Технологии коммуникационной работы

II этап коммуникационной игры

Организация, проведение и анализ информационных акций и мероприятий

Как подготовить акцию (мероприятие)

Определение цели и задач. Для начала вам нужно определить цель и задачи будущей акции (мероприятия). Возникает вопрос: как различить цель и задачи? Ясно, что проведение акции или мероприятия не является самоцелью, а должно выполнять роль одного из винтиков механизма, приводящего в движение всю работу вашего сообщества. Так как деятельность сообщества целенаправленна, то цель проведения отдельной акции (мероприятия) должна согласовываться с главной целью и ориентироваться на решение одной или нескольких поставленных задач. Если в контексте основной цели деятельности сообществ в коммуникационной игре – улучшение качеств студенческой среды ТГУ – сообщество стремиться к расширению возможности общения и дружеских связей между студентами разных факультетов и институтов, то целью организуемой им акции может служить презентация самой идеи, вместе с объяснениями всех «зачем» и «почему», чтобы донести ее до аудитории, заинтересовать ею. Выяснение мнений самих студентов по поводу того, насколько им нужны широкие социальные связи и что именно будет способствовать их расширению, попутно будет решать задачу определения конкретных путей (что может служить поводом для встреч, в каких местах можно организовать знакомства), которые смогут обеспечить реализацию замысла.

Выделение целевой аудитории. Определившись с целями и задачами акции, вам нужно решить, для кого вы собираетесь ее проводить, точнее, на какие категории студентов она может оказать воздействие. Человеку малообщительному или неконтактному, ведущему замкнутый или узкоспецифичный образ жизни, возможно, и самодостаточным людям, скорее всего, задумка сообщества не придется по душе. Увлечься подобной идеей способны общительные, активные студенты, открытые для новых начинаний. Как правило, даже чрезмерно общительные люди не прочь пополнить число своих контактов. У многих студентов есть свои идеи и планы проектов, реализация которых невозможна в одиночку и они заинтересованы в поиске единомышленников и соратников. Выделяя подобные категории, членам сообщества нелишне будет подумать, как к ним обращаться, чтобы материалы информационной поддержки акции были адресными.

Описать аудиторию, которая будет участвовать в акции, вы сможете, ответив на вопросы:

• Кто те люди, которых Вы собираетесь пригласить на мероприятие?

• Сколько людей придет?

• Будет ли количество женщин и мужчин одинаковое?

• Существуют ли какие-то ограничения или предварительные условия, которые необходимо принять во внимание?

• Знакомы ли люди друг с другом?

• Что их интересует?

• По какому поводу Вы собираетесь?

Определение тематических направлений, этапов акции и их содержания. Тематику акции (мероприятия), разумеется, следует подбирать, ориентируясь на ее цели и задачи и направленность деятельности сообщества. Для определения тема нелишне обсудить следующие вопросы: • Это традиционная акция (мероприятие)? • Что вы хотите донести до участников акции? • Есть ли какая-то идея, которую вы можете добавить в программу для создания элемента чего-то особенного или неожиданного?

В нашем примере тема акции вполне может быть посвящена (может быть связана со) сплочению первокурсников ТГУ. Для того, чтобы тема была представлена наиболее полно, необходимо продумать последовательность ее разворачивания и основные (параллельные) направления. Вначале необходимо привлечь внимание аудитории к теме акции, затем показать или продемонстрировать «плюсы» сплочения первокурсников и предложить свое видение решения вопроса. На всех этапах акции должны просматриваться следующие мысли: общение и наличие дружеских связей способствует социальной успешности человека и реализации задуманного, помогает более быстрому привыканию и естественному включению первокурсников в молодежную среду Университета, дает больше возможностей для поиска консультантов и помощников в учебной работе. Пока все это лишь скелет, который нужно превращать в живое существо. Как эти идеи воплотить в реальность?

