Konspеkt_Upravlеniе riskami i izmеnеniyami v proеktе

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

1. Введение. Управление изменениями в проекте

Управление изменениями относится к ключевым, обобщающим процессам в управлении проектом, охватывающим весь его жизненный цикл.

Под изменениями в проекте понимают замену одного решения другим при планировании и реализации проекта в связи с влиянием внутренних и внешних факторов. Соответственно и причины изменений делят на внутренние и внешние.

К внешним причинам изменений проекта относят: экологические, технологические, экономические, законодательные, политические, международные, социальные и другие факторы. Команда проекта обладает довольно ограниченными возможностями влияния и управления этими причинами изменений. Их нужно учитывать и оперативно на них реагировать в течение всего проекта.

Внутренние причины изменений проистекают из области самого проекта, из взаимоотношений его участников в процессе реализации проекта. Каждый из участников проявляет свое воздействие на течение проекта и может быть причиной значительных изменений в финансировании проекта, в его предметной области, календарных сроков в планах поставок оборудования, материалов и т. д.

Существенную долю внутренних изменений нельзя предугадать на стадии планирования проекта, так как они вызваны появлением свежих проектных решений, более эффективных технологий, конструкций, материалов и т. п. Другая часть изменений вызвана отклонением от намеченных сроков и объемов в результате воздействия самого разного рода факторов – не только внутренних, но и внешних (природно-климатических, социальных и т. д.).

На проект, который осуществляется в рамках одной компании, может оказывать сильное влияние смена приоритетов в стратегии компании и, в свою очередь, приоритетов для реализовываемых этой компанией проектов. А это обычно приводит к конкуренции между проектами за ресурсы, кадровым перестановкам внутри проектных команд и осложнению межличностных отношений.

Таким образом, первоначальный план проекта может стать несостоятельным из-за разных факторов:

―смещения сроков начала проекта;

―изменения условий финансирования;

―пересмотра потребностей;

―некорректного определения порядка работ;

―неверно установленных ресурсных и временных ограничений для работ;

―задержек в получении рабочей документации;

―отсутствия требуемого оборудования у подрядчиков;

―непредвиденных технических осложнений;

―перемен во внешнем окружении проекта.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Интересно

Мировая практика управления проектами показывает, что изменения, появляющиеся в процессе реализации проекта, часто приводят либо к неудачному окончанию, либо срыву проекта в целом. Так, согласно данным организации «General Accounting Office», для 940

проанализированных военных и гражданских проектов повышение стоимости по причине различных изменений и инфляции составило 75% от их начальной стоимости. Это привело в ряде случаев к сворачиванию проектов.

Руководитель проекта обязан непрерывно отслеживать все появляющиеся изменения, анализировать их возможное влияние на сроки, расходы, качество и получаемые результаты проекта и осуществлять необходимые коррекционные меры.

Управление изменениями состоит из прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех возможных изменений (в содержании проекта, его стоимости, сетевом графике, спецификации и т. д.) для подробного изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, организации мониторинга и координации исполнителей, осуществляющих изменения в проекте.

Руководителю проекта необходимо зафиксировать исходное состояние системы для внесения последующих изменений. Составляется документ под названием «Описание конфигурации текущего состояния проекта». Он включает в себя комплект технической документации, описывающей состояние проекта в конкретный момент времени.

Подход к управлению изменениями заключается в том, что руководитель проекта регулярно в течение всего жизненного цикла проекта делает запрос всей документации о сделанных изменениях для контроля, проверки и оценки. Для ограничения и фиксирования вносимых изменений при этом составляются следующие документы:

―Problem report (отчет о проблеме) – описание проблемы, возникшей в процессе реализации проекта. Составляется на начальной стадии;

―Change request proposal form (запрос на внесение изменения).

Составляется на начальной стадии;

―Change proposal form (описание предлагаемого изменения) – данные об изменении, его инициаторах, статусе и ответственных за исполнение и контроль. Составляется на начальной стадии и правится на последующих стадиях;

―Change order (заявка на изменение) – формируется в форме письменного приказа и заверяется должностным лицом компании-исполнителя проекта; санкционирует и указывает, какие следует вносить изменения в проект. Составляется на стадии принятия решения.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Следует отметить, что в случае возникновения расходов на непредвиденные изменения свыше 15-20% от изначальной стоимости проекта, как правило, рекомендуют существенно пересмотреть проект.

