Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Астраханский государственный технический университет»
Реферат
на тему:
«Формализация в организации»
по дисциплине:
«Организационное поведение»
Выполнила :ст-ка гр.ДФЭ-31
Адигезалова И.Ю.
Проверила: ст.преп., Киреева И.Е.
Астрахань
2012 г.
Содержание
Введение………………………………………………...…………..……………..3
Главные направления формализации …………………………………………...3
Формальная организация как система…………………………………………...4
Задачи формальной организации…………………………………………….…..6
Заключение…………………………………………………………………….….8
Список использованных источников……………………………………………9
Введение
Управление сложными объектами вообще и в частности организациями весьма затруднено. Чтобы преодолеть это затруднение, необходимо уменьшить, скажем так, сложность управляемого объекта. По отношению к социальным организациям больше других применяется такой способ преодоления их сложности, как формализация, являющаяся результатом сознательного планирования.
Главными направлениями формализации социальных организаций являются:
1. административно-правовое планирование, определяющее статус и компетенцию как всей организации, так и различных ее частей, правовое положение работника, способ подбора и расстановки кадров, средств контроля и т.п.;
2. экономическое планирование, определяющее плановые, стоимостные и другие показатели (финансовые средства, коммерческие связи, содержание и интенсивность труда и т.д.);
3. логико – системное планирование, определяющее рациональность и эффективность построения организации как системы, ее коммуникационные, операциональные возможности, информационные источники и процессы принятия решений и т.д.;
4. оперативно – управленческое планирование, определяющее методы воздействия на поведение организации и ее членов посредством текущих распоряжений;
5. социокультурное планирование, включающее принятые в данной среде нормы поведения и взаимоотношений;
6. психологическое планирование, отражающее в структуре организации особенность мышления ее создателей и управляющих (знание, ориентации, ценности, представления, стереотипы, традиции и т.д.);
Каждый из этих факторов вносит в организацию определенный элемент организованности, упорядоченности. Вместе взятые же они создают формализованную часть организаций, состоящую из:
а) функций, предписанных работнику (обязанностей, задач, полномочий);
б) регуляторов – нормативов служебного поведения, средств контроля, стимулов;
в) связей – иерархической системы должностей и функциональных зависимостей.
Формализация в данном случае выступает как система сознательно задаваемых образцов поведения и как особое качество организованности. Этим способом социальная организация строится как безличная структура.
Важным признаком рассматриваемого способа организованности служит договорное и документальное закрепление таких функций, регуляторов, связей в единой системе правовых, технологических, экономических и других норм.
В конечном счете формализация обеспечивает концентрацию организационной деятельности, устойчивость, стабильность функционирования организации, возможность прогнозировать функциональные процессы в организации, экономию организационных усилий и т.д.
Главным признаком формального в организациях является запрограммированность, предварительная определенность организационных норм и действий (А.И.Пригожин. Современная социология организаций М., 1995, с. 94.).
Существуют два пути формализации социальных систем:
первый – это легализация естественно – сложившегося состояния, основанная на осмыслении предшествующего опыта;
второй – это “конструирование социальной организации”. В этом, последнем, случае создание программы последующей деятельности предшествует формированию организации.
Индивид, в той или иной организации оказывается включенным в сложную сеть заданных ему отношений, представляющих собой официально установленную структуру статусов, программу деятельности и совокупность норм и правил, предписанных данной социальной организацией. “Такого рода систему отношений – пишет Пригожин А И., – в социологии управления принято называть формальной организацией” (с.96).
Формальная организация как система (или подсистема организационной системы) включает в себя в качестве основных такие элементы:
1. разделение труда (определяется специализацией) и вытекающие отсюда различие функций и должностей, иерархия, властные отношения;
2. систему коммуникаций, образующих каналы организационных связей;
3. различного рода регуляторы, нормирующие и планирующие деятельность данной социальной организации (нормы и образцы служебного поведения, программы деятельности, принципы и формы вознаграждения, стимулирования и принуждения).
Формальная организация в целом характеризуется следующими особенностями: первая – рациональность, основанная на целесообразности и вытекающая из принципа телеономии;
вторая – безличность, предполагающая абстрактных индивидов с их идеальными (а не реальными) отношениями;
третья – одномерность (формальная организация рассчитана исключительно на служебные отношения; здесь нет никаких целей, кроме функциональных).
