Правила, применяемые при описании бизнес-процессов

Правило 1. Названия работы нужно формулировать согласно следующей формуле:

Название работы = Действие + Объект, над которым действие осуществляется.

Например, если эта работа представляет собой действие по продаже продукции, то ее нужно назвать «Продажа продукции», а еще лучше конкретизировать, что это за продукция. В данном случае «продажа» — это действие, а «продукция» — объект, над которым действие по продаже производится.

Правило 2. При формулировании названия работы нужно стараться использовать лаконичную формулировку, что повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса.

Идеальным вариантом является случай, когда название работы формулируется при помощи 2–3 слов. В крайнем случае нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание, которое поместить в глоссарий.

При формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила. В данном случае второе правило используется без изменений, а первое правило выражается следующей формулой:

Название потока = Объект, предоставляющий поток + Статус объекта.

Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом: «Продукция отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «продукция» — это объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» — статус объекта.

Классический подход к описанию бизнес-процессов

При классическом подходе описания бизнес-процессов для построения схем бизнес-процессов верхнего уровня используется DFD формат описания, а для построения схем бизнес-процессов нижнего уровня может использоваться как DFD, так и WFD формат описания в зависимости от уровня и глобальности работы.

Если работа глобальна и ее невозможно представить в виде временной последовательности более мелких работ, то используют DFD-стандарт ее описания. В противном случае работу целесообразно описать посредством WFD – модели.

В случае необходимости, работы на схеме процесса верхнего уровня могут быть декомпозированы на схемы бизнес-процессов более низкого уровня и т.д. Декомпозиция бизнес-процесса должна продолжаться до тех пор, пока не будут достигнуты цели его описания. В подобных случаях удобно использовать понятие вложенного процесса или подпроцесса.

В итоге описание бизнес-процесса представляет собой иерархически упорядоченный набор DFD и WFD схем, в котором схемы верхнего уровня ссылаются на схемы нижнего уровня. При этом схемы DFD, используемые на более высоких уровнях декомпозируются или ссылаются на схемы DFD и WFD. Cхемы WFD, используемые на более низких уровнях декомпозируются или ссылаются только на схемы WFD

Декомпозиция бизнеса компании на бизнес-процессы

Отправной точкой для описания бизнес-процессов является перечень направлений бизнеса, которыми занимается компания. Пример: оптовая торговля, розничная торговля, обслуживание потребителей и т.д.

Каждый вид бизнеса, который ведет организация, ставит перед компанией ряд задач, которые должны решаться для достижения поставленных целей.

Бизнес-задачи порождают бизнес-процессы верхнего уровня.

Бизнес-процессы верхнего уровня разбиваются на бизнес-процессы более низкого уровня.

Требуемый уровень декомпозиции бизнес-процессов определяется задачей, стоящей перед сотрудником, производящим описание.

Прежде чем описать бизнес-процесс, необходимо четко сформулировать цель его описания: для чего нужно описывать процесс, и что нужно получить от описания процесса на выходе.

Принято подразделять бизнес-процессы на 3 группы:

1 группа – перечень основных бизнес – задач

2группа – бизнес-процессы, в которых задействованы несколько подразделений компании. В дальнейшем будем называть их бизнес-процессами верхнего уровня.

3 группа – бизнес-процессы, реализованные в пределах одного подразделения. В дальнейшем будем называть их бизнес-процессами нижнего уровня.