4.6. Консолидация данных

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel предусмотрено несколько способов консолидации данных:

• консолидация данных с помощью формул со ссылками;

• консолидация данных по расположению;

• консолидация данных по категориям.

Первый способ позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами. Для этого надо на итоговом листе создать (или скопировать) надписи для данных консолидации и в соответствующие ячейки ввести формулы, содержащие ссылки на консолидируемые исходные области листов, которые будут участвовать в консолидации. Например, =СУММ(Лист1!В3;Лист2!С3;Лист3!С5).

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Технология консолидации такова: указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных, вызвать команду: Данные  группа Работа с данными  Консолидация, в диалоговом окне Консолидация выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить и повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых участвуют в консолидации.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Технология этой консолидации совпадает с технологией консолидации данных по расположению, но в диалоговом окне Консолидация в группе Использовать в качестве имен следует установить параметры подписи верхней строки и/или значения левого столбца для указания расположения заголовков в исходных областях.

Установка параметра Создавать связи с исходными данными в диалогом окне Консолидация означает, что между исходными данными и результатами консолидации устанавливается динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных. Автоматическое обновление данных происходит, если исходные данные находятся в пределах одной книги. Если исходные данные расположены в других рабочих книгах, то их обновление будет выполняться командой: Данные  группа Подключение  Изменить связи. После установки связей нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять области-источники). Связи нельзя использовать, если исходная и итоговая области находятся на одном листе.

П ример 4.6. На рабочих листах с именами Январь, Февраль, Март приведены фамилии торговых агентов и количество сделок, которые они совершили в течение месяца (рис. 4.10). Подготовить сводку за первый квартал.

Лист Январь: Лист Февраль:

	А	В	С			А	В	С
1	Фамилия И.О.	Сделки	Объем		1	Фамилия И.О.	Объем	Сделки
2	Иванов И.И.	6	250		2	Сидоров И.Н.	200	5
3	Антонов А.В.	12	430		3	Иванов И.И.	220	8
4	Медведев К.Л.	7	180		4

Лист Март:

	А	В	С
1	Фамилия И.О.	Сделки	Объем
2	Иванов И.И.	12	200
3	Сидоров И.Н.	10	300
4	Антонов А.В.	8	150
5	Медведев К.Л.	6	220

Р ис. 4.10

В приведенном примере области-источники содержат однотипные данные, но в различных областях эти данные организованы по-разному, поэтому надо применить консолидацию по категориям.

Вставим новый лист, присвоим ему имя Квартал_1 и выделим на нем ячейку, которая будет служить левой верхней ячейкой для диапазона с результатами консолидации, например А2. Выберем команду: Данные  группа Работа с данными  Консолидация, в появившемся диалоговом окне Консолидация в поле Функция укажем Сумма, так как выбранные данные должны суммироваться, а в поле Ссылка укажем поочередно диапазоны для консолидации. Это можно выполнить следующим образом: щелкнем мышью в поле Ссылка, щелкнем по ярлычку листа Январь (в поле ввода появится Январь!), выделим диапазон А1:С4 (в поле ввода — Январь!$A$1:$C$4), щелкнем кнопку Добавить — адрес диапазона окажется в поле Список диапазонов. Аналогично добавим диапазоны Февраль!$A$1:$C$3 и Март!$A$1:$C$5. Список диапазонов консолидации сформирован.

В области Использовать в качестве имен установим флажки подписи верхней строки и значения левого столбца, потому что информация в таблице будет идентифицироваться по названиям строк и столбцов. Если бы таблицы по месяцам имели одинаковую структуру, но разные названия столбцов, например, на одном листе столбец назывался бы Сделки, а на другом — Количество сделок, но их расположение в таблице было бы одинаковым, тогда следовало снять флажок подписи верхней строки. Флажок Создавать связи с исходными данными устанавливать пока не будем. После щелчка по кнопке ОК на рабочем листе Квартал_1 появится консолидированная таблица (рис. 4.11).

	А	В	С
1
2		Сделки	Объем
3	Иванов И.И.	26	670
4	Сидоров И.Н.	15	500
5	Антонов А.В.	20	580
6	Медведев К.Л.	13	400

Рис. 4.11

Заголовок 1-го столбца Фамилия И.О. отсутствует, его надо ввести в ячейку А2, а в 1-ю строку можно ввести заголовок к консолидированной таблице.

При внесении изменений в один из диапазонов консолидации, например, в марте увеличить количество сделок, записанных за Ивановым, таблица на листе Квартал_1 не изменится, так как флажок Создавать связи с исходными данными не был установлен. При установке этого флажка в диалоговом окне Консолидация таблица изменится: столбец В будет пустым, столбцы Сделки и Объем переместятся в столбцы С и D, а слева появятся символы структуры. При раскрытии 2-го уровня структуры в столбце В появится имя текущей рабочей книги (можно консолидировать данные и из разных рабочих книг), а в столбцах С и D будет указано из каких исходных данных сложились итоговые данные. Если теперь изменить количество сделок на листе Март, то итоговые данные будут обновлены автоматически.