Тема 5. Логистический процесс как объект системного анализа и управления (2 часа).
Теория циклов
Под теорией циклов понимается системная теория, исследующая закономерности и формирования структуры циклов в процессах «жизни» различного типа систем. Такое понимание теории циклов определяют ее метатеоретическую направленность и присутствие элементов с соответствующими интерпретациями в различных научных направлениях.
Понятие «цикл» отражает:
Законченность определенного процесса предполагаемым, планируемым результатом.
Диахронность развития, т. е. повторяемость определенных процессов развития.
Наличие передачи системогенетической информации, «памяти» системы от одного поколения результатов к другому.
Замкнутость, упорядоченность составных частей процесса, стадий.
Цикл есть повторяющийся законченный замкнутый процесс, переводящий цель, замысел, потребность в определенный результат, продукцию, предмет (объект) потребности. Цикл описывается кортежом:
,
Где П(Ц) – цель, замысел, потребность, требование, назначение;
{S} – множество фаз, стадий цикла;
Re – результат , продукция, предмет (объект) потребности;
Т – время цикла.
Первая компонента кортежа отражает определенную програмированность цикла, обусловленную системогенетической информацией от предыдущих систем и циклов, причинность протекающих процессов. Ориентированность на конечный результат цикла составляет содержание принципа целевого подхода к построению информационного представления циклов исследований и разработок.
Фаза цикла связана с определенным временным членением цикла, его стадийностью. Как правило, фазой цикла является цикл нижнего уровня Ц1, т. е. цикл подсистемы 1-го уровня. Оценка фазы как цикла связана с проверкой наличия таких признаков цикла, как конечность, завершенность, повторяемость. Цикл характеризуется повторяемостью за определенный промежуток времени взаимосвязанных стадий.
Время (длительность) цикла Т характеристика, определяющая временную масштабность цикла, которая одновременно определяет временную структуру, «временной спектр» процессов соответствующих систем-носителей, указанных циклов и соответственно их «временную инерцию». Временные закономерности функционирования систем (диахронные закономерности) называются хрономикой (от греч. «chronos» - время). В этом плане теория циклов исследует хрономику систем-носителей циклов и, таким образом, пересекается с хронометрией, реализуя и отражая идею цикличности и ритмичности времени.
Носитель цикла есть непосредственно та система, системообразующим фактором которой является продукция цикла.
Синхронизация
Смена эволюционного и бифуркационного этапов развития систем, их устойчивости и неустойчивости образует во времени динамические циклы. Каждая система имеет циклические процессы, обусловленные не только ее природой, но и средой. Причем внешние циклы более стабильны и устойчивы, а циклы внутреннего происхождения могут изменяться под их влиянием в результате синхронизации – свойства различных систем вырабатывать единый ритм совместного функционирования, несмотря на подчас крайне слабую взаимосвязь. В результате синхронизации системы начинают функционировать с одинаковыми, кратными или соизмеримыми скоростями.
Можно выделить два основных вида синхронизации. Взаимная (внутренняя) синхронизация происходит, когда определенные частотные соотношения устанавливаются в результате взаимодействия «равноправных» систем, а захват –внешняя синхронизация – имеет место тогда, когда одна из систем является настолько мощной, что навязывает свой ритм движения другим системам. Тенденция к установлению синхронизации является универсальной, подавить ее могут только сильные десинхронизирующие факторы. Как десинхронизирующие, так и синхронизирующие факторы действуют практически все время, но приобретают возможность реально и ощутимо повлиять на процесс синхронизации сразу после точки бифуркации, в которой десинхронизируются очень многие процессы, после чего на эволюционной стадии развития тенденции к синхронизации и взаимной адаптации других видов (синхронизацию можно рассматривать как разновидность адаптации) постепенно берут верх и усиливаются по мере отдаления от катастрофы.
Процесс синхронизации систем может привести их к когерентности, т. е. согласованному протеканию во времени характерных для них процессов. Когерентность приводит к тому, что складывается такое коллективное состояние, когда элемент находится не на каком-либо одном уровне, а на всех сразу.
