Департамент образования города москвы

ГБОУ СПО ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 39

Методические указания

к практической работе № 24

«MS Access – реляционная база данных. Создание базы данных.»

дисциплины «Информатика и ИКТ»

для групп первого курса СПО

технический профиль

Тема: MS Access – реляционная база данных. Создание базы данных.

Цель: изучение основных функций реляционной базы данных MS Access, приемов работы в MS Access, объектов базы данных, освоение и закрепление навыков и знаний по созданию базы данных, по вводу записей в таблицу базы данных, созданию Схемы связей

Основные понятия

Реляционная модель данных представляет собой совокупность таблиц с установленными между ними связями. Название «ре­ляционная» происходит от английского слова relation — отно­шение. Этот термин указывает, что модель отражает отношения составляющих ее частей.

Для обеспечения оперативности и качества поиска данных в базе необходимо автоматизировать этот процесс. Современные компью­терные технологии позволяют организовать хранение и обработку разнообразной информации на компьютере в электронном виде с помощью специаль­ных программных сред, которые называются системами управ­ления базами данных (СУБД). Работа с такими системами требу­ет навыков работы с компьютером и понимания основ теории разработки баз данных. Этот вариант является предпочтитель­ным для большинства пользователей и служит наиболее про­стым и доступным средством разработки баз данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных средств для создания баз данных с целью хранения и поиска необходимой информации. В настоящее время существует несколько видов СУБД. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access,  FoxPro, Paradox.

СУБД (система управления базами данных) MS Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы.

СУБД Microsoft Access входит в состав офисного программного продукта Microsoft Office. Работа в программной среде СУБД предполагает реализацию двух крупных этапов:

1. создание базы данных — на этом этапе создаются структуры таблиц, устанавливаются связи между ними, таблицы запол­няются данными;

2. управление базой данных — на этом этапе выполняются дей­ствия по созданию форм для ввода данных, решаются различ­ные задачи по поиску, отбору, преобразованию данных, а так­же созданию разнообразных видов выходной информации (отчетов).

! Каждая база данных СУБД Microsoft Access хранится на диске в виде файла с расши­рением accdb.

Объекты базы данных ms Access

Таблицы создаются пользователем для хранения данных об одной сущности – одном информационном объекте, модели данных, предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта. Таблиц в базе данных может быть несколько.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора (двумерная таблица). В режиме конструктора задается структура таблицы - Имена полей и Тип данных. Структура таблицы меняется при удалении любого поля. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам, ключ может состоять из од­ного или из нескольких полей. Ключевое поле - поле с уникальными записями.

Запросы предназначены для отбора и обработки базы данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запро­сы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

Схемы данных определяют с помощью, каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц.

! В диалоговом окне Схема данных устанавливаются связи между полями таблицы.

Формы предназначены для ввода взаимосвязанных данных и их просмотра, корректировки, добавления и удаления записей.

Форма представляет собой специальный формат экрана, и является основным средством создания  диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, соответствующем привычному для пользователя документу. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи.

Отчеты предназначены для форматирования выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями.

Страницы доступа к данным  являются диалоговыми Web – страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Формы, отчеты и страницы доступа к данным предназначены для просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов. Эти объекты приложений конструируются из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задании параметров, используемых ими при выполнении. Макросом это набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные опера­ции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications (VBA). Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.

Для автоматизации доступа к объектам и их взаимодействия используется  программный код. Только с помощью программного кода получается полноценное приложение пользователя, функции которого доступны через меню, панель инструментов и формы. Для создания программного кода используются модули на языке программирования Visual Basic for Application (VBA) и макросы.

Каждый объект и элемент управления имеет набор свойств. Определяя свойства, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами и процедурами на VBA, входящими в состав модулей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копиро­вать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

Два режима отображения объектов баз данных MS Access

! Все объекты баз данных MS Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора.

Режим конструктора в СУБД MS Access

Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактным.

Режим таблицы в СУБД MS Access

В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле.

Поле в таблице базы данных

Поле — это наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается как единое целое. Полем также называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Все поля таблицы относятся к одному объекту.