usanov_a_upravlenie_prektnym_ciklom_spravochnik
.pdf
∙Определить целевую группу: используемой фермерами деревни Z
∙Определить место/район: в бассейне реки Z района …
∙Определить время: через 2 года после начала проекта
Индикаторы играют важную роль на всех фазах проектного цикла.
Идентификация: обсуждение целей и возможных индикаторов помогает определить интересы стейкхолдеров и добиться большей приверженности проекту. Оценка: Окончательный выбор индикаторов, определение ключевых условий,
разработка бюджета предоставляют основу для выработки плана мониторинга и оценки.
Финансирование: Индикаторы и бюджет предоставляют основу для сравнения выгод и издержек проекта.
Реализация: Мониторинг позволяет сравнить план и фактический прогресс в достижении целей и определить необходимые действия по коррекции.
Оценка результатов: позволяет оценить успех проекта и извлечь необходимые уроки.
После того как индикаторы были выбраны, должны быть определены источники проверки. Это поможет определить, могут ли индикаторы быть измерены в приемлемое время и с приемлемыми затратами. Источники проверки должны указывать:
∙Формат, в котором информация должна быть доступна (бухгалтерия проекта, официальная статистика, отчеты проекта)
∙Кто должен предоставить информацию
∙С какой степенью регулярности она должна быть предоставлена
Источники вне проекта должны быть оценены на предмет доступности, надежности и соответствия их информации. Работа по сбору информации и ее издержки должны быть определены и необходимые средства выделены. Часто существуют прямая связь между сложностью источников проверки (простота сбора данных и анализа) и их стоимостью. Если индикатор оказывается слишком дорогим для проверки или
сложным для сбора информации он должен быть заменен более дешевым и простым индикатором, возможно косвенным (proxy). Например, вместо проведения детального обзора доходов семей фермеров, могут быть оценены изменения в размерах их расходов, через объем покупок инструментов, товаров для дома, и т.д.
Как определить индикаторы и источники проверки
1. Указать для каждого результата, проектной и общей цели:
∙ |
Количество |
Сколько? |
∙ |
Качество |
Что? |
∙ |
Целевую группу |
Кто? |
∙ |
Время/период |
Когда? |
∙ |
Место |
Где? |
Прим: Индикаторы общих целей обычно являются более количественными чем индикаторы для результатов и целей проекта.
2.Проверить достаточно ли точно описывают индикаторы цели. Если нет, должны быть добавлены другие индикаторы или найден новый индикатор.
LFA training |
21 |
RDA (Kaliningrad) |
3.Убедиться что индикаторы для цели проекта описывают устойчивые приобретения для целевой группы.
Как выбрать источники проверки?
1.Определить какие источники проверки потребуются для того чтобы получить информацию по индикаторам.
2.Определить какие источники должны быть собраны, обработаны и храниться в
проекте и какие вне рамок проекта
3.Проверить источники вне проекта для того чтобы убедиться, что
§Их вид/форма соответствуют требованиям
§Они достаточно конкретны
§Они надежны
§Они доступны (когда и где)
§Стоимость получения информации является приемлемой
4.Замените индикатор, если подходящий источник проверки не может быть найден.
4.6. Как определить ресурсы и затраты?
Ячейки ресурсы и затраты заменяют индикаторы на уровне задач. Таким образом, индикаторы и источники проверки не указываются для задач в LogFrame, хотя могут быть добавлены позже на этапе подготовки графика работ.
Ресурсы – это материальные и нематериальные (человеческие) ресурсы, необходимые для выполнения планируемых задач и управления проектом.
Затраты – это выраженные в денежных терминах все необходимые ресурсы. Затраты по проекту должны быть представлены в стандартном формате, указывающем вклад ЕС, правительства и других спонсоров. Задачи должны быть расписаны достаточно полно, для того чтобы оценить необходимые материальные и нематериальные ресурсы. Эти ресурсы должны включать в себя необходимые средства на управление проектом и сбор данных по индикаторам.
