Иллюзия простоты (80%/20%)
Следует помнить правило 80/20. Иными словами 80% работы делаются за 20% времени (см. рисунок). Как следствие, первые успехи могут вскружить голову и можно потерять ощущение реальности. Это является особенностью человеческой психологии и характерно для большинства людей. В этом заключается, однако, одна из причин заниженных исполнителями оценок сроков.
Менеджер должен помнить, что, возможно, потребуется провести значительные работы по поднятию качества до потребительского уровня.
В нашем случае менеджер зарезервировал необходимое время на обеспечение качества. Возникшие причины проблем носят политический характер. Рассмотрим их.
Что такое базовый план проекта и зачем он нужен?
Базовый план проекта – это совокупность начальных оценок ключевых показателей проекта.
В базовом плане хранится следующая информация:
Для задач:
Сроки начала и завершения задачи.
Длительности задач
Трудоемкость задачи
Стоимость задачи
Разбиение задачи на участки
Распределение работы по времени
Распределение затрат по времени
Для ресурсов
Работа ресурса
Суммарные затраты на ресурс
Распределение работы по времени
Распределение затрат по времени
Для назначений
Сроки начала и завершения
Работа по назначению
Затраты
Распределение работы по времени
Распределение затрат по времени
Базовый план проекта является основным инструментом для контроля выполнения проекта. Начальные оценки, которые он содержит, являются ориентирами, с которыми Вы можете сравнивать обновленные данные о задачах, ресурсах, назначениях и затратах, вводимые в файл проекта по мере выполнения проекта. Если Вы создаете базовый план проекта, вы можете отслеживать выполнение проекта, просматривая различия между базовыми оценками и данными, получаемыми по графику выполнения проекта. Например, вы оценили стоимость задачи как 1 500р., однако в соответствии с графиком выполнения проекта ее стоимость составила 1 700р. Регулярно отслеживая различия, Вы можете предпринимать действия для того, чтобы основные показатели проекта, были как можно ближе к начальным оценкам. Но, следует помнить о том, Вы можете увидеть различия только для тех показателей, для которых Вы указали начальные оценки. Например, если Вы не указали стоимость ресурсов перед тем, как сохранить план проекта, то Вы не сможете отслеживать различия для стоимости ресурсов.
Когда Вы сохраняете базовый план проекта, MS Project сохраняет данные базового плана проекта как часть файла проекта. Базовый план проекта не хранится в отдельном файле. Вы можете модифицировать данные базового плана для того, чтобы отобразить изменения в проекте, например, объединение задач, добавление или удаление задач. Вы также можете очистить базовый план, например, когда проект завершен, и Вы хотите использовать файл проекта как шаблон для будущих проектов.
Базовый план проекта следует сохранять после того, как Вы создали и оптимизировали план Вашего проекта. Поскольку базовый план проекта содержит опорные точки, с которыми Вы будете сравнивать фактические данные, необходимо постараться составить начальный план проекта как можно более точно.
Если какие-либо данные из базового плана существенно не согласуются с другими данными, это свидетельствует о том, что исходный план проекта является неточным. Обычно такие разногласия возникают вследствие изменения содержания проекта. Если эти разногласия обоснованы, то следует модифицировать базовый план проекта.
Хотя создание базового плана позволяет контролировать выполнение проекта, в некоторых случаях использование базового плана нерационально. Например, у Вас может не быть времени для того, чтобы сравнивать данные, получаемые по ходу выполнения проекта с базовым планом. В Вашем плане может быть слишком мало задач для того, чтобы было необходимо контролировать выполнение проекта.
Наряду с базовым планом проекта Вы также можете использовать до 10 промежуточных планов проекта. Промежуточный план проекта содержит набор текущих данных проекта, который Вы сохраняете после начала выполнения проекта. Данные промежуточного плана сравниваются с базовым планом проекта для оценивания прогресса в выполнении проекта. В промежуточном плане хранятся только текущие данные о датах начала задач и данные о завершении задач.