2.3 Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.²

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

- создание и развитие систем обработки и передачи информации;

- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

- законодательные акты РФ;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

-  правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

-  правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

-  методические материалы по работе с документами;

-  государственные стандарты на документацию;

-  унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

- простые и сложные запросы;

- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Практическая часть

     Общая характеристика предприятия ООО «Вега»

     ООО «Вега» - российское предприятие, специализирующееся на оптовой торговле. Компания была образована в апреле 1993 года и за время своего существования достигла значительных результатов, позволивших ей стать одним из лидеров на российском рынке. На сегодняшний день компания имеет свои представительства во многих городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-На-Дону, Екатеринбурге, Челябинске, Казани, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Ставрополе, Тюмени, Перми, Новосибирске и Уфе.

     В августе 2006 года начал функционировать новый современный логистический комплекс ООО «Вега». Общая площадь комплекса составляет 10000 кв.м. Управление складскими процессами осуществляется на базе новейшего программного обеспечения с полной автоматизацией технологических операций, что позволяет значительно увеличить производительность и существенно сократить время оформления и обработки заказов. За годы работы ООО «Вега» была создана развитая дистрибьюторская сеть.

     Компания  на постоянной основе сотрудничает как  с оптовыми и мелкооптовыми клиентами, так и с супермаркетами и другими предприятиями торговли во всех регионах России. ООО «Вега» регулярно проводит акции по продвижению своей продукции на розничном рынке, помогая своим клиентам выгодно реализовать товар.

     Компания  ООО «Вега» имеет несколько отделов, таких как:

     • администрация;

     • отдел кадров;

     • бухгалтерия;

     • юридический отдел;

     • отдел продаж;

     • секретариат;

     • компьютерный отдел.

     Эти структурные подразделения взаимодействуют между собой и подчиняются непосредственно генеральному директору предприятия.

     ООО «Вега» осуществляет свою деятельность в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Трудовым законодательством, Налоговым законодательством и другими законодательными актами Российской Федерации.

     Также деятельность предприятия регламентируется следующими внутренними актами: уставом организации, решениями собственников, приказами и распоряжениями Генерального директора, правилами внутреннего распорядка, трудовым договорами с сотрудниками, положениями о структурных подразделениях организации, другими организационно-правовыми актами. 

В работе предприятия бухгалтерия ООО «Вега Плюс» старается выполнять эти задачи:

Полнота и достоверность анализа основных средств зависят от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с объектами основных средств, полноты заполнения учетных документов, точности отнесения объектов к учетным классификационным группам, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.

Поскольку вся финансовая деятельность предприятия фиксируется в документах, бухгалтерия составляет, принимает от других организаций и контролирует первичную документацию по различным видам бухгалтерского учета и подготавливает ее к счетной обработке. Источником поступления информации может являться как персонал организации, т.е. сотрудники, так же секретарь, Замы Директора и сам Директор. Бухгалтерия может предоставить финансовые данные предприятия только в случае необходимости, по приказу или просьбе Директора для дальнейших решений и эффективности работы предприятия, а так же приход проверки из департамента, т.е. комиссии.

Бухгалтерия заполняет документы четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники. Для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др.

Первичные документы в организации составляются в момент совершения операции, или непосредственно по ее окончании. Бухгалтерия проводит экономический анализ производственных процессов, в результате которого выявляются резервы, ликвидируются потери и непроизводственные расходы. При проведении постоянных подсчетов, проводится одновременно контроль самого себя, проверяя и по несколько раз пересчитывая некоторые из них. При не правильном подсчете данных организации выявляются глубокие проблемы, поэтому стоит не допускать ошибки, т.к. именно бухгалтерия несет большую ответственность за финансовое состояние организации, а так же на его сотрудников, т.е. персонала. Бухгалтер постоянно чувствует на себе этот груз ответственности за правильность производимых им подсчетов.

Если допущен просчет или ошибка в подсчете, то возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

Бухгалтерия в работе с любым документом опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Это все отражается на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

Информация о финансовых результатах деятельности организации требуется, чтобы оценить потенциальные изменения в ресурсах, которые организация будет контролировать в будущем, прогнозировать способность генерировать денежные потоки на основе имеющихся ресурсов, обосновать эффективность, с которой организация может использовать дополнительные ресурсы.

Информация о финансовых результатах деятельности организации отражается показателями отчета о прибылях и убытках. Информация об изменениях в финансовом положении организации обеспечивается данными отчета о движении денежных средств.