Как определить средства и затраты
1.Распишите человеческие, материальные и финансовые ресурсы, необходимые для выполнения плановых задач для каждого результата. Классифицируйте их по группам в соответствии с требованиями донора.
2.Распишите человеческие, материальные и финансовые средства, необходимые для управления проектом и не включенные в LogFrame (например, создание офиса по координации проекта, бухгалтерский и административный персонал, и т.д.) Для целей прозрачности желательно суммировать их и поместить в нижней части LogFrame.
3.Рассчитайте стоимость ресурсов, подготовьте общий бюджет.
4.Классифицируйте затраты по источниками финансирования.
LFA training |
22 |
RDA (Kaliningrad) |
5.Перечислите обобщенные ресурсы во втором столбце LogFrame и затраты по источникам финансирования в третьем столбце LogFrame на уровне задач.
4.7. Последняя проверка качества LogFrame
После внесения ресурсов и затрат, LogFrame является полностью заполненной. После этого LogFrame таблица должна быть проверена последний раз, для того чтобы убедиться, что:
∙Вертикальная логика является полной и правильной
∙Индикаторы и источники проверки – доступными и надежными
∙Предварительные условия – реалистичными
∙Допущения (условия) – реалистичные и полные
∙Риски – приемлемые
∙Вероятность успеха – достаточно велика
∙Факторы качества проекта были учтены
∙Выгоды от проекта оправдывают затраты на него
LFA training |
23 |
RDA (Kaliningrad) |
Пример заполненной LogFrame матрицы
Общие цели
Overall or Wider Objectives
Непосредственные цели проекта
Immediate Objectives/ Project Purpose
Логика действия
Intervention Logic
Жизненные условия местного населения улучшились
Качество воды в реке улучшилось
Результаты |
1. Прямой сброс отходов в |
Results/Outputs |
реку уменьшился |
|
|
Задачи |
1.1. |
Проанализировать природоохранные |
Activities |
1.2. |
инвестиции компаний |
|
Определить чистые технологии |
|
|
1.3. |
Сформировать стимулы |
|
1.4. |
Протестировать стимулы |
|
1.5. Ввести в действие стимулы |
|
|
1.6. Улучшить местную нормативную базу и |
|
|
|
провести мониторинг ее эффективности |
|
1.7. |
Повысить сознательность домохозяйств |
|
1.8. |
Подготовить муниципалитеты в |
|
|
поддержании системы канализационной |
|
|
системы |
|
|
|
Индикаторы
OVI
∙Доходы населения от ловли рыбы увеличились на 30% к 2003 г.
∙Выручка от туризма увеличилась на 30% к 2004 г.
∙Уровень заболеваемости вследствие потребления речной рыбы уменьшен на 80%
к2003 г.
∙Вылов рыбы увеличен на 20%
к2002 г. при сохранении
рыбных запасов
∙70% сточных вод от предприятий и 80% от
домохозяйств обрабатываются на очистных сооружениях
Ресурсы (Means)
А: технические знания Б: инвестиции С: ремонт
……….
Всего
Источники проверки
Sources of verification
∙Социально-экономический
отчет Минэкономики
∙Региональные данные по мед. учреждениям
∙Отчеты отдела речных ресурсов и кооперативов
∙Обзор муниципальных властей
Затраты (Cost) ('000)
ЕС |
Пр-во |
Другие Всего |
|
400 |
|
|
400 |
1000 |
400 |
200 |
1600 |
…….. |
|
|
|
3000 |
1000 |
600 |
4600 |
Предварительные
условия
Допущения
Assumptions
∙Рыночный спрос на рыбу остается, по крайней мере,
стабильным
∙Туристы проинформированы об улучшившейся ситуации
∙Качество воды вверх по течению остается стабильны
∙Неконтролируемый сброс отходов остается, по крайней мере, стабильным
Использование канализации является социально-приемлемым
Строительные разрешения получены
LFA training |
24 |
RDA (Kaliningrad) |
4.8. Использование LogFrame для разработки графика работ и ресурсов
LogFrame проекта описывает в обобщенном виде как должны быть реализованы задачи проекта. После завершения этапа «подготовка проекта» может потребоваться дальнейшая работа по уточнению и детализации задач и работ.
