3. Визит качества как метод изучения состояния дел самой организацией

Директор и руководители основных функциональных подразделений предприятия формируют команду для проведения визита (Visiting Team), которая будет посещать такие функциональные подразделения, как разработка продукции (конструкторский отдел), сбыт и маркетинг, производство и т. д. (см. рис. 4.37).

Руководитель подразделения, управленческий персонал и несколько ведущих исполнителей представляют свои работы по совершенствованию

Так далее…

Рисунок 4.37 Формирование команды для проведения визита качества

4. Подготовка визита качества сотрудниками, принимающими визит

Визит качества занимает не слишком много времени. Для него нужно полдня или день. Так что выбор тематики и способа представления материалов крайне важен для успеха визита качества.

Цель визита качества:

- дать возможность руководству предприятия познакомится с конкретными деталями повседневной работы сотрудников, их опытом совершенствования и выдающимися достижениями (прорывом), способствующими созданию улучшенного процесса бизнеса;

- предоставить возможность непосредственного общения руководителя и сотрудникам, давать шанс последним напрямую объяснить руководству, что и как они пытаются улучшить в своей работе;

- предоставить шанс руководителям получить непосредственную обратную связь, поступающую из нескольких различных точек зрения, и использовать её в целях дальнейшего совершенствования.

Пример повестки дня визита качества

Утро: представление в кабинете для совещаний;

9.00 – 10.00: общие пояснения руководителя подразделения относительно функциональных обязанностей подразделения и результатов выполнения этих обязанностей. Следует остановиться на выборе приоритетов, согласующихся с приоритетами предприятия, и достигнутых результатах. Темы могут быть выбраны из области качества, затрат, поставок (количество и/или время), безопасности для здоровья работников и охраны окружающей среды, а также из области разработки продукции, услуг и процессов. Последовательность представления материалов должна следовать фазам цикла управления (PDCA – планируй, делай, проверяй, действуй). Короткие вопросы и ответы будут следовать за каждым пояснением;

10.00 – 12.00: представление некоторых работ по совершенствованию и прорывам, отобранных из приоритетных действий подразделения теми людьми, в обязанность которых входит выполнение этих работ. Представление должно сопровождаться фактическими материалами, продуктами этих работ и документами, что позволит визитёрам лучше понимать рассматриваемые вопросы. Представление также должно идти последовательными шагами цикла управления. Короткие вопросы и ответы могут следовать немедленно;

Полдень: визит на рабочее место;

13.00 – 14.30: посещение визитёрами на рабочего места (офис, производственное помещение и т. д.); объяснение делового процесса с точки зрения выполнения функциональных обязанностей, показ того, как работают люди, как они пытаются улучшать свои процессы и каких результатов достигают. При этом демонстрируются фактические результаты совершенствования, документы, пересмотренные стандарты и т. д. Сразу же могут последовать короткие вопросы и ответы;

14.30 – 15.00: возвращение в кабинет для совещаний;

15.00 – 16.00: получение обратной связи от визитёров в виде их комментариев к увиденному и предложений по дальнейшему совершенствованию.

Принимающее визит функциональное подразделение должно демонстрировать:

- общие результаты бизнеса подразделения, подкрепленные фактами и данными. Они могут касаться качества, затрат (прибыли), поставок (качества и времени);

- приоритетные действия подразделения, относящиеся к ежегодной стратегии, реализация которой входит в обязанности главы подразделения. Процесс, с помощью которого работники подразделения увязывают свои приоритеты с вышестоящим приоритетом предприятия;

- примеры приоритетных действий – улучшение и прорыв, - представляемые людьми, которым поручено предпринимать эти действия;

- описание процесса бизнеса по основному направлению деятельности подразделения и выполнения повседневных операций;

- работа людей по совершенствованию на их рабочих местах.

Последовательность представления материалов должна соответствовать фазам цикла управления (PDCA). Такое систематизированное объяснение позволит исключить ненужные вопросы и облегчит их понимание визитёрами.