Формирование данных базы данных

Существует несколько информационных технологий формирования базы данных EXCEL.

Импорт данных

Можно осуществлять заимствование данных, созданных во внешних приложениях, в таблицу EXCEL:

• Технология OLE обеспечивает внедрение и связывание разнородных объектов приложений WINDOWS - команда меню Вставка, Объект, Из файла;

• Копирование и перенос данных из одного приложения в другое через буфер обмена для активных приложений - например, в документе WORD выделяется переносимый блок данных, команда меню Правка, Копировать создает буфер обмена, переход в документ EXCEL, команда Правка, Вставить или Правка, Специальная вставка, Вставить как текст обеспечивает размещение буфера;

• Конвертирование данных с помощью драйверов ODBC - в команде меню Файл, Открыть выбирается допустимый формат источника для преобразования в электронную таблицу EXCEL;

• Работа с внешними данными, в том числе с базами данных в формате SQL, информационными ресурсами INTERNET - команды меню Данные, Внешние данные, команда Вставка, Гиперссылка;

• Автоматизированные технологии интеграции данных пакета MICROSOFT OFFICE, язык интеграции разнородных данных. MICROSOFT QUERY.

1. Выполнить перенос данных таблицы Табель учёта работы из текстового документа WORD (текст задания по лабораторной работе) в электронную таблицу EXCEL с помощью буфера обмена.

Таблица 2

Дата работы	Код подразделения	Код работника	Количество часов работы	Тариф за час работы	Код работы	Количество выполненной работы	Тариф за единицу работы	Оценка качества работы	Стоимость работника	Стоимость работы

Использование экранных форм ввода

Ввод данных в базу данных вручную может осуществляться с помощью экранной формы. Форма содержит имена полей и их значения, позволяет перемещать указатель по записям таблицы, осуществлять поиск, замену и удаление записей базы данных - с помощью специальных кнопок (рис. 6).

До вывода экранной формы целесообразно создать именованный блок ячеек базы данных со стандартным именем БазаДанных. Блок включает имена полей, а также уже заполненные записи. Если блок создается для пустой базы данных, он должен включать имена полей и 1 пустую запись, в отдельные ячейки которой (если это необходимо) заранее вводятся расчетные формулы.

Курсор устанавливается в область таблицы и выполняется команда ДАННЫЕ, Форма. При вводе новых записей автоматически расширяется определение блока базы данных (благодаря использованию стандартного имени БазаДанных), а также автоматически копируются формулы в вычисляемые поля новых записей.

1. Ввести несколько новых записей в базу данных - кнопка Добавить.

2. Осуществить перемещение по записям базы данных - кнопки Назад или Далее.

3. С помощью кнопки Критерии задать простейшие критерии поиска записей в базе денных.

4. Удалить ненужные записи базы данных - кнопка Удалить.

5. Выйти из режима формы - кнопка Закрыть.

6. Проверить определение блока базы данных и наличие формул в вычисляемых полях базы данных.