При окончательном использовании документации бухгалтерия опечатывает, оформляет и передает использованную учетную документацию в архив.

Неотъемлемая составляющая определения формы учета – понятие учетного регистра, который отражает вторичную учетную информацию (первичным источником информации являются первичные документы) и служит материальным средством фиксации на счетах данных о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Регистры бухгалтерского учета предназначены для формирования в них показателей по заранее установленному перечню. Увеличение или уменьшение количества показателей приводит к изменению работы всего учетного персонала, что является довольно трудоемким процессом. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базе данных компьютерной системы, потом обобщается и систематизируется на счетах

Технологический процесс обработки учетной информации на разных предприятиях неодинаково. Практика доказывает, что этот процесс зависит от многих факторов, а именно: от состава технических средств, квалификации и структуры т. п. Кроме того, он постоянно совершенствуется, изменяются алгоритмы обработки первичных данных, соответственно изменяется и получение итоговой информации.

В связи с чем, на него возлагается ответственность за соблюдение на конкретном участке работы (в конкретном подразделении) установленных требований к документированию, обработке и хранению документов.

Приведем пример: При поступлении материалов на предприятие, приходные документы оформляются в день их поступления.

Работнику предприятия выдается под отчет определенная сумма денег при этом выписывается расходный кассовый ордер. После покупки материальных ценностей работник заполняет авансовый отчет и представляет его в бухгалтерию. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие покупку (счета, чеки и товарные чеки, квитанции приходных кассовых ордеров и др.). После сдачи документов в бухгалтерию он проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю предприятия. Если произошел перерасход суммы при покупке материалов, то ее возмещают после утверждения авансового отчета из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. И наоборот, если остались неизрасходованные деньги, то работник обязан вернуть их в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Материалы приходуются на складе на основании приходной накладной, подписанной ответственными лицами. На каждый из видов материалов заводится своя карточка. Контроль за соблюдением правил оформления, и движения материалов возложен на главного бухгалтера.

Заполнение и ведение карточек осуществляется кладовщиком (лицом материально ответственным). Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером и заключают типовой договор о полной материальной ответственности.

Если в штатном расписании отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер (каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают краткое цифровое значение) материалов заведующий складом заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материальных ценностей. В ярлыке указывают наименование материала, номенклатурный ³номер, единицу измерения, цену, лимит и фактическое наличие данного вида материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называется сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней наименование материала, марку, сорт, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передаются на склад, и заведующий складом заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках делается на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных) в день совершения операций. После этого первичные документы передаются в бухгалтерию.

На складе ежемесячно составляют отчеты об остатках и движении материалов и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца.

Еженедельно работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных заведующим складом записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца производится проверка отчета об остатках и движении материалов. Если не обнаружено никаких отклонений, то гл. бухгалтер ставит свою подпись и отчет остается в бухгалтерии.

Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами в 2-х экземплярах. Заведующий складом записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте получателя. Получатель расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Материалы со склада отпускают в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования. При замене материала в лимитно – заборной карте делают запись и уменьшают остаток лимита.

Не частый отпуск материалов со склада фиксируется требованиями. Требования выписывают получатели в 2-х экземплярах. Один из них с распиской заведующего складом остается у получателя, второй- с распиской получателя на складе.

Отпуск материалов хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в 2-х экземплярах: первый остается на складе, второй передается получателю материалов.

Материальные ценности могут поступать не только от подотчетных лиц, но и от поставщиков. На материалы, поступающие от поставщиков, предприятие получает расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование – поручение, товарно- транспортные накладные, , квитанции к железнодорожной накладной, счета – фактуры. Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в отдел снабжения.

Входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии.

Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.

Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

Передача входящей информации происходит по средствам совещания, что требует много времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.

Устная передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

Совещания чаще всего проводят, когда уже руководство приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В ООО «Вега» в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

Телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.

Электронная почта и компьютерные сети, когда идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ООО «Вега» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

Таким образом, можно сделать вывод о том что, бухгалтер и играет большую роль в предприятии, организации и т.д. Он занимается с документами, которые обрабатывают, используют для достижения целей организации. Информация, которую они обрабатывают, помогает принимать правильные решения.

Заключение

     В данной курсовой работе я проанализировал информационное обеспечение финансового  менеджмента. Исходя из вышесказанного можно сделать следующие выводы:

     Во-первых, ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

     Во-вторых, повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

     Информационное  обеспечение предполагает: распространение  информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

     Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

     В-третьих, глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.