1.2 Планирование и управление

Планирование – это процесс принятия решений.

В переходный период речь идет о планировании в условиях рынка. По срокам действия планы делятся на долгосрочные (стратегические), среднесрочные (тактические), краткосрочные и оперативные. Обычно планы составляются от будущего к настоящему, поэтому те из них, которые рассчитаны на более короткий срок, становятся составляющей частью перспективных и конкретизируют их.

Для любой организации главным является стратегический план, отражающий основные направления ее деятельности и служащий ориентиром для создания совокупности специальных программ со сроком исполнения до 5 лет.

Среднесрочные планы (сроком до одного году) конкретизируют стратегические. В основе их составления лежат не абстрактные цели, а реальная ситуация: рыночная конъюнктура, хозяйственные договоры, финансовые риски; детализируются частные стратегии фирмы, инвестиции, разработка новых туристских продуктов, создание рекламы; использование материальных, трудовых, финансовых ресурсов; сбыт продукта, стратегия в области кадров.

Краткосрочные планы составляются на срок от нескольких недель до одного месяца. Они предназначаются для регулирования текущего использования ресурсов.

Оперативные планы определяют каждодневную загрузку людских и материальных ресурсов. С повышением гибкости производства, быстрой сменой ассортимента продукта их назначение растет.

Существует также планирование материальных ресурсов, оборудования, кадров, издержек производства, финансовое планирование.

Каждая туристская организация имеет свои цели, задачи, структуру. Например, Московское городское экскурсионное бюро, крупный туроператор по изготовлению туристско-экскурсионного продукта, имеет три уровня: институциональный, управленческий и технический; существует горизонтальная и вертикальная системы управления. Каждый уровень имеет свои конкретные функции управления, свою стратегию.

Одним из звеньев работы туристско-экскурсионной организации является экскурсионно-методический отдел, деятельность которого представляет собой комплекс постоянно проводимых мероприятий, направленных на выполнение конкретных задач: разработку новых экскурсий, обеспечение их глубоким содержанием, совершенствование методики и техники их проведения, подготовку экскурсионных кадров.

Структура экскурсионно-методического отдела состоит из самого отдела в составе старшего методиста (менеджера), методистов, методических секций экскурсоводов и общественного совещательного органа – методического совета и методического кабинета.

Каждое подразделение имеет определенные функции и задачи. Успех заключается в слаженности работы всех звеньев, их взаимодействии между собой.

Работа строится с учетом нормативного и стратегического планирования туристско-экскурсионной организации на основе годового плана. Формы работы отдела различны: семинары, лекции, конференции, учебные и показательные экскурсии, занятия методических секций экскурсоводов, заседания методического совета, обмен опытом. Руководит работой отдела старший методист (менеджер).

Методисты отдела разрабатывают методическую документацию, занимаются подготовкой и повышением квалификации экскурсоводов, обобщают и распространяют опыт лучших работников, осуществляют контроль за работой экскурсоводов, работают в составе методического совета, руководят работой методического совета.

В состав отдела могут входить и агенты, занимающиеся реализацией туристского продукта.

Важную роль в работе отдела играют экскурсоводы, реализующие туристско-экскурсионный продукт, качество которого во многом зависит не только от качества методической документации (методической разработки, контрольного и индивидуального текстов, "портфеля экскурсовода"), но от профессиональных и личных качеств самого экскурсовода.

Работа экскурсовода состоит из нескольких частей. Первая – проведение экскурсии и путевой экскурсионной информации. Вторая – самостоятельная подготовка к экскурсиям и повышение квалификации. Третья – работа в методической секции экскурсоводов, участие в разработке новых экскурсионных тем, переработке уже действующих; повышение квалификации в рамках экскурсионно-методического отдела.

Права и обязанности работников отдела определяются должностной инструкцией.

Основным организационным звеном в работе экскурсоводов является методическая секция, которая создается по тематическому принципу (историческая, искусствоведческая, литературная). Если число экскурсоводов невелико, то создается одна секция (краеведческая).

Работа секции строится согласно годовому плану и включает основные направления деятельности (разработку новых тем экскурсий, совершенствование содержания экскурсий, обновление и дополнение материалов "портфеля экскурсовода").

Содействует повышению теоретического уровня экскурсий, совершенствованию методической работы – методический совет, который является общественным совещательным органом. Он принимает участие в подготовке и проведения конференций, семинаров, совещаний, вносит предложения с целью улучшения качества подготовки прохождения туристско-экскурсионного продукта, рецензирует тексты экскурсий.

Справочно-консультативную помощь в деятельности экскурсионно-методического отдела оказывает методический кабинет, который является местом хранения методической документации, справочный и рекламных материалов.

Работа методического кабинета осуществляется по перспективным и годовым планам, являющимся составной частью плана экскурсионно-методической работы туристско-экскурсионной организации и строится на основе широкого привлечения актива.

Руководство осуществляет из методистов отдела.