Тема 2. Современное государственное регулирование в области делопроизводства. Унифицированные системы управленческой документации.

Понятие о документе. Свойства документа. Признаки документа. Функции документа. Классификация документа.

Терминология, используемая при работе с документами. Соотношение понятий «информация» и «документ». Значение информации в экономических, социальных и политических процессах, для принятия управленческих решений.

Эволюция понятия «документ». Определение документа в государственном стандарте.

Документы официальные (служебные), личные (персональные) и личного происхождения. Документы рукописные и изготовленные с помощью технических средств. «Электронное» документирование.

Понятие «функция документа». Полифункциональность документа и состав функций.

Информационная функция документа как основная его функция, являющаяся средством запечатления, организации и сохранения информации. Социальная функция. Коммуникативная функция документа как средство передачи информации во времени и пространстве. Культурная функция документа как способ закрепления и передачи культурной традиции.

Правовая функция документа. Особенности управленческой функции. Функция документа как исторического источника. Функция учета явлений, событий и фактов. Роль документа в управлении экономическими, социальными и производственными процессами. Функции документа в условиях компьютеризации управления, массового внедрения автоматизированных информационных технологий.

Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Материальные носители информации и их классификация. Свойства документа. Юридическая сила документа. Юридически значимые реквизиты. Оригинальность, подлинность и копийность документов. Юридическая сила копий и телефаксов. Нотариальные копии. Подлинные и подложные документы.

Классификация документов по различным признакам в зависимости от содержания, наименования, по степени унификации и др.

Понятие: «вид управленческого документа», его связь с функциями управления. Функции управленческого документа: управленческая; функция хранения сведений, достоверность которых заверена; научная; правовая; социальная; культурная; информационная; коммуникативная.

Классификация управленческих документов по содержанию (по видам деятельности): организационные, распорядительные, информационно-справочные.

Основные нормативные акты, регламентирующие документирование управленческой деятельности. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1995. ГОСТ Р.30-97.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, используемых в управлении.

Тема 3. Реквизиты документа. Схема расположения и характеристика реквизитов.

Определение понятие «нормативно-методическая база делопроизводства». Законодательные акты в сфере документации. Указы и распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие правовые нормы на федеральном уровне при работе с документами. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций. ГОСТы на документацию. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственная система документационного обеспечения управления.

Понятие: «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты, порядок их нанесения при составлении документа или работе с ним.

Правила оформления реквизитов. Угловое и продольное расположение реквизитов документа. Структура документа.

Описание и основные правила оформления реквизитов документа.

Общие требования к оформлению документов и бланков документов

Унификация и стандартизация документов. Формуляр современного управленческого документа. Реквизиты, регламентируемые ГОСТ Р 6.30-97 и Изменениями №1 к нему.

Бланки документов. Виды бланков и порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и центрованное). Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Требования к оформлению реквизитов. Порядок обозначения наименования организации – автора документа, справочные дынные об авторе. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса. Даты документа и порядок их оформления. Удостоверение документа – подпись, печать, утверждение, согласование. Отметки на документе. Требование к содержанию и оформлению резолюции.

Форматы бумажных документов. Требования к изготовлению документов.