Практикум 1

Определите возможные внешние и внутренние факторы, могущие привести к изменениям в любом из следующих проектов:

1.Разработка нового нефтяного месторождения.

2.Переоборудование производственной линии производства безалкогольных напитков для выпуска новой продукции.

3.Спонсирование летних Олимпийских игр.

4.Проект реконструкции станции метрополитена.

Выполните задание на собственном примере проекта.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

2. Понятие риска и процессы управления проектными рисками

В управление рисками проектов входят анализ и оценка рисков, основывающиеся на применении передовых технологий и современных научных подходов, а также уменьшение рисков в ходе осуществления проектов.

Риск – это возможная, численно определяемая вероятность неблагоприятных ситуаций и вызванных ими последствий в виде убытков, ущерба, потерь, а также возможность получения непредсказуемых результатов от принятых решений или действий.

Интересно

Вице-президент компании PSM Consulting Майк Ньюэлл на своих лекциях объясняет аудитории, что такое риск следующим образом. Он предлагает студентам игру в кости при условии, что он выигрывает, если на кубике выпадает шестерка, а если любое другое число, то выигрывает студент. Начальная ставка – 1 доллар. Как правило, значительная часть аудитории соглашается сыграть на таких условиях. Майк поднимает ставки до $10, $100 и $1000. Понемногу количество желающих играть становится все меньше. При ставке в $1000 обычно желающих рисковать не остается.

Измерение рисков – это установление вероятности возникновения рискового события. Определяя риски, которые может принять на себя команда проекта при его осуществлении, отталкиваются, прежде всего, от важности и особенностей проекта, исходят из наличия нужных ресурсов и возможностей покрытия вероятных последствий рисков. Уровень возможных рисков обычно устанавливается с учетом таких параметров, как надежность и объем инвестиций, намеченный уровень рентабельности и др.

В количественном плане неопределенность обусловливается возможностью отклонения получаемого результата от ожидаемого значения как в большую, так и в меньшую сторону. Исходя из этого, под риском можно понимать вероятность недополучения прибыли, потери части ресурсов или появления лишних расходов, или иное – возможность получения большого дохода в результате реализации определенных целенаправленных решений. Обе возможности, сказывающиеся на реализации проекта, надлежит анализировать и оценивать совместно.

Таким образом, риск является событием, которое может случиться в условиях неопределенности с какой-либо вероятностью. При этом вероятны три

экономических результата:

1.отрицательный результат – ущерб, убыток, проигрыш;

2.положительный результат – выгода, прибыль, выигрыш;

3.нулевой результат – ни ущерба, ни выгоды.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Основной задачей управления рисками является оптимизация стоимости проекта, нейтрализация отрицательного воздействия факторов риска, обеспечивающая успешное осуществление проекта.

Процесс управления проектными рисками, как правило, включает в себя выполнение следующих процедур:

1.Планирование управления рисками – определение подходов и планирование действий, ориентированных на управление проектными рисками.

2.Идентификация рисков – выявление рисков, имеющих возможность отразиться на ходе проекта, и фиксирование их характеристик.

3.Качественная оценка рисков и причин их появления с целью определения их влияния на успех проекта.

4.Количественная оценка возможностей возникновения и воздействия последствий рисков на ход проекта.

5.Планирование мер реагирования на риски – определение методов и процедур, направленных на снижение негативных последствий рисковых событий и получение возможных преимуществ.

6.Мониторинг и контроль над рисками, выявление остающихся рисков, реализация плана управления ими, а также анализ эффективности действий по снижению рисков.

Каждая из приведенных процедур реализовывается хотя бы один раз в любом проекте. Несмотря на то, что представленные процедуры выступают как отдельные элементы процесса реализации проекта с четко заданными характеристиками, в реальности они могут отчасти совпадать друг с другом и взаимодействовать.