Оценивая системно этапы логистического цикла, можно установить, что все они не только взаимосвязаны между собой, но и следуют один за другим. Системный подход к ряду этапов логистического цикла устанавливает не только связь этапов между собой, но и следование их один за другим в определенном порядке и сочетании.
Законы цикличности логистических систем
Известны следующие законы цикличности логистических систем:
Закон структуры определяет способ организации этапов логистического цикла. Так как виды связей этапов цикла существенны и необходимы (последовательность этапов, устойчивые требований к этапам, например экономические, к оформлению документации, приоритетность этапа исследования, где формируется тактико-техническое задание), то они имеют характер законов структуры логистического цикла.
Закон функционирования выражает взаимодействие этапов в системе логистического цикла. Например, материалы, выбираемые на этапе закупок, обусловливают методы их обработки на этапе производства, функционирования изделия.
Закон развития характеризует переход от одного порядка взаимоотношений на этапах логистического цикла к другому.
Итак, общим законом структуры логистического цикла является единство этапов, общим законом функционирования – положение об определяющей роли начальных этапов логистического цикла друг другу. Необходимость применения этих законов в своей совокупности характеризует тенденцию к оптимизации логистического цикла как единого целого.
Процесс управления носит циклический характер. Это означает, что он протекает непрерывно и представляет собой множество сменяющих друг друга логистических циклов. Каждый цикл начинается с определения цели логистического обслуживания и заканчивается ее достижением, затем на основе информации о достигнутых результатах, начинается новый цикл. Циклы могут отличаться по задачам, путям и средствам их решения, масштабу и продолжительности осуществления.
Представление о процессах
Термин «процесс» определяется как дающая данный результат общность входящих во все объекты, свойства и связи компонентов системы. Этот термин применяется также для определения текущего состояния системы. Системы могут быть идентифицированы с помощью их процессоров или процессов. Таким образом, то, что, прежде всего, должно быть выделено, если мы хотим специалиста по логистике без ясного понимания процесса. Процесс определяется как явление, изменяющееся с течением времени.
Специалист по логистике должен провести анализ «сырых» данных и их синтез в осмысленную структуру, объясняющую логистический процесс. Специалист по логистике является примером специалиста, который структурирует «сырые» данные. Расчленив изучаемую логистическую операцию на элементы, он запускает хронометр в момент начала цикла операции и отмечает на диаграмме момент завершения каждого элемента цикла. Его цель состоит в получении полного набора «сырых» данных, в состав которых входят:
Описание элементов (вербальное), которое указывает, что делает операционный работник на протяжении цикла. Число элементов зависит от детального изучения, продолжительности функционирования элемента и сложности. Присущей задаче операционного работника.
Время окончания функционирования каждого элемента цикла, которое показывает, сколько времени прошло от момента начала выполнения элемента. Чем больше число элементов и чем короче продолжительность функционирования элемента, тем больше моментов окончания будет получено. Определение оценок для элементов, имеющих наименьшую продолжительность функционирования, делает изучение яснее и точнее. Мероприятия, необходимые для исключения излишних элементов, выясняются по мере того, как описание процесса становится более подробным.
После сбора «сырых» данных, прежде всего, необходимо так расположить наблюдаемые элементы, чтобы они равномерно охватывали весь логистический цикл. Специалист по логистике должен учесть все моменты времени между началом и завершением изучаемого логистического процесса. Он должен отметить периоды времени, в которые не создается добавленная стоимость при протекании процесса. Затем он подбирает времена по циклам для получения единственной оценки для каждого элемента в каждом наблюдаемом цикле. Времена элементов затем используются для статистического анализа. Например, специалист по логистике мог заметить, что продолжительность функционирования некоторых элементов варьируется в пределах ±2%. Распределение частот других элементов может быть нормальным. А у третьих может оказаться расплывчатое распределение без заметной моды. Проведя статистический анализ, специалист по логистике сможет удовлетворить условию, чтобы все величины были распределены в пределах ±10%. Это приведет его к выводу, что он:
Должен заново изучить элементы цикла, чтобы точнее различать конец одной операции и начало следующей. Для этого он должен более точно определить моменты завершения работы элементов.
