Департамент образования города москвы
ГБОУ СПО ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 39
Методические указания
к практической работе № 24
«MS Access – реляционная база данных. Создание базы данных.»
дисциплины «Информатика и ИКТ»
для групп первого курса СПО
технический профиль
Тема: MS Access – реляционная база данных. Создание базы данных.
Цель: изучение основных функций реляционной базы данных MS Access, приемов работы в MS Access, объектов базы данных, освоение и закрепление навыков и знаний по созданию базы данных, по вводу записей в таблицу базы данных, созданию Схемы связей
Основные понятия
Реляционная модель данных представляет собой совокупность таблиц с установленными между ними связями. Название «реляционная» происходит от английского слова relation — отношение. Этот термин указывает, что модель отражает отношения составляющих ее частей.
Для обеспечения оперативности и качества поиска данных в базе необходимо автоматизировать этот процесс. Современные компьютерные технологии позволяют организовать хранение и обработку разнообразной информации на компьютере в электронном виде с помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных (СУБД). Работа с такими системами требует навыков работы с компьютером и понимания основ теории разработки баз данных. Этот вариант является предпочтительным для большинства пользователей и служит наиболее простым и доступным средством разработки баз данных.
Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных средств для создания баз данных с целью хранения и поиска необходимой информации. В настоящее время существует несколько видов СУБД. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access, FoxPro, Paradox.
СУБД (система управления базами данных) MS Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы.
СУБД Microsoft Access входит в состав офисного программного продукта Microsoft Office. Работа в программной среде СУБД предполагает реализацию двух крупных этапов:
1. создание базы данных — на этом этапе создаются структуры таблиц, устанавливаются связи между ними, таблицы заполняются данными;
2. управление базой данных — на этом этапе выполняются действия по созданию форм для ввода данных, решаются различные задачи по поиску, отбору, преобразованию данных, а также созданию разнообразных видов выходной информации (отчетов).
! Каждая база данных СУБД Microsoft Access хранится на диске в виде файла с расширением accdb.
Объекты базы данных ms Access
Таблицы создаются пользователем для хранения данных об одной сущности – одном информационном объекте, модели данных, предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта. Таблиц в базе данных может быть несколько.
С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора (двумерная таблица). В режиме конструктора задается структура таблицы - Имена полей и Тип данных. Структура таблицы меняется при удалении любого поля. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам, ключ может состоять из одного или из нескольких полей. Ключевое поле - поле с уникальными записями.
Запросы предназначены для отбора и обработки базы данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.
Схемы данных определяют с помощью, каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц.
! В диалоговом окне Схема данных устанавливаются связи между полями таблицы.
Формы предназначены для ввода взаимосвязанных данных и их просмотра, корректировки, добавления и удаления записей.
Форма представляет собой специальный формат экрана, и является основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, соответствующем привычному для пользователя документу. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи.
Отчеты предназначены для форматирования выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями.
Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web – страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Формы, отчеты и страницы доступа к данным предназначены для просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов. Эти объекты приложений конструируются из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.
Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задании параметров, используемых ими при выполнении. Макросом это набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.
Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications (VBA). Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.
Для автоматизации доступа к объектам и их взаимодействия используется программный код. Только с помощью программного кода получается полноценное приложение пользователя, функции которого доступны через меню, панель инструментов и формы. Для создания программного кода используются модули на языке программирования Visual Basic for Application (VBA) и макросы.
Каждый объект и элемент управления имеет набор свойств. Определяя свойства, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами и процедурами на VBA, входящими в состав модулей.
Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.
Два режима отображения объектов баз данных MS Access
! Все объекты баз данных MS Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора.
Режим конструктора в СУБД MS Access
Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактным.
Режим таблицы в СУБД MS Access
В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле.
Поле в таблице базы данных
Поле — это наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается как единое целое. Полем также называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Все поля таблицы относятся к одному объекту.