16.1.Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой:

1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Выберите команду Файл – Сохранить как – Экспорт или команду Файл из контекстного меню.

3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.

4. Нажмите ОК.

5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица в … укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.

6. Нажмите кнопку Экспорт.

7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

16.2.Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:

1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле Тип файлов выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.

16.3.Связь с таблицами

Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.

1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.

17.Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов

17.1.Предварительный просмотр

Для выполнения предварительного просмотра:

1. Выберите команду Файл – Предварительный просмотр или кнопку Просмотр панели инструментов.

2. Нажмите кнопку Закрыть панели инструментов, для выхода из режима просмотра.

18.Запуск процесса печати

Для запуска процесса печати:

1. Выберите команду Файл – Печать … или командную кнопку Печать панели инструментов.

2. Если необходимо, укажите диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле Число копий.

3. Запустите печать кнопкой ОК.

19.Лабораторные работы

19.1.Лабораторная работа №1

Создать базу данных «Автомагазин», включающую таблицы «Предлагаемые модели» (Таблица 1) и «Клиенты» (Таблица 2). Общий вид таблиц приведен ниже. Самостоятельно выбрать тип, длину и прочие реквизиты полей. Наполнить таблицы информацией, основываясь на примерах.

Таблица 1

Предлагаемые модели

Код модели	Модель	Цвет	Коробка передач	Обивка	Заводская цена ($)
12579	Classic liftback XL	Красный	Ручная	Ткань	35700
12580	Classic liftback GT	Черный	Автоматика	Ткань	39200
12651	Classic Compact XL	Антрацит	Ручная	Кожа	41100
12653	Classic Compact GT	Черный	Ручная	Велюр	37900
12410	Classic Combi	Антрацит	Автоматика	Ткань	46200

Таблица 2

Клиенты

Код модели	№ заказа	Фамилия заказчика	Город	Телефон	Дата заказа
12579	123	Иванов	Санкт-Петербург	2859655	3.08.97
12580	130	Петров	Москва	3856743	6.10.97
12651	133	Сидоров	Киев	342679	25.12.97
12653	135	Бендер	Сухуми	56438	5.01.98
12410	138	Иванов	Санкт-Петербург	2859655	20.02.98
12653	140	Петров	Москва	3856743	30.06.98
12410	145	Сидоров	Киев	342679	25.08.98
12580	160	Дубов	Санкт-Петербург	4356723	17.09.98
12410	165	Сухов	Москва	9439965	20.10.98
12653	166	Сахаров	Киев	234567	25.12.98