Должен произвести разбиение элементов точнее или, наоборот, грубее, чтобы исключить случайные переменные, искажающие части цикла.
Должен сделать больше наблюдений, чтобы удовлетворить требованиям статистических методов.
Должен произвести проверку большего числа операционных работников, чтобы определить обобщенный временной стандарт.
Не должен стремиться установить временной стандарт для данного заказа.
Должен изучить влияние потребностей потребителей, так как для различных заказов не может быть установлен один и тот же норматив времени.
Должен изменяться величину подачи материалов, скорости выполнения операций или глубины обработки, поскольку операция, которую он анализирует, может быть слишком быстрой (или слишком медленной) для данного заказа.
Изучение логистических систем может вестись в одном из двух направлений: либо в направлении анализа процесса, либо в направлении анализа конечного исхода процесса. При анализе процесса система может изучаться как определенное количество связанных между собой подсистем. Это детальное рассмотрение системы и представляет собой анализ процесса. При проведении такого анализа специалист по логистике определяет промежуточные выходы системы. Затем он исследует средства, с помощью которых они могут быть переведены в последовательно связанную совокупность процессов, пригодную для последующей обработки. При анализе процесса может быть много альтернатив или выборов, которые могут трактоваться как промежуточные решения.
Анализ конечного исхода обеспечивает макроскопическое рассмотрение логистической системы. При использовании такого подхода система рассматривается как целое. Специалист по логистике в этом случае акцентирует внимание на конечных результатах. При анализе, ориентированном на конечный исход, отсутствует определенное знание всех промежуточных выходов. Таким образом, в этом случае может и не быть средств, которые позволили бы установить основу для объединения всех процессов в функционировании всей системы.
Операционное описание определяет, как выполняется операция. Это позволить объяснить, каким образом функционируют системы при установленных функциональных ограничениях.
Интегрированным процессом называется такой, в котором все объекты подсистемы теряют свой независимый характер. В интегрированных системах объекты могут быть определены только в контексте подсистемы или системы, к которой они принадлежат.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов требует радикального и целостного переосмысления всех бизнес процессов, благодаря чему достигается кардинальное улучшение основных показателей деятельности предприятий. Реинжиниринг предусматривает замену устаревших методов управления на новые, более современные и на этой основе значительное улучшение основных показателей деятельности предприятий (повышение качества, снижение стоимости, повышение эффективности). При проведении реинжиниринга выявляются и переосмысливаются правила ведения бизнеса.
При реинжиниринге сначала определяется, что должно делать предприятие, а затем, как оно должно это делать. По своей сути системный реинжиниринг направлен не на усовершенствование и улучшение, а на создание новых способов выполнения работы. При этом делается упор на резкое увеличение показателей предприятия. При реинжиниринге применяется системный подход, охватывающий весь логистический процесс в целом. Реинжиниринг требует от менеджеров и специалистов применения индуктивного мышления. Индуктивное мышление означает, что сначала находится мощное нестандартное решение, а затем – подходящие проблемы, которые оно может эффективно преодолеть, тогда как дедуктивное мышление означает, что сначала определяются проблемы, а затем находятся решения.
Подведем итог. Основными целями реинжиниринга логистических бизнес-процессов являются:
Улучшение координации логистических операций в рамках одного бизнес-процесса, выполняемых разными подразделениями предприятия.
Ускорение бизнес-процессов и рост связанных с ним ключевых показателей бизнеса – рентабельности, доходности активов, чистой стоимости предприятия и т. п.
Повышение качества выполнения логистических услуг и снижение общих затрат на логистику.
Руководство предприятия не сможет добиться успеха при проведении реинжиниринга, если не будет вкладывать средства в этот процесс. Также успех реинжиниринга бизнес-процессов достигается при следующих условиях:
Участие руководства предприятия на всех этапах реинжиниринга.
Мотивация сотрудников предприятия при внедрении усовершенствованных бизнес-процессов.
Проведение реинжиниринга собственными силами с привлечением сторонних консультантов.
Комплексность выполняемых работ по реинжинирингу.