за яких замовник вступає у правові відносини з посередником, через якого здійснюється забезпечення проекту необхідними ресурсами;

• біржові, за яких ресурсне забезпечення здійснюється через процедури біржових торгів.

На етапі матеріально-технічної підготовки проекту виконуються такі дії:

• підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг;

• планування й організація процесу закупівель;

• вивчення джерел закупівлі, переговори з можливими постачальниками і попередній добір учасників торгів;

• підготовка документів для торгів, проведення торгів і ухвалення рішення про укладання контрактів із заявниками, що виграли торги;

• розміщення замовлень, зокрема переговори про постачання;

• планування постачання;

• контроль за постачанням (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із вжиттям не6обхідних заходів у разі відхилень;

• найняття на роботу необхідних спеціалістів, включаючи консультантів;

• взаєморозрахунки;

• доставка, приймання та збереження товару, облік і контроль;

• розв'язання конфліктів.

Серед вимог та рекомендацій щодо забезпечення ефективного управління процесами закупівель та постачання можна виділити такі:

1. планування і організація:

• здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;

• графіки розробляються на основі та у зв'язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

• план охоплює проект в цілому;

• вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок;

2. вибір постачальників:

• здійснюється на основі вивчення так з0ваних кваліфікаційних анкет, які з'ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;

• із замовником і керівником проекту після опрацювання анкетних даних складається список претендентів;

• за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників;

3. розміщення замовлень:

• разом з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;

• загальні замовлення оформляються тільки після скорочення номенклатури закупівель;

• оцінка заявок і проведення торгів передують укладанню контрактів;

• укладення контрактів проводиться в результаті додаткових зустрічей і узгодження з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання;

4. контроль за поставками:

• здійснюється відповідно до спеціальних графіків;

• встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, матеріали, послуги);

• має за основу загальний план проекту;

• орієнтований на стандартні форми звітності;

• усі зміни вносяться в загальний графік проекту.

Роботи щодо забезпечення матеріально-технічної підготовки проекту очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами і організаціями, які забезпечують проект ресурсами. У великих проектах головний керівник (проект-менеджер) делегує відповідні повноваження спеціальному менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі). У будь-якому разі, керівник проекту - центральна фігура в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.