Использование электронных таблиц excel для решения задач менеджмента управления человеческими ресурсами

Рассматривается предметная область – отдел управления персоналом. Решаются задачи:

- учёта рабочего времени работников,

- создания штатного расписания,

- расчёт заработной платы и создание расчётной ведомости по зарплате,

- оценка результатов работы персонала.

Создается база данных структурированной информации, необходимой для решения задач.

В среде электронных таблиц EXCEL обеспечить:

1. Создание и ведение нормативно-справочной информации для учета персонала предприятия;

2. Регулярный учет сведений о работе персонала и результатах деятельности;

3. Составление отчетов о штатном расписании, заработной плате и результатах работы;

4. Ведение статистики по затратам на человеческие ресурсы и результатам работы;

5. Планирование затрат на человеческие ресурсы.

Информационно-логическая модель предметной области

Подразделения

Должности

Учетные периоды

Штатное расписание

Персонал

Табель учёта работы

Рис. 1. Связи информационных объектов (ИО) - один ко многим, реквизитный состав ИО приведен в таблице 1.

Таблица 1

Наименование ИО	Реквизиты	Формат
Подразделения	Код подразделения Наименование подразделения Количество работников (человек) Суммарный объем зарплаты (в стоимостном выражении) Средний размер зарплаты Суммарное время работы (число часов)	Текст 1 Текст 25 Числовой Денежный Денежный Числовой
Должности	Код должности Наименование должности	Текст 1 Текст 25
Персонал	Код работника ФИО работника Подразделение Должность Дата приёма Дата увольнения Дата рождения Пол Образование Тип психики	Числовой Текст 25 Текст 25 Текст 25 Дата Дата Дата Текст 1 Текст 20 Текст 4
Учетные периоды	Код периода (месяц, год) Суммарный объем зарплаты (в стоимостном выражении) Суммарный объем выработки (в стоимостном выражении)	Дата Денежный Денежный
Штатное расписание	Код подразделения Код должности Количество должностей Оклад Суммарный объем зарплаты	Текст 1 Текст 1 Числовой Денежный Денежный
Табель учёта работы	Дата работы (день, месяц, год) Код подразделения Код работника Количество часов работы Количество выполненных работ (операций) Тариф за единицу работы Норматив по выполненным работам Оценка качества работ	Дата Текст 1 Числовой Числовой Числовой Денежный Числовой Числовой
Тип психики	Тип психики	Текст 4
Итоги по датам работы	Дата работы Затраты на зарплату Результаты работы	Дата Денежный Денежный

В базе данных фиксируются сведения о продажах ценных бумаг в конце операционного дня, все сводки за прошедшие сутки формируются на начало следующего дня. Итоги по видам ценных бумаг, эмитентам и дате

Последовательность выполнения лабораторной работы

• Определение состава и назначения листов рабочей книги;

• Проектирование структуры данных (макета размещения информации) отдельных листов рабочей книги;

• Выбор информационных технологий EXCEL для решения задачи;

Рабочая книга EXCEL может включать 1-255 листов, каждый из которых содержит табличные структуры данных. Согласно приведенной схеме ИЛМ ПО (рис. 1) создается набор листов рабочей книги:

• Справочники, содержит справочники (коды и наименования) подразделений и должностей, список учетных дат работы предприятия, а также итоговые данные технико-экономические показатели деятельности предприятия по датам и по подразделениям;

• Штатное расписание – содержит данные о составе должностей подразделений и их окладах.

• Табель учёта работы, содержит базу данных оперативного учета работы персонала и её результатов;

• Итоги, содержит промежуточные итоги по группировочным полям базы данных;

• Своды, содержит своды по данным оперативного учета работы персонала;

• Анализ, содержит результаты дополнительного анализа работы;

• Критерии, имеет вспомогательный характер для автоматизации обработки данных по оперативному учету работы персонала;

• Статистика, содержит сведения статистического характера оперативного учета работы персонала;

• Диаграммы, иллюстрирует состояние затрат на человеческие ресурсы и результатов деятельности.

Машинная реализация в среде EXCEL

Рабочая книга Человеческие ресурсы.xls

• Создать новую рабочую книгу - команда меню ФАЙЛ, Создать, шаблон - Книга,

• Сохранить созданную рабочую книгу под именем Человеческие ресурсы - команда ФАЙЛ, Сохранить как, выбрать диск, папку, задать параметры - пароль на открытие книги.

Лист Справочники

Переименовать лист Лист1 в лист Справочники.

Для нормативно-справочной информации ИО Подразделения, Должности, Периоды учета на листе Справочники создаются таблицы.

Справочник Подразделения

Код подразделения	Наименование подразделения	Количество работников	Суммарный объем зарплаты	Средний размер зарплаты	Суммарное время работы

Рис. 2

1. В столбцы Код подразделения и Наименование подразделения ввести коды и наименования подразделений (для учебного примера - ограничиться: У - Управление; Б - Бухгалтерия; М – отдел маркетинга; К – отдел кадров; П - производство). Остальные столбцы таблицы НЕ ЗАПОЛНЯТЬ.

2. Создать именованный блок Код_подразделения для ячеек, содержащих коды подразделений.

Блок - прямоугольная область ячеек, расположенных на одном и том же листе или различных листах рабочей книги. Имя блока - непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:

· Первый символ обязательно буква или символ подчеркивания.

· Имена не имеют сходства со ссылками на ячейки.

· Пробел запрещен (можно символ подчеркивания, точки).

· Максимальная длина имени - 255 символов.

· Строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.

Блок ячеек одного листа может включать не обязательно смежные ячейки. Для выделения нескольких областей ячеек листа одного блока используется клавиша <Ctrl>. Microsoft Excel позволяет также создавать "объемные" блоки, содержащие ячейки различных листов одной рабочей книги, но имеющих одинаковую конфигурацию.

1 способ создания именованного блока ячеек одного листа:

• Выполнить команду меню Формулы, Определённые имена, Имя присвоить;

• Ввести имя создаваемого блока ячеек в строке Имя,

• Установить курсор в строку Формула, нажать кнопку и закрасить диапазон ячеек, содержащий только значения кодов ЦБ;

• Нажать кнопку ОК.

2 способ создания именованного блока ячеек одного листа:

• Закрасить диапазон ячеек, содержащий название столбца и значения кодов ЦБ;

• Выполнить команду меню Формулы, Определённые имена, Создать из выделенного фрагмента

• Указать, что имя блока находится в строке выше;

• Нажать кнопку ОК.

Наличие имен блоков позволяет упростить вид формул, сделать их стабильными независимо от фактического диапазона ячеек. Имена блоков обеспечивают также быстрый переход в рабочей книге в требуемое место через список имен - слева от строки формул.

EXCEL обеспечивает режим - гиперссылки на любые фрагменты рабочей книги, файлы допустимых форматов, ресурсы Internet - команда Вставка, Гиперссылка. При этом происходит автоматический переход к указанному фрагменту или осуществляется вызов файла-источника.

Пересчет показателей по Коду подразделения и коду работника должен осуществляться динамически в процессе оперативного ввода учетной информации работы персонала. Это возможно за счет применения встроенных функций работы с базами данных EXCEL (см. далее).

• Суммарный объем затрат на зарплату за весь период наблюдения.

• Суммарный объем результатов работ за весь период наблюдения.