Перечисленные особенности не являются тем не менее пороками, недостатками формальной организации. Скорее наоборот, это необходимые, притом важные стороны социального объекта, именуемого социальной организацией. Хотя, вместе с тем, эти стороны организации нельзя и абсолютизировать. Эффектом их абсолютизации является бюрократизм со всеми его негативными проявлениями.
В нормальном (то есть без крайностей, мирном) проявлении формальная организация выступает как бюрократия, понимаемая в веберовском смысле этого слова. Традиционно понятие “бюрократия” означает максимальную стандартизацию внутри организации с целью повышения эффективности организационного механизма и не несет в себе негативного момента (содержания).
Несколько слов о структуре самой формальной организации. Существуют различные типы структуры формальной организации (это касается главным образом крупных предприятий): линейная организация предприятия; функциональная организация; штабная организация. Для линейной организации характерна система вертикальной зависимости. Вторая (функциональная организация) – она характеризуется тем, что руководство распределяется между рядом лиц, специализирующих на определенных функциях. Третья (штабная организация) – предполагает наличие штаба советников, экспертов и т.д., структуру формальной организации обычно образует линейная организация. Вместе с тем, как показывает опыт, такие системы не всегда могут обеспечить организации достаточную эффективность ее деятельности. Поэтому в практике организации последних лет стала использоваться, так называемая, матричная структура. рамках отдельных первичных организационных подразделений могут иметь место следующие типы организации, если исходить из способа формальной связи ее членов: 1- “круг”, 2- “цепь”, 3- “звезда”
Теперь что касается задач формальной организации. В качестве основных среди них выступают:
1. Повышение эффективности организации в целом;
2. Предвидение, прогнозирование, планирование;
3. Всеобщая координация индивидов, образующих организацию как единый организм для получения организационного эффекта (организационный императив).
Однако, по мнению А.И. Пригожина, основная задача или функция формальной организации заключается в соединении людей со средствами и целями общественного труда. Речь идет, по сути, о соединении целей – заданий и целей – ориентаций. Таким образом, можно считать, что формальная организация – это основной определяющий способ организованности в социальных организациях. “Классические” представления о формальной организации, сформулированные в духе Файоля-Урвика, нашли свое выражение в теории бюрократии М Вебера. Здесь формальная организация предстает как совершенная система разделения труда и предельной стандартизации деятельности что, как считал Вебер, является верным залогом ее эффективности. Бюрократия, считает он, содержит в себе лучшие черты деловой активности: точность, скорость, недвусмысленность, знание правил, целостность, ответственность, единство, строгая субординация, ослабление трений, снижение материальных и людских затрат. И все же – формальная организация, как показывает практика, опыт не так совершенна, чтобы ее идеализировать, чтобы целиком и полностью полагаться на нее, упуская из виду и то, что она обладает рамками своего применения, и что она ограничена в своих возможностях. Тем более, что именно в ней самой коренятся причины ее недостаточной эффективности за известными пределами и в определенных условиях.
Ограниченность формальной организации заключается: во-первых, в объективных границах самой формализации организационного порядка; во-вторых в существовании познавательных границ в формализации (это последнее можно интерпретировать как гносеологическую ограниченность формальной организации). По поводу первого: бюрократия в качестве своих последствий имеет то, что нельзя увидеть (и предположить) непосредственно. Р. Мертон называет три типа таких последствий (то есть непреднамеренных, непланируемых последствий). Поскольку, как известно, он функционалист, – он формулирует эти типы последствий в терминах функционализма: (1) функциональные; (2) дисфункциональные; (3) нефункциональные (безразличные для данной системы) последствия.
Причем речь идет здесь не о тех последствиях, которые вызваны внешними факторами, а о последствиях имеющих внутренние причины
Господство правил, характерное для организации, а они есть, пожалуй главный элемент формальной организации, сокращает объем персонализированных отношений. Правила все больше и больше овладевают членами организации. И тогда они, эти правила, предназначенные для достижения определенных целей, сами становятся целью (начинают довлеть, доминировать над целями организации), то есть средства становятся целью. А это уже – девиация, отклонение от нормы (ненормальное положение), называемое в США ритуализмом (Мертон) а у нас, в России – бюрократизмом. За правилами не видно целей – заданий. Каждый член организации, каждое подразделение, отдел – стремятся соблюсти правила, забывая о цели организации как таковой (в целом). И как следствие – несовпадение предполагаемого результата деятельности с тем, что получено, достигнуто реально.