График работ является методом представления задач и видов работ проекта, раскрывающим их логическую последовательность и их взаимозависимость, и предоставляющим основу для распределения управленческих обязанностей. После
подготовки графика работ может также потребоваться дальнейшее уточнение необходимых ресурсов и подготовка графика расходов. Как график работ, так и график ресурсов должны быть подготовлены при разработка ТЭО (для больших проектов). Впоследствии, общий график работ и ресурсов обновляется и уточняется во время первой стадии реализации проекта.
График работ
Вся информация графика работ может быть суммирована в графическом формате, т.н. диаграмме Ганта (Gantt Chart). Общий график работ может указывать работы на квартальной или месячной основе, а квартальные рабочие планы могут использовать недельный формат.
График ресурсов
Оценки затрат должны основываться на тщательном бюджетировании. Эти оценки
окажут существенное влияние на принятие инвестиционных решений на стадии оценки проекта и на успешную реализацию проекта.
Порядок заполнения графика ресурсов. Сначала расписываются все задачи/работы. Затем для каждой задачи проверяется, что все необходимые ресурсы указаны. Затем указывается денежные затраты для каждого типа ресурсов. Затраты по каждой задаче должны быть расписаны по источникам финансирования. Окончательно подсчитываются общие затраты. Важно также оценить влияние на бюджет
внедряющей организации затрат по предоставлению услуг проекта после его окончания (окончания его финансирования).
Пример графика ресурсов
Создание планового отдела, Министерство транспорта
ЗАДАЧИ/ ВИДЫ РАБОТ |
Ед. |
Кол-во за период |
Стоимость |
Источник |
|
Код |
|
Всего по |
|||||
|
|
|
|
|
Всего |
|
|||||||
|
|
|
1 кв |
2 кв |
3 кв |
4 кв |
за ед. |
финан-ния |
|
|
|
проекту |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EC |
Gvt |
TG |
|
|
1.1 Создать плановый отдел |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ОБОРУДОВАНИЕ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Компьютеры |
ед |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Факс-модем |
ед |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оффисная мебель |
компл |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЗАРПЛАТА И |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПЛАТЕЖИ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Партнер по проекту |
мес |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Офисный персонал |
мес |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
И Т.Д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ВСЕГО ЗА КВАРТАЛ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
LFA training |
25 |
|
RDA (Kaliningrad) |
|||||||||
Контрольный перечень для подготовки графика работ
После заполнения LogFrame можно перенести задачи из левого столбца LogFrame в график работ.
Шаг 1 – Перечислить основные задачи
Главные задачи в LogFrame это краткое изложение того, что должен сделать проект для достижения своих целей. Их перечень используется как основа для подготовки графика работ, который дает более подробное описание всех задач.
Шаг 2 – Разбить задачи на конкретные подзадачи и работы
Цель разбиения задачи на подзадачи состоит в том, чтобы сделать их достаточно простыми для организации и управления. Указанный метод заключается в разбиении каждой задачи на составляющие подзадачи, а затем каждой подзадачи на составляющие работы. Каждая работа может быть поручена конкретному работнику и становится его краткосрочной целью.
Главное умение заключается в том, чтобы сделать подобное разбиение на правильном уровне. Частая ошибка заключается в разбиение задач на слишком частные работы.
Подобное разбиение должно остановиться на уровне когда планировщик имеет информацию, достаточную для оценки времени и ресурсов необходимого для их выполнения и работник, ответственный за выполнение задачи, понимает что должно быть сделано.
