4. Создание форм

Формы - гибкое средство представления информации. Экранная форма позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, что облегчает восприятие информации.

Для создания простейшей формы в MSAccess достаточно выполнить следующие действия:

1. На вкладке БД Таблицы выделить таблицу, для которой будет создана форма.

2. Выполнить команду меню: ВставкаАвтоформа.

На экране появится готовая форма (Рис. 23). В нее включены все поля таблицы. Слева находятся названия полей, справа - их значения для конкретной записи.

Рис. 23 Автоформа таблицы «Студенты»

В нижней части формы расположены кнопки продвижения по записям. С помощью формы можно редактировать уже имеющиеся записи, а также вводить новые. Для перехода в режим просмотра таблицы требуется выполнить команду Вид  Режим таблицы.

Наиболее общим способом получения формы является выполнение команды Создать на вкладке «Формы». В окне «Новая форма» предлагаются семь вариантов создания формы, среди которых наиболее часто используются Конструктор и Мастер форм.

4.1. Использование мастера для создания форм

Мастер форм позволяет создать формы более разнообразные по стилю оформления и содержащие самые произвольные поля, возможно из разных таблиц.

Мастер позволяет создать форму за четыре шага.

1 шаг. Требуется выбрать поля формы из любых таблиц/ запросов БД. Перемещение выбранных полей из окна доступных в выбранные осуществляется кнопкой , либо кнопкой если выбираются все поля.

2 шаг. В следующем окне диалога мастера необходимо выбрать внешний вид формы из предложенных вариантов: в один столбец, ленточный, табличный. При активизации соответствующей опции схематично изображается внешний вид.

3 шаг. Выбор стиля формы - стиль заставки, на которую помещается форма: камень, облака, узор и др.

4 шаг. Задание имени формы.

Если после создания формы потребуются ее коррективы, то это можно сделать в режиме конструктора форм.

4.2. Печать форм

Наиболее часто в БД печатаются таблицы и специально сконструированные отчеты. Однако иногда требуется вывести на печать формы, содержащие отдельные записи, отдельные страницы или все записи.

Перед печатью целесообразно просмотреть внешний вид формы командой меню: ВидПредварительный просмотр или с помощью кнопки панели . В окне просмотра можно установить различные режимы просмотра и масштабирования.

Иногда необходимо печатать каждую запись на отдельной странице:

1. В режиме Конструктор форм нажать кнопку мыши в Области данных формы и выполнить команду Вид  Свойства (Рис.24).

Рис.24 Окно Конструктора форм с окном Свойства

2. В окне Свойства на вкладке Макет открыть список свойства Конец страницы и выбрать значение После раздела.

В режиме просмотра теперь на каждой странице отображается по одной записи.

При печати большого количества страниц целесообразно снабдить их номерами. Для этого предназначено окно «Номера страниц», открыть которое можно командой Вставка  Номера страниц. В этом окне можно указать: формат страницы, область расположения номера, способ выравнивания.

4.3. Создание формы в конструкторе форм

Работа в Конструкторе форм требует определенного опыта и позволяет создать наиболее сложные и совершенные формы.

Окно Конструктора форм представлено на Рис.25 и содержит следующие элементы.

0. Панель элементов. Содержит кнопки для создания объектов в форме.

1. Сетка формы. Предназначена для ввода данных в таблицы и выравнивания объектов формы.

Остальные элементы окна стандартные.

Рис. 25. Окно формы

Области формы: Область данных, Верхний и нижний колонтитулы присутствуют в окне всегда. Заголовок формы и Примечание появляются при активизации их в команде меню Вид.