2.5 Контроль і регулювання виконання проектів

2.5.1 Сутність та види контролю

Слово контроль часто викликає негативні емоції, асоціюючись з обмеженнями, примусом, відсутністю самостійності тощо. Контроль належить до тих функцій управління, сутність яких дуже часто розуміють неправильно. Зводити контроль до якихось обмежень, що виключають можливість дій на шкоду організації і змушують поводитися строго дисципліновано, означало б упустити найважливішу функцію управління - досягнення поставлених цілей проекту.

Контроль - це процес, в ході якого керівник проекту встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини порушень, обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, перш ніж буде завдано шкоду виконанню проекту (зрив строків, перевищення використання ресурсів, вартості, низька якість і т. ін.). Контроль дає можливість керівникові проекту визначити, чи варто переглядати плани, кошториси, якщо деякі параметри перевищують допустимі значення.

Мета і призначення контролю. У ході реалізації проект зазнає впливу багатьох зовнішніх і внурішніх дестабілізуючих чинників, що зумовлюють зміну розрахункових параметрів (часових і вартісних). Керівникам не завжди вдається своєчасно скоригувати хід робіт у відповідності до цих змін і мобілізувати виконавців на досягнення поставлених цілей. У цих умовах важливо застосувати контроль: проект-менеджер визначає, як здійснюється проект ( встановлює відповідність часових, вартісних і ресурсних параметрів) і чи потрібно здійснювати коригування.

Завдання контролю. Основне завдання контролю полягає у зіставленні даних про хід виконання проекту і планових характеристик з метою виявлення відхилень. Запровадження системи контролю забезпечує:

• моніторинг (систематичне і планомірне спостереження за всіма процесами реалізації проекту);

• виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою ряду критеріїв і обмежень, що містяться у календарних планах, бюджетах, розрахункових вимогах стосовно трудових і матеріальних витрат тощо;

• прогнозування наслідків ситуації, що склалася на певний момент;

• обґрунтування необхідності коригування.

Керівники проекту постійно повинні контролювати хід виконання плану, виявляючи можливі відхилення. І наступне важливе питання, яке виникає, чи можна їх подолати і як.

В зв'язку з цим слід розглянути питання щодо допустимих рівнів відхилень різноманітних параметрів проекту.

Прийнятні рівні відхилень слід передбачити ще на початковій стадії роботи над проектом. У типовому будівельному проекті вони будуть незначними, якщо підрядчик-будівельник має досвід у цьому питанні. Крім того, будинки звичайно будують за фіксованою ціною (тобто підрядчики наперед домовляються продати свої послуги за певну ціну). Тому якщо відхилення у витратах занадто великі і призводять до серйозних перевитрат, будівельники зазнають збитків. Отже, самі підрядчики зацікавлені у низькому рівні відхилень.

У дослідному проекті допустимі відхилення можуть бути доволі значними - до 20 %, оскільки дослідження завжди несуть у собі певну частку невизначеності, тож у плані досліджень вона також присутня. Ми можемо мати лише доволі грубе уявлення про хід наукового дослідження, а тому повинні бути готові до можливих суттєвих відхилень від вихідних даних.

Основа контролю - це збирання та розгляд даних щодо просування проекту. За наявності такої інформації його керівники отримують можливість робити подальші кроки, наприклад, залежно від ситуації, прискорити виконання певного числа критичних робіт, виділивши додаткові ресурси. Якщо керівники виявляють, що на виконання певної групи завдань працівниками витрачено коштів на 40 % відсотків менше, ніж було заплановано, вони, безсумнівно, вирішать проаналізувати це відхилення, оскільки економія коштів часто означає, що певна робота або не виконується взагалі, або в ній "зрізаються кути".

Предметом контролю є факти й події, а функцією - перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилень, оцінка ситуації, прогнозування наслідків.

Види контролю

Головне призначення контролю - дати проект-менеджеру можливість вчасно фіксувати свої помилки і виплавляти їх, перш ніж вони зашкодять проекту. Розрізняють три види контролю: попередній, поточний та заключний.

Попередній контроль здійснюють до фактичного початку робіт з реалізації проекту. Він має фіксувати, чи дотримуються певні правила, чи використовуються необхідні процедури. Попередній контроль, як правило, стосується ресурсного забезпечення робіт (трудові, матеріальні та фінансові ресурси).

Поточний контроль здійснюють безпосередньо в ході реалізації проекту. У його рамках здійснюють контроль:

• часу (досягнення проміжних цілей та обсягів робіт відповідно до певних термінів);

• бюджету (рівень витрат фінансових коштів);

• ресурсів (фактичні витрати матеріально-технічних ресурсів);

• якості.

Поточний контроль проводять з метою оперативного регулювання процесу реалізації проекту. Він базується на порівнянні досягнутих результатів з установленими в проекті вартісними, часовими та ресурсними характеристиками.

Заключний контроль здійснюють на стадії завершення проекту. Його мета - інтегральна оцінка реалізації проекту в цілому. На основі результатів контролю узагальнюють отриманий досвід для використання його у подальшій розробці та реалізації проектів-аналогів, удосконалюють процедури управління.

Методи контролю

Основним об'єктом контролю мають бути показники, що характеризують взаємодію учасників проекту (завершення етапів, готовність фронту робіт, передача устаткування в монтаж, питання, що потребують оперативного вирішення проектною командою або керівниками організацій-виконавців тощо).

Одночасно збирають інформацію, яка розкриває статистичні параметри процесів, що відбуваються, роблять її аналіз - з тим щоб провести статистичну оцінку тривалості, інтенсивності й трудомісткості контрольованих робіт, рівня реалізації планових завдань. Статистичний аналіз передбачає обчислення числових характеристик виборок, оцінку параметрів емпіричних розподілів, вибір і визначення параметрів теоретичних розподілів показників.

До показників, що характеризують стан виконання бюджету відносяться такі:

• початкова калькуляція;

• поточні рахунки (включаючи фактичні прямі витрати);

• накладні та інші витрати;

• інтегральні показники вартості проекту.

Показники витрати матеріально-технічних ресурсів стосуються: будівельних матеріалів, конструкцій, деталей, устаткування; трудових ресурсів; машин, механізмів і допоміжного устаткування.

Для визначення ступеня виконання проекту необхідно провести численні вимірювання й оцінки. Фізичні обсяги виконаних робіт визначають безпосередньо на місці виконання робіт і порівнюють з розрахунковими показниками. Часові витрати порівнюють з розрахунковою тривалістю і з обсягами виконаних робіт, грошові витрати - з показниками бюджету або кошторисної вартості. Дані про фактичне споживання матеріально-технічних ресурсів зіставляють із передбачуваними потребами у робочій силі, будівельних матеріалах та устаткуванні. В остаточному підсумку керівник проекту визначає ступінь готовності об'єкта в цілому або рівень виконання окремої операції.