3.4. Планирование ресурсов и создание назначений

После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами (сделать назначения).

При этом необходимо выполнить:

• Составить список людей и оборудования

• Определить рабочее время ресурсов

  • Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки

  • Персональное время работы

• Определить назначения

  • Настройка параметров

  • Создание назначений

  • Определить тип задач

  • Фиксированный объем работ

  • Настроить календарь задачи

  • Определить свойства назначения

• Определить состав ресурсов во время создания назначений

3.5. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

Здесь осуществляется определение стоимости проекта с помощью нескольких наиболее распространенных методик. Затем проводится анализ плана проекта, т.е. анализ загрузки ресурсов.

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов, то есть равномерное распределение работы между ресурсами, — одна из наиболее сложных операций, осуществляемых при составлении проекта в MS Project. При этом можно использовать возможности автоматизации MS Project для распределения загрузки ресурсов или распределять ее вручную в тех случаях, когда автоматизированные средства не справляются с задачей.

4. Отслеживание

4.1. Отслеживание проекта

После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ. Руководитель проекта должен внимательно следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач.

Здесь осуществляется подготовка проекта к отслеживанию, используются базовые и промежуточные планы проекта. Можно использовать разные инструменты пользовать для быстрого ввода фактической информации о ходе выполнения работ, применять разные по точности и скорости методы отслеживания проекта и настройки, влияющие на поведение программы при вводе фактических данных.

4.2. Анализ хода работ

Во время отслеживания проекта руководителю нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки. Для этого мало собирать фактические данные о ходе работ - нужно еще и правильно их анализировать.

MS Project предлагает разные инструменты для применения методики анализа хода проектных работ. Самое интересное в этой методике и инструментах то, что с их помощью можно понять перспективы проекта и принять меры для достижения нужных результатов и избежания неблагоприятного развития событий.

3. Подготовка отчетов

После того как проект начал выполняться, руководитель должен с определенной частотой предоставлять руководству и заказчику отчеты о ходе проекта. MS Project содержит набор готовых отчетов, которые можно использовать в этих случаях, и предлагает возможности по созданию собственных отчетов.

Отчеты удобно использовать и самому руководителю проекта, поскольку с помощью некоторых из них можно получить данные, которые невозможно просмотреть в представлениях. Например, с помощью одного из отчетов мы. можете получить таблицу с описанием календаря проекта и всеми днями с особым режимом работы.

Перечислим типы запросов MS Project:

• Статистика проекта (самый простой статистический отчет),

• Стандартные отчеты

  • Обзорные отчеты

  • Отчеты о текущей деятельности

  • Отчеты о затратах

  • Отчеты о назначениях

  • Отчеты по загрузке

• Новые отчеты (пользовательские)

  • Отчет о задачах

  • Отчет о ресурсах

  • Отчет по месячному календарю

  • Перекрестный отчет