Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной.

Бланки документов разрабатываются на основе: продольного и углового расположения реквизитов

В водной части акта: 1) Основание для составления акта( указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта, плановое задание). 2) Состав комиссии (указывается наименование должности, Ф.И.О. председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, Ф.И.О. членов комиссии.)

В констатирующей части акта: 1).Излагаются цели и задачи актирования, 2) Описание и характер проделанной работы, 3) Фиксируются установленные факты.

В состав реквизита "Гриф согласования" (25 реквизит) входят следующие элементы: 1) Слова «Согласовано»;2)Наименование должности лица, с которым согласовывается документ;3) Личной подписи; 4)Ее расшифровки

5) даты.

В состав реквизита "Подпись" (23 реквизит) входят: 1) Наименование должности лица, подписавшего документ; 2) Личная подпись;

3) Расшифровка подписи (фамилия, инициалы)

Вводная часть протокола содержит: 1) Постоянную информацию (слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») 2) Переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указывают должности присутствующих, а также должности и фамилии приглашенных. Вводная часть заканчивается повесткой дня.

Возможности системы Дело: 1) Регистрация документов; 2) Контроль исполнения; 3) Электронный обмен док-ми между сотрудниками и другими организациями; 4) Групповая работа с документами (создание, согласование, утверждение); 5) Маршрутизация документов; 6) Поиск по учетным реквизитам и тексту документов. 7) Защита информации (Разделение прав доступа к данным и функциям системы, резервное копирование, поддержка ЭЦП и шифрования); 8) Протоколирование работы пользователей; 9) Масштабируемость; 10)Интеграция и взаимодействие с другими системами.

Возможностями К+ являются: 1) Карточка поиска; 2) Справочная информация; 3) Новости и обзоры; 4) Папки; 5) Закладки; 6) История; 7) Обзоры.

Все реквизиты можно разделить:

На постоянные и переменные.

Выбор группы документов производится: из списка, перечня групп (номенклатуры) документов.

Государственный герб Республики Беларусь помещается: 1)Над названием организации.

Гриф утверждения акта проставляется: в правом верхнем углу первого листа документа.

Дата протокола должна соответствовать дате: проведения мероприятия.

Делопроизводство – Особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами. (Это совокупность работ по документированию деятельности предприятия и организации документооборота.)

Документ содержит характеристики: Тематика; Вид, название, текст, номер документа; принявший орган, дата.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование – процесс подготовки и создание документов.

Документ – материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи её во времени и пространстве.

Документ можно разделить на следующие части: заголовочную (вводную) и основную.

Для создания новой регистрационной карточки необходимо: 1) «Создать» в меню файл, или по пиктограмме.

Документы на предприятии классифицируются:

1) По способу фиксации информации;

2) По видам документов; 3) По степени сложности; 4) По месту составления; 5) По срокам исполнения; 6. По происхождению;7) По степени доступности;.8) По юридической силе; 9) По назначению;

10) По функциональным признакам.

Документы, в которых закрепляются право издания документов, их подписание, утверждение, согласование: 1. Устав организации;2. Положение о структурных подразделениях;3. Должностные инструкции

Для оформления деловых документов используются форматы: А3;А4;А5.

Для уничтожения документов с грифом "КТ"составляется: акт, утверждаемый руководителем, создается экспертная комиссия.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя

Для поиска документа используется вкладка: карточка поиска.

Для прикрепления файла документа к регистрационной карточке необходимо: нажать кнопку «новый файл» в разделе «Файлы», открыть папку выбрать нужный файл

Документ автоматически становится контролируемым: при установке плановой даты

Для исполнения резолюции необходимо: назначить исполнителя.

Заголовок к тексту (19 реквизит) печатают: Прописными буквами кроме заглавной.

Закладки в документе применяются для:

1. быстрого поиска нужного фрагмент в тексте документа. 2. при работе с документами большого объема.

Заполнить поле нормативного акта, используя Словарь можно: 1) Заполнить поле «Фильтр»; 2) С помощью прокрутки; 3) Набрать вручную; 4) по первым буквам слова.

Изложение основной части протокола полной формы строится по схеме:1. Слушали:2. Выступили:

3. Постановили (Решили):

Исходящие документы подписываются: руководителем.

Исходящий номер поступивших документов формируется: вручную.

К документам информационно-справочного характера относятся: 1)Оферта; 2) Рекламация; 3. Договор (контракт); 4) Трудовая книжка работника: сведения о работе, повышении квалификации, о пенсии; 5) Акт; 6) Протокол; 7) Письма; 8) Объяснительная записка; 9) Докладная записка; 10) Справки; 11) Телеграммы; 12) Телефонограммы.

К документам организационного характера относятся: 1) Устав предприятия;

2) Учредительный договор; 3) Структура и штатная численность аппарата управления предприятия; 4) Штатное расписание; 5) Правила внутреннего трудового распорядка; 6) Положение о структурных подразделениях предприятия; 7) Должностные инструкции работников.

К распорядительным документам относятся: 1) Приказ; 2) Распоряжение; 3) Указание;

4) Инструкция.

К какому виду документов по содержанию относятся справки: к документам информационно-справочного характера.

Кабинет - это: аналог рабочего стола, где в папках разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника.

Какие реквизиты придают документу юридическую силу: подпись; дата; автор документа; регистрационный номер; гриф «Утверждения»; гриф «согласования»;

Какие справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие организации, в обязательном порядке заверяются печатью: личные справки.

Кем проставляется дата приказа: проставляется лицом, подписавшим его.

Кем устанавливаются права пользователя в системе: Администратором.

Кому разрешено заполнение фактической даты исполнения резолюции: Пользователю который имеет на это право.

Контрольные резолюции в регистрационной карточке отмечаются: Красной буквой «К».

Копии бывают трёх видов: отпуск, выписка, дубликат.

Логические условия при работе с полями Дата задаются: позже; раньше; диапазон.

Любой документ состоит из ряда элементов оформления, которые называются: Реквизитами.

Над текстом документа можно производить следующие операции: 1) На печать; 2) Поставить закладку; 3) Поместить в папку; 4) Переслать в word; 5) Передать в буфер обмена; 6) Считать из буфера обмена;

Название вида документа печатают: прописными буквами с 0 табулятором слева.

Найти документы последнего пополнения можно: 1) Стартовое окно; 2) Кладка «Обзоры»;