Шаг 3 – Выяснить последовательность задач и их взаимозависимость
После разбиения задач необходимо определить:
∙последовательность задач и работ
∙их взаимозависимость
Лучше всего это проиллюстрировать на примере. Строительство дома состоит из ряда отдельных и взаимосвязанных работ: копание котлована и закладка фундамента, строительство стен, установка дверей и окон, оштукотирование стен, возведение крыши, установка сантехники. Последовательность говорит о том, что котлован должен быть выкопан до строительства стен. Взаимозависимость включает в себя тот факт, что вы не можете устанавливать двери и окна до того момента как стены достигли определенной высоты; или то, что оштукатуривание не может закончиться до полной установки сантехники. Взаимозависимость также может определяться тем, что некоторые задачи, не связанные между собой каким либо образом, могут выполняться одним человеком.
Шаг 4 – Оценить время начала, продолжительность и время окончания работ.
Необходимо произвести реалистичную оценку продолжительности выполнения каждой задачи и затем внести их график работ и установить возможное время начала и завершения работ. Часто не возможно оценить временной график с полной
LFA training |
26 |
RDA (Kaliningrad) |
точностью. Желательно привлекать консультантов, обладающих необходимыми техническими знаниями и опытом для получения реалистичных оценок.
Неточность в оценке продолжительности работ случается очень часто и обычно выражается в недооценке необходимого времени. Это случается по следующим причинам:
∙пропуск важных задач и работ
∙ошибка в определении взаимозависимости задач и работ
∙ошибки в определении конкуренции за ресурсы (назначение одного и того же человека или какого либо оборудования на две работы в одно и тоже время)
∙желание впечатлить руководство
Шаг 5 – Суммировать распределение основных задач по времени
Определив продолжительность выполнения и время начала каждой работы, полезно также подготовить таблицу, показывающую время начала и завершения каждой работы.
Шаг 6 – Определить основные временные ориентиры (milestones)
Ориентиры предоставляют основу для мониторинга и управления проектами. Это ключевые события, которые позволяют измерять прогресс в реализации проекта и цели для проектной команды. Простейшие ориентиры – это даты выполнения каждой
задачи
Шаг 7 – Определить необходимые знания
После того как был определен перечень работ, становится возможным определить те специфические знания и навыки, которые потребуются для реализации проекта. Это дает хорошую возможность проверить является ли план действий осуществимым, учитывая имеющиеся человеческие ресурсы.
Шаг 8 – Распределить работы и ресурсы среди членов проектной команды
Этот шаг позволяет определить ответственность каждого члена команды за достижение ориентиров и порядок их отчетности. Распределение задач должно учитывать среди членов проектной команды должно учитывать возможности, опыт и навыки каждого члена команды. Делегируя полномочия членам команды важно убедиться, что они понимают, что от них требуется. Возможно потребуется увеличить уровень детализации задач, чтобы добиться этого.
Шаг 9 – Определить необходимое время для каждого члена команды
Данный шаг требует определения времени, необходимого для выполнения каждой работы распределенной по членам команды. После завершения этой операции
необходимо проверить время и последовательность работ и загрузку для каждого члена проектной команды.
Для распределения работ используется метод критического пути. Критический путь это самая длинная последовательность зависимых задач/работ, которая ведет к завершению плана. Любая задержка в выполнении какого либо этапа на критическом пути приведет к задержке всего плана. Этот метод может использоваться в проектах помощи для расчета минимального времени, необходимого для завершения проекта и приоритезации задач. Метод критического пути является, таким образом,
LFA training |
27 |
RDA (Kaliningrad) |
эффективным методом планирования и анализа сложных проектов. Данный метод
помогает концентрироваться на самых важных задачах и выделять им ресурсы в первую очередь.
Подготовка графика ресурсов
Оценки затрат должны базироваться на тщательном бюджетировании. Данные оценки
будут иметь большое влияние на инвестиционные решения на этапе оценки проекта и далее на его безпроблемное внедрение. Для составления графика ресурсов используется график работ, определяются необходимые затраты на выполнение каждой работы и составляется график необходимых ресурсов и затрат. Необходимо предусмотреть средства на управление проектом и их распределение по времени.
LFA training |
28 |
RDA (Kaliningrad) |