14.Отчеты

Отчет - это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать.

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Для получения такой информации должны быть проведены дополнительные вычисления.

14.1.Создание отчета

Отчет создается знакомым нам способом. Прежде всего необходимо нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне базы данных.

В окне Новый отчет Access предложит указать таблицу, на базе которой создается отчет. Откроем список таблиц и выбираем необходимую таблицу. Затем воспользуемся мастером отчетов. По окончании работы созданный мастером отчет можно отредактировать.

На первом этапе разработки отчета указываются включаемые в него поля.

Преимущества отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость.

На втором этапе выбираем способ группирования. Для этого существует кнопка Группировка. Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группировка. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

На следующем этапе мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете.

В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных:

• ступенчатый - ступенчатое расположение данных разных уровней;

• блок - блочное расположение данных;

• структура 1 и структура 2 - ступенчатое расположение уровней с перекрытием;

• по левому краю 1 и по левому краю 2 - выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Далее - выбор стиля оформления отчета. В окне имеется поле для просмотра образцов.

В конце задается Имя отчета. Access по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создается отчет.

Чтобы оценить внешний вид отчета, следует выполнить щелчок на строке Образец меню кнопки Вид.

Примечание. Отчет важно открыть в режиме конструктора, чтобы внести исправления или улучшить его оформление. Для этого следует выполнить щелчок на кнопке Конструктор.

В готовом отчете в области нижнего колонтитула автоматически устанавливается дата его создания.

Примечание. Указатель мыши в области страницы отчета приобретает вид лупы. При выполнении щелчка в любом месте страницы отчета она увеличивается или уменьшается так, что отображается полностью, и имеет тот вид, что и на бумаге после печати.

Сохранить отчет поможет команда Файл‑Сохранить.

14.2.Редактирование отчета

Редактирование отчета выполняется в режиме конструктора.

Области отчета. Прежде чем приступить к редактированию отчета, внимательно ознакомьтесь с его структурой. Любой отчет содержит несколько областей, что позволяет автоматически автоматизировать процесс его оформления. Функции каждой области наиболее ярко проявляются в многостраничных отчетах. Ниже приведем краткий обзор областей Access ‑ отчетов.

Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его отображение на страницах, содержащих шапку или резюме, можно заблокировать. Обычно верхний колонтитул содержит заголовки колонок.

Заголовок группы состоит из имени группы и слов Заголовок группы.

Область данных. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.

Примечание группы появляется в конце группы записей. Оно применяется главным образом для указания числа записей или суммы значений в полях группы.

Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. По умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Страница. Если отчет содержит много записей и занимает несколько страниц, они автоматически нумеруются.

Примечание отчета вставляется в конце отчета и может содержать резюме ко всему документу. Эта последняя область проекта отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.

Изменение размеров областей в отчете. По умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически изменяется ширина всего отчета.

Для изменения высоты или ширины отчета следует перейти в режим конструктора и установить указатель мыши на нижней или правой ограничительной линии изменяемой области. Указатель мыши при этом приобретает вид двунаправленной стрелки. При его перемещении в нужном направлении изменяется размер области.