12.Основы создания запросов

Запрос - это вопрос, который вы задаете Access о хранящейся в базе данных информации. Access обрабатывает запрос и сохраняет записи, которые удовлетворяют вашему вопросу, во временной таблице, называемой динамическим набором данных. Запросы позволяют получить ответы на самые распространенные вопросы, например, «Кто из заказчиков просрочил платеж?» или «Какой из наших продуктов лучше всего продается?».

Запросы в Access могут выполнять более значимые функции, чем просто ответы на вопросы. Даже простейшие запросы могут включать в себя сложный набор критериев, по которым выбираются записи.

Для облегчения процесса создания запросов в Access используется таблица QBE (Query Example - запрос по выбору). Для определения вопроса, который хотим задать базе данных, нужно заполнить таблицу QBE. Различные критерии и опции, введенные в эту таблицу, определяют выбор и сортировку записей в результате запроса.

Динамический набор данных - это временная таблица, создаваемая запросом. В этой таблице содержатся записи, которые удовлетворяют требованиям запроса. Если изменить данные в динамическом наборе данных, и Access изменит соответствующие данные в той таблице, из которой они были выбраны. Также можно добавлять новые записи в таблицу, введя их в динамический набор данных.

Запрос-выборка - это наиболее часто используемый тип запроса. Он просто задает вопрос базе данных и отображает полученный ответ. Запросы-выборки извлекают наборы данных из таблиц. Например, можно создать запрос, который определит сотрудников, работающих более 60 часов в неделю, или клиентов, просрочивших оплату услуг. Запросы-выборки создают временные таблицы, содержащие только необходимые нам данные.

Запросы действия могут добавлять, изменять или удалять данные. Они предназначены для выполнения требуемых действий над данными таблиц. В Access существует 4 типа запросов действия.

Запрос-добавление добавляет выбранные данные в существующую таблицу.

Запрос-удаление удаляет из таблицы или таблиц данные, удовлетворяющие критериям запроса.

Запрос-создание таблицы создает новую таблицу, заполняя ее данными из других таблиц.

Запрос-обновление изменяет данные, хранящиеся в записях существующей таблицы.

SQLзапрос - это запрос, который нельзя создать при помощи таблицы QBE. Он создается на языке SQL .

12.1.Конструктор запросов

Запросы используют таблицы, содержащие наши данные. Поэтому когда мы хотим создать запрос, мы должны решить, какие таблицы нужно включить в запрос. Можно создавать запросы на основе нескольких таблиц (или запросов).

Процесс создания запроса можно разбить на ряд шагов, определяющих, в частности:

• поля, которые должны быть включены в запрос;

• каким образом должны быть отсортированы данные;

• условия отбора, которые должны быть использованы в запросе.

Для создания запроса лучше всего начать работу в режиме Конструктора запроса.

Команда Запросы‑Создать. В диалоговом окне Новый запрос выбрать Конструктор. В области Конструктора нужно заполнить строки.

Поле. Эта строка содержит поле (из списка полей), которое мы пожелали включить в запрос. Она может также содержать и выражение (т.е. созданное временное поле).

Имя таблицы. Показывает имя таблицы, из которой взято поле. Это полезно в тех случаях, когда запрос основан на нескольких таблицах, особенно если названия полей из разных таблиц совпадают.

Сортировка. Позволяет указать на основании каких полей будет проводиться сортировка записей.

Ввод на экран. Определяет, будет ли данное поле выводиться на экран.

Условия отбора. Условия отбора позволяют включать или не включать записи в результирующую таблицу, основываясь на их значениях или комбинациях значений.

Сохранение запроса. Раз уж фильтры временны, для дальнейшего использования в Access придется готовить запросы. Чтобы сохранить запрос, можем либо щелкнуть на кнопке Сохранить, либо команду Файл‑Закрыть. После этого ввести имя нового запроса.