Вопрос 18. Ms Access: технология загрузки, просмотра и корректировки данных с использованием форм. Разработка многотабличных форм.

Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены связи, предполагает упо­рядочение загрузки взаимосвязанных таблиц с целью обеспечения пользователя удобным интерфейсом. Такая технология мо­жет строиться на использовании соответствующих экранных форм ввода/вывода, обеспечивающих корректный ввод взаимосвязан­ных данных.

Требования к последовательности загрузки таблиц базы дан­ных определяются схемой данных и формулируются следующим образом:

• независимо могут загружаться таблицы, которые не подчине­ны каким-либо другим таблицам;

• таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после их загрузки;

• в базу данных сначала загружаются с соответствующих доку­ментов справочные данные, а затем учетные.

В соответствии с этими требованиями можно рекомендовать следующий порядок загрузки целостной базы данных:

1. Определить документы для загрузки таблиц БД.

2. Определить таблицы в БД, предназначенные для загрузки каждого документа-источника.

3. Определить последовательность этапов загрузки таблиц.

4. Определить подсхему данных (фрагмент схемы данных) для каждого этапа загрузки БД, в которую могут входить:

• таблица, являющаяся объектом загрузки;

• таблица, связанная с таблицей, являющейся объектом за­грузки;

• таблица, главная относительно загружаемой.

5. Определить общую структуру экранной формы, т. е. ее макет, согласованный со структурой входного документа и подсхемой данных.

6. Определить состав размещаемых данных для каждой из час­тей составной формы.

7. Ввести ключевые поля основной части таблицы — источника данных в основную часть формы.

8. Предусмотреть в подчиненной форме поля для ключевых полей таблицы — источника данных, которых нет в основной части.

После выполнения перечисленных пунктов загрузки осуществ­ляется конструирование экранной формы средствами Access

Разработка многотабличных форм.

Многотабличная форма создается на основе нескольких взаи­мосвязанных таблиц и может состоять из одной формы или из основной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчинен­ная форма может быть построена на основе как подчиненной, так и главной таблиц.

Многотабличная форма может быть создана в режиме конст­руктора или с помощью мастера форм.

Способы создания многотабличной формы с помо­щью мастера.

1. Явное включение подчиненной формы. Подчиненная форма стро­ится только на основе подчиненной таблицы по отношению к таблице, на основе которой построена основная часть формы.

2. Вызов связанной формы по кнопке. Созданные мастером свя­занные подчиненные формы могут не включаться непосредствен­но в основную форму, а вызываться при необходимости вклю­ченной в нее кнопкой.

3. Без использования подчиненных и связанных форм. Такая много­табличная форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или не­скольких главных таблиц.

4. На основе запроса. Для запроса, в котором записи уже созда­ны за счет объединения полей связанных записей главной и каж­дой из подчиненной таблиц, мастер строит форму так же, как если бы ему были заданы исходные таблицы.

Выбор необходимых таблиц и полей производится в следующем порядке:

• в окне базы данных выбрать закладку Форма и нажать клави­шу [Создать];

• в окне Новая форма выбрать режим создания Мастер форм, а в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос;

• в первом открывшемся диалоговом окне Создание форм пос­ледовательно выбрать таблицы и из них поля, включаемые в фор­му, после чего нажать кнопку [Далее];

• во втором открывшемся диалоговом окне Создание форм выбрать вариант создания многотабличной формы, для чего в рамке выберите вид представления данных выделить табли­цу, которая является источником основной части формы.

1. Если таблица - источник основной части формы - является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то в окне Создание форм выбирают один из двух возмож­ных типов подключения подчиненной формы:

• для непосредственного включения — Подчиненные формы;

• для включения кнопки, вызывающей связанную форму, — Связанные формы.

Далее можно выбрать вид подчиненной или связанной формы Ленточный или Табличный.

2. Если таблица - источник основной части формы - является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет вклю­чать в себя подчиненную форму. Но она будет содержать поля из главной таблицы. При этом в окне Создание форм автоматиче­ски установится тип формы Одиночная форма. Далее вы­бирают вид формы: В один столбец. Ленточный или Табличный.

В следующем диалоговом окне Создание форм выбирается стиль оформления, который опреде­ляет отображение надписей и значений полей в форме.

В последнем диалоговом окне Создание форм завершается со­здание формы мастером, т.е. можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия: Открытие формы для про­смотра или ввода данных либо Изменение макета формы.

Используя технику редактирования формы, можно перемешать поля, менять их свойства, в том числе шрифт и его размеры, подпись поля, текст в заголовке формы основной части.