Планирование управления рисками (рис. 1.) является процессом принятия надлежащих решений применительно к конкретному проекту. В этот процесс могут входить решения, направленные на организацию и кадровое обеспечение процедур управления проектными рисками, выбор оптимальной методологии, источников информации для идентификации рисков, временной период для оценки ситуации. Важно запланировать управление проектными рисками, отвечающее как типу и уровню риска, так и значимости проекта для компании.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Рис. 1. Планирование управления рисками проекта

Идентификация рисков (рис. 2.) устанавливает, какие риски имеют возможность воздействовать на ход проекта, и фиксирует характеристики этих рисков. Идентификация рисков не эффективна, если не проводится регулярно в течение всей реализации проекта. С этой целью надлежит привлекать как можно больше участников: менеджеров проекта, независимых специалистов, заказчиков, пользователей. Идентификация рисков – процесс повторяющийся. Сначала он может быть осуществлен некоторыми менеджерами проекта или специальной группой аналитиков. Далее идентификацию может выполнять основная группа проектных менеджеров. Для составления непредвзятой оценки в завершающую фазу проекта могут привлекаться независимые специалисты.

Рис. 2. Идентификация рисков проекта

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Качественная оценка рисков (рис. 3.) – это процесс осуществления идентификации рисков и выявления тех из них, на которые требуется оперативное реагирование. Такая оценка устанавливает степень значимости рисков и способы реагирования на них. Доступность сопроводительной информации дает возможность более легкого определения приоритетов для разных типов рисков. Их качественная оценка – это оценка условий их появления и определение влияния на проект основными средствами и методами. Применение этих средств позволяет отчасти избежать неопределенности, которая часто возникает в проекте. На протяжении его жизненного цикла должна осуществляться регулярная переоценка рисков.

Рис. 3. Качественная оценка рисков проекта

Количественная оценка рисков (рис. 4.) устанавливает вероятность их появления и воздействие их последствий на ход проекта. Это помогает команде проекта принимать верные решения и избегать неопределенностей. Количественная оценка рисков дает возможность выявить:

―вероятность достижения конечных целей проекта;

―степень влияния риска на ход проекта и объемы непредвиденных расходов и ресурсов, которые могут потребоваться;

―риски, требующие оперативного реагирования и наибольшего внимания, а также воздействие их последствий на проект;

―фактические расходы, расчетные сроки завершения.

Количественная оценка рисков нередко совпадает с качественной оценкой, а также подразумевает идентификацию рисков. Качественная и количественная оценки рисков могут применяться вместе или по отдельности в зависимости от наличия бюджета и времени, потребности в той или иной оценке рисков.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

Рис. 4. Количественная оценка рисков проекта

Планирование реагирования на риски (рис. 5.) – выработка методов и технологий уменьшения их негативного влияния на проект. Эта процедура увеличивает действенность его защиты от рисков. Планирование включает идентификацию и разделение всех рисков по категориям. Эффективность разработки мер реагирования напрямую влияет на последствия воздействия рисков на проект.

Рис. 5. Планирование реагирования на риски проекта

Методы планирования реагирования должны отвечать рентабельности ресурсов, временным параметрам и типам рисков. Вопросы, обсуждаемые во время встреч,

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

должны соответствовать задачам на каждой стадии проекта и согласовываться со всеми членами проектной команды. Как правило, применяются несколько вариантов стратегий реагирования на риски.

Мониторинг и контроль позволяют идентифицировать риски, определять остаточные риски, обеспечивать реализацию плана и оценивать его эффективность с учетом получаемых данных. Показатели рисков, связанные с реализацией условий осуществления плана, фиксируются. Мониторинг и контроль сопутствуют всему процессу реализации проекта.

Качественный контроль над выполнением проекта дает информацию, способствующую принятию эффективных решений для предупреждения возникновения рисков. Для предоставления исчерпывающей информации о реализации проекта требуется взаимодействие между всеми его менеджерами.

Целью мониторинга и контроля является соблюдение следующих условий:

―систему реагирования на возникающие риски надлежит вводить в соответствии с планом;

―реакции на риски следует быть достаточно результативной;

―уровень рисков должен снижаться вследствие своевременного реагирования при их выявлении;

―следует установить момент воздействия рисков;

―необходимые меры должны приниматься вовремя;

―следует определять, какие риски определены планом, а какие возникли случайно.

Курс: «Управление рисками и изменениями в проекте»

3. Сущность и методы анализа проектных рисков

Анализ рисков проекта начинают с их идентификации и классификации, т. е. с их качественного описания и выявления того, какие риски угрожают проекту в текущем окружении при имеющихся политических, правовых, экономических условиях. Порядок анализа рисков представлен на рис. 6.

Рис. 6. Порядок анализа рисков проекта