- •Перечень вопросов для подготовки к зачету
- •Предмет, цели и задачи дисциплины и ее межпредметные связи с другими дисциплинами. История развития документационного обеспечения управления.
- •Роль информации в социально-экономических процессах.
- •Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие, их характеристика.
- •Основные способы документирования. Материальные носители информации.
- •Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам.
- •Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы.
- •"Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Гост 7.65-92"
- •Влияние научно – технического прогресса на документ и документирование. Федеральный закон «Об электронной подписи».
- •(Принят гд фс рф 25.03.2011) (действующая редакция) Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
- •Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
- •Общероссийские классификаторы (окуд, окпо, оконх, окун), их краткая характеристика.
- •Окпо - Общероссийский классификатор предприятий и организаций
- •Оконх - Общероссийский классификатор «Отрасли народного хозяйства»
- •Унификация и стандартизация документации.
- •Системы документации: понятие, признаки. Межотраслевые системы документации.
- •13. Унифицированная система документации. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др.
- •14. Государственные стандарты на унифицированные системы документации.
- •16. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)).
- •17. Состав, оформление реквизитов бланка.
- •18. Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном формате бумаги, размеры полей. Требования к изготовлению бланков
- •19. Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе. . Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца
- •20. Проектирование бланков документов организации. Требования к бланкам
- •21. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.
- •22.Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды( организационные , распорядительные и справочные)
- •Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов документов, выписок из них.
- •Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявление, их характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Требования к оформлению заявления
- •Технические требования к документу:
- •Договорно-правовая документация, документы по внешне-экономической деятельности, претензионно-исковая документация, их назначение, требования к оформлению.
- •Службы доу в организациях, значение, задача, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы сдоу. Документационное обеспечение управления
- •Задачи службы доу
- •I. Руководители:
- •II. Специалисты:
- •III. Технические исполнители:
- •Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учёта объёма документооборота.
- •Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.
- •Регистрация документов, определение, цели. Задачи, места регистрации различных категорий документов.
- •Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки.
- •Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
- •Традиционный способ отправки документов (почтой). Отправка документов с помощью телефона, факса.
- •Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды.
- •Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный.
- •Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждениях.
- •Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы.
- •Номенклатура дел. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки.
- •Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.
- •Порядок формирования дел.
- •Организация хранения исполненных документов.
- •Экспертиза ценности документов: понятие, назначение.
- •Принципы и критерии определения научной и практической ценности документов. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы.
- •Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.
- •Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов. Передача дел в архив организации
- •Требования к оформлению дел постоянного срока хранения и по личному составу. Порядок передачи дел в архив.
- •Архив: понятие, назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу.
- •Архивные фонды: документальный, государственный.
- •Компьютеризация документационного обеспечения управления на предприятии, значение, перспективы развития. Использование персональных компьютеров в организации работы с документами.
- •Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации.
- •Федеральный закон "об электронной подписи"
- •. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •Перечень реквизитов документов
- •I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности
- •Образец оформления протокола совещания
16. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)).
Виды бланков. Особенности создания.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2)Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.
Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора.Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.