В.5. Изучить обязанности лиц, допущенных к конфиденциальным документам

Обязанности лиц, допущенных к конфиденциальной информации

6.1.Лица, допущенные к конфиденциальной информации, обязаны:

выполнять установленный в Компании режим конфиденциальности;

не разглашать конфиденциальную информацию Компании и (или) её контрагентов, и без их согласия не использовать ее для собственных нужд в период действия трудового договора, а также в течение трех лет после его окончания, если предусмотренным трудовым договором соглашением между работником и работодателем не установлен иной срок;

незамедлительно сообщать непосредственному руководителю о ставших известными ему фактах разглашения либо угрозе разглашения конфиденциальной информации Компании и (или) её контрагентов, незаконном получении или незаконном использовании третьими лицами конфиденциальной информации Компании и (или) её контрагентов;

возместить причиненные убытки, если он виновен в разглашении конфиденциальной информации, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

передать Компании при прекращении трудового договора материальные носители с конфиденциальной информацией Компании и (или) её контрагентов, имеющиеся в их распоряжении.

6.2. Лицам, допущенным к конфиденциальным работам, документам, запрещается:

вести переговоры по конфиденциальным вопросам по незащищенным линиям связи, записывать и передавать (по сетям передачи данных общего пользования, телефону, Интернет и т.п.) конфиденциальную информацию с помощью самодельных шифров, кодов или условностей; производить без разрешения заместителя Генерального директора по безопасности звукозаписи по конфиденциальным вопросам;

использовать конфиденциальную информацию в открытой служебной переписке, докладах и выступлениях, в открытых статьях и других материалах, предназначенных для опубликования;

сообщать какую-либо информацию о проводимых конфиденциальных работах при обращении по личным вопросам, с жалобами, просьбами и предложениями в государственные органы и общественные организации;

сообщать в письмах и телеграммах, направляемых в другие организации по вопросам контрагентских отношений, данные о характере проводимых конфиденциальных работ. При необходимости могут указываться лишь номера и даты издания конфиденциальных документов (без указания степени конфиденциальности документов), если в тексте писем или телеграмм не раскрывается их содержание; выполнять конфиденциальные работы на дому; выносить с территории Компании конфиденциальные документы без разрешения заместителя Генерального директора по безопасности;

производить без разрешения заместителя Генерального директора по безопасности видео-, фото- и киносъемки в помещениях Компании, в которых производятся конфиденциальные работы или работы с конфиденциальными документами, конфиденциальных документов.

Требования к работникам по защите конфиденциальной информации включаются в Правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников подразделения и в должностные инструкции работников.

Порядок обращения с конфиденциальной информацией

7.1. Учет конфиденциальных документов

7.1.1. Учету подлежат все конфиденциальные входящие, исходящие и внутренние документы. Учет документов осуществляется по количеству листов, изданий (книг, журналов, брошюр) – поэкземплярно.

7.1.2. Учет документов производится ответственным за конфиденциальное делопроизводство.

7.1.3. Порядковая нумерация документов является единой для всех конфиденциальных документов. Учет конфиденциальных документов производится в отдельных от неконфиденциального учета журналах учета.

7.1.4. На каждом поступившем конфиденциальном документе, а также на сопроводительном письме к таким документам проставляется регистрационный штамп (для входящих документов) или отметка о поступлении (для внутренних документов).

7.1.5. Исполненные конфиденциальные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. При этом на обложке дел, в которые помещены такие документы, проставляется гриф конфиденциальности.

7.2. Порядок оформления и оборота конфиденциальных документов

7.2.1. Гриф конфиденциальности, номер экземпляра, номер листа и общее количество листов в документе проставляются в правом верхнем углу всех страниц документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам, например:

Порядок передачи конфиденциальной информации сторонним организациям

8.1. Передача конфиденциальной информации российским и зарубежным контрагентам

8.1.1. Передача конфиденциальной информации российским и зарубежным контрагентам осуществляется после подписания ими Соглашения о конфиденциальности (далее именуется - Соглашение).

8.1.2. Соглашения оформляются юридическим отделом Компании, осуществляющими взаимодействие с контрагентами, в соответствии с типовой формой и порядком, принятыми в Компании.

8.1.3. Оформленный и завизированный установленным порядком проект Соглашения подписывается Генеральным директором Компании.

8.1.4. В случае если запрашиваемая информация относится к категории конфиденциальной, решение о передаче ее контрагенту в объеме, достаточном для выполнения работ, принимает Генеральный директор Компании. Оформление, учет и передача конфиденциальной информации в этом случае осуществляется в соответствии с данным Положением. В целях обеспечения своевременности выполнения данных работ ответственным исполнителем разрабатывается план подготовки и представления необходимых материалов, который согласовывается с заместителем Генерального директора по безопасности.

8.1.5. В случае если для получения конфиденциальной информации необходимо обращение к другим структурным подразделениям Компании, ответственный исполнитель направляет запрос на имя заместителя Генерального директора по безопасности.

8.1.6. В случае положительного решения, необходимые сведения оформляются и передаются ответственному исполнителю в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Компании.

8.1.7. Руководитель структурного подразделения Компании, осуществляющего фактическую передачу конфиденциальной информации Контрагенту, направляет заместителю Генерального директора по безопасности копию запроса Контрагента на предоставление информации и служебную записку, в которой излагаются:

цель передачи;

копию запроса;

перечень переданных сведений;

перечень лиц Контрагента допускаемых к передаваемой конфиденциальной информации.

8.1.8. В случае если информация, необходимая для проведения работ не определена Перечнями как конфиденциальная, а характер и важность проводимых работ, а так же другие факторы вызывают необходимость перевода ее в разряд конфиденциальной, то:

руководитель соответствующего структурного подразделения представляет заместителю Генерального директора по безопасности письменное аргументированное предложение о необходимости отнесения данной информацию к разряду конфиденциальной;

заместитель Генерального директора по безопасности организует рассмотрение представленного предложения и вынение соответствующего мотивированного заключения.

После утверждения решения Генеральным директором Компании необходимые изменения вносятся в Перечни.

До принятия окончательного решения конфиденциальность данной информации обеспечивается в соответствии с предлагаемой степенью ее конфиденциальности.