Составление сценария. Реальные черты выбранная тематика приобретет тогда, когда вы определите конкретные действия, осуществляющие задуманное. Здесь возможны два варианта работы: в результате «мозгового штурма» составить перечень действий (мероприятий), входящих в акцию, с последующим распределением по этапам, или подбор для каждого этапа набора соответствующих действий (мероприятий). В рассматриваемой ситуации воспользуемся вторым вариантом. На первом этапе для прояснения ситуации и настроя студентов будет интересно устроить обсуждение у подготовленных плакатов – есть ли необходимость организации совместных учебных мероприятий (семинаров, конференций), совместного досуга, создания общих проектов для первокурсников. Результатом первого этапа акции будет выделение возможных направлений деятельности по сплочению первокурсников ТГУ. На втором этапе можно провести презентацию прошлых или запланированных мероприятий, в организации которых принимали (примут) участие студенты разных специальностей. На третьем этапе следует не только обнародовать свои предложения, но и дать возможность участникам поделиться своими соображениями на этот счет устно и письменно (для этого подготовить плакат или «лепестки» для записей, указать адрес сайта или электронной почты для предложений, пригласить для обсуждения в форум). Здесь же можно проанонсировать будущие мероприятия или акции. Желательно подготовить детальный сценарий будущего действа, это даст возможность сделать акцию действительно качественной, интересной и запоминающейся, ее результат – действенным, а также учесть неожиданные моменты, которые могут изменить задуманный ход событий.

Информационная поддержка акции. Чтобы акция (мероприятие) состоялась и при этом была достигнута цель и решены поставленные задачи, ее должна сопровождать информационная работа. О проведении акции необходимо сообщить заранее, указав ее назначение, основное содержание, организаторов, время и место проведения. Чтобы заинтересовать потенциальных участников, обнародуйте информационные материалы по тематике предстоящей акции, это поможет вашей аудитории загодя разобраться в контексте события и на месте иметь ясное представление о том, что и почему происходит.

Если прохождение акции вы предполагаете обсуждать в on-line режиме, нужно продумать, какие сведения можно получить на месте и сразу обсудить (анкетирование, интервьюирование участников), а значит, какие материалы для этого подготовить. Результат работы по подведению итогов проведенной акции, анализ причин удавшихся и неудавшихся моментов, представленный в виде информационных материалов, фото- или видеорепортажей с обязательными комментариями поможет вашему сообществу показать аудитории в целостном виде проделанную работу, сделать обозримой часть своей деятельности, наконец, позволит членам сообщества сделать выводы, важные для дальнейшей деятельности, а целевой аудитории – сделать выводы по теме для себя.

Материально-техническое обеспечение акции (мероприятия). Чтобы акция была подготовлена полноценно, учитывайте требуемые для ее проведения средства и материалы. Руководствуясь обозначенными действиями, составьте список тех материалов, которые понадобятся для наглядного представления и фиксации всех важных моментов акции (доклады, компьютерные презентации, раздаточный материал, книги, газеты, плакаты), и средств (материальные: помещение, компьютерная техника, экран, стенды, столы, стулья, бумага, фломастеры; финансовые). Затем продумайте, каким образом вы сможете обеспечить наличие всего необходимого в запланированные сроки (до проведения акции). При отсутствии такой возможности попытайтесь найти замену недостающим материалам или изменить сроки.

Определение этапов подготовки. Качественная подготовка акции (мероприятия) определяет успех ее проведения (достижение поставленных целей и задач). Важным моментом для любого сообщества в подготовительный период будет оптимальная организация работы всех его членов и координация их действий, поэтому желательно распределить между собой обязанности и разделить процесс подготовки на последовательные шаги, каждый из которых предполагает выполнение некоторого объема работ в конкретные сроки. Затем составьте задания (перечень работ) к ним и назначьте ответственных за выполнение.

В рассматриваемом случае первым шагом организации акции по сплочению первокурсников будет подготовка аудитории к восприятию идеи: актуализация темы вызовет к ней интерес в студенческой среде. Для этого можно публиковать тематические информационные материалы на сайте сообщества , раздавать и расклеивать листовки, устраивать обсуждения в форуме. Следующие шаги предпринимаются для подготовки главной части акции – ее проведения. Здесь членам сообщества следует решить все организационные вопросы и контролировать их выполнение в указанные сроки:

- как (с учетом особенностей целевой аудитории) и когда будет объявлено о проведении акции (организация рекламной кампании);

- где и когда будет проводиться акция, какой ее регламент;

- кто будет ведущими, выступающими, что они представят, в какой последовательности (в соответствии со сценарием), до какого срока необходимо подготовить материалы;

- как, где и когда будет «добыто» ресурсное обеспечение.

Организаторы акции составляют график встреч, на которых обсуждают подготовленные материалы, решают плановые и ситуационные вопросы, проводят при необходимости репетиции.