- •Введение.
- •II. Функции офиса.
- •I. Офис и его структура.
- •II. Функции офиса:
- •Тема: Конструирование рабочего места сотрудника офиса.
- •II. Планировка рабочего места.
- •I. Оборудование рабочего места и пути его совершенствования.
- •Зависимость высоты стола от роста, рабочие позы и характер работы
- •II. Планировка рабочего места.
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •В сфере производства:
- •В области реализации продукции:
- •При проведении переговоров:
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •3. Перечень сведений, составляющих государственную тайну
- •4. Защита государственной тайны
- •II. Как развить свою память.
- •III. Овладение методом скорочтения.
- •I. Как организовать рабочий день.
- •II. Как развить свою память.
- •Основные принципы рационального восприятия информации.
- •III. Овладение методами скорочтения.
- •II. Требования к бланкам документов и правила их машинописного оформления.
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- •Перечень документов, на которые ставится печать:
- •II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
- •Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
- •II. Регистрация документов.
- •Журнал регистрация входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •III. Контроль исполнения документов.
- •IV. Систематизация документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
- •V. Формирование дел
- •VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тематика контрольных работ по курсу «Управление офисом».
- •Список литературы.
- •Вопросы к зачету
- •Офис и его структура.
- •Функции офиса.
V. Формирование дел
Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формирование дел должно осуществляться следующим основным требованиям:
оперативность обработки и поиска документов;
надежности документационного обслуживания;
сохранность документов.
Формирование дел должно отмечаться централизованно по месту регистраций документов (канцелярия, секретарь).
Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.
Кроме этого, канцелярия (секретарь) наблюдет за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов на них; за формированием переходящих дел; выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.
В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД (единая государственная система делопроизводства).
В дело не помещают следующие документы:
несоответствующие заголовку дела;
неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки);
подлежащие возврату;
черновики, варианты;
размноженные копии.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
По номинальному признаку. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.);
По предметно-вопросному признаку. При формировании документов дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.
Авторский признак – предполагает группировку в дела документов одного автора.
Корреспондентский признак – используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
По географическому признаку – объединятся в одном деле документы нескольких корреспондентов.
По хронологическому признаку – осуществляется группировка документов за какой-либо определенный период.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
Подлинники отделять от копий;
Годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, незакрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).
Каким дело может быть по объему?
В деле должно содержаться не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большом количестве документов из них формируют самостоятельно дела по хронологии или узким вопросам.
Приложения к документам, независимо от даты утверждения, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь:
подписи,
дату,
индекс,
копии – заверительную надпись,
отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения,
затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядителями документов являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.
Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказа.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.
Плановые отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления (например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году).
Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещание руководителя предприятия и др., номеруются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документ – запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основные содержания деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.