Вопрос 5. Создание связей между таблицами бд. Работа с командой Схема данных.

Необходимо установить связь между таблицами, которая будет автоматически поддерживаться при работе с другими объектами БД. – с формами, запросами, отчетами, определить условия целостности данных для этих таблиц. Создание связи выполняется с помощью команды: работа с БД – схема данных. Появится диалоговое окно, в котором необходимо определить имена таблицы, которые нужно связь между собой.

Для того что бы установить связь необходимо установит курсор в поле главной таблицы и перетащить указатель мыши на связывающее поле главной таблицы. В качестве главной таблицы используется таблица которая однозначно характеризует экономический смысл объекта. К ним относят таблицы «классификатор товаров», «список товаров», «список поставщиков». К подчиненным таблицам – которые содержат оперативную информацию. Тип создаваемой связи зависит от полей, указанных при определении связи. Типы связи: 1) один к одному создается если оба связанных поля являются ключевыми, и каждому значению первичного ключа главной таблицы соответствует одно значение в подчиненной таблицы. 2) один ко многим создается когда одно из полей является ключевым, и значению первичного ключа соответствует несколько значений в подчиненной таблице. 3) многие ко многим создается через 3 таблицу и представляет собой две связи с отношением один ко многим через 3 таблицу. Если связь не установлена, то в поле «тип отношения» появляется в сообщении «неопределенно», это значит, что где то неопределенны ключевые поля.

Тема 11.Технология работы с таблицами бд в информац системах

1)Ввод и редактир-е данных в табл БД Заполнение табл БД вып-ся в режиме таблица,то есть необ-мо в режиме табл выбрать нужную табл и щелкнуть по кнопке ОТКРЫТЬ .Запол-е табл начинается с главных таблиц, затем переходят к запол-ю подчиненных таблиц информацией. Таблица БД запл-ся построчно.После ввода записи нажать enter лдя перехода к новой записи. Если после нажатия на клавишу enter появляется сообщ-е об ошибке и не происходит переход к след строке, то обычно ошибка связана с заполнением поля первич ключа, либо повторное знач-е первичного ключа.

После окончания ввода данных в табл, табл необх-мо закрыть при этом все изменения автоматич сохр-ся.

Редактирование табл

Изменение и форматиров-е данных в табл также выпол-ся в режиме таблица. В этом режиме можно отредактир-ть записи табл, добавить,удалить,изменить записи,изменить ширину столбцов, тип шрифта ,цвет итд.Для удаления записи (главная-удалить)

Печать табл,чтобы вып-ть необходимо открыть табл в режиме таблица-предварит.просмотр-печать

Изменение структуры табл

Изменение стр-ры табл в режиме конструктор табл. Для этого выбрать табл и открыть табл в режиме табл.В этом режиме можно изменять названия полей,добавлять новые поля.Можон удалить ненужные поля,изменить порядок следования полей,изменить ключевые поля

2)Способы сортировки записей в табл БД

Для сортировки записей БД ,необходимо открыть табл в режиме таблица ,установить курсор в поле, по значению которого необх-мо вып-ть сортировку и выполнить сортировку одним из способов:

1)Главная-сортировка и фильтр-по возрастанию

2)главная-сортировка и фильтр-по убыванию

Для сортировки записи в табл по значению нескольких полей, необх-мо выделить соответствующ столбцы в табл и выполнить команду сортировка.Сложным и старшим полем является поле, расположенное слева.

Отменить сортировку:Главная-сортировка и фильтр-команда очистить всю сортировку

3. Виды фильтрации записей в таблицах БД.

Фильтр - способ отбора записей из БД по определенному условию. В СУБД Ас. фильтры можно применять к таблицам БД, к запросам, к формам. В Ас. применяют неск-ко видов фильтрации: 1. По выделенному; 2. Обычный; 3. Расширенный. По выделенному: необходимо открыть табл в режиме «табл» - установить курсор в нужном поле – выделить значение в этом поле – ком. Главная – Сортировка и фильтр – Выделение – Равно. В результате на экране отобразятся записи, совпадающие с выделенным значением. Если выполнить ком. Выделение – Не равно, то данные не будут содержать выделенного значения. Для отмены действия фильтра применяют ком. Главная – Сортировка и фильтр – Снять фильтр. Обычный вид фильтрации: при его использовании на экране отображается пустая табл. Выполн-ся при помощи ком. Главная – Сортировка и фильтр – Изменить фильтр. В каждом поле с помощью раскрывающегося списка необх определить критерии отбора записей, при этом можно использовать логические операторы. После отбора критериев необх щелкнуть по кн-ке «Применить фильтр». Расширенный фильтр: ком. Главная – Сортировка и фильтр – Расширенный фильтр. В результате открывается окно, в верх части которого выделен список полей активной табл, а в нижн части окна – бланк фильтра, который применяют для формирования условий фильтрации. Из списка полей табл перетаскивают поля в бланк фильтра и щелкают по кн-ке «Применить фильтр».

4. Форма – средство доступа к информ в БД. Назнач и виды форм. Способы создания форм.

Форма – объект БД, который использ-ся для удобства ввода информ. Форма представляет собой электрон-ый бланк документа, в котором имеются поля для ввода данных. Также форма позволяет просматривать и редактировать данные в табл. Преимущ-ва форм в отображении данных по сравнению с отображением данных в режиме «табл»: 1. Формы имеют максим сходство с бумажными документами. 2. Формы могут содержать поля из нескольких таблиц. 3. Формы могут иметь специальные поля (например поля со списком для быстрого ввода информ). 4. Формы могут иметь вычисляемые поля. 5. Формы могут быть разбиты на несколько страниц.

Способы создания форм и виды форм: 1. ком. Создание – Формы – Форма (это форма для ввода данных по одной записи); 2. ком. Создание – Формы – Разделенная форма (применяется для создания разделенной формы, в нижн части которой отображается табл., а в верх – форма для ввода данных); 3. ком. Создание – Формы – Несколько элементов (примен-ся для создания формы, в которой записи отображаются в виде табл, при этом каждая запись занимает отдельную строку); 4. ком. Создание – Формы – Конструктор формы (позволяют создавать новую пустую форму в режиме Конструктора); 5. ком. Создание – Формы – Другие формы – Мастер форм (позволяют создать формы по шагам).

5. Работа с формой в режиме Конструктора форм.

Работа с формами может происходить в 3-ёх основных режимах: 1. в реж Формы; 2. в реж Конструктора; 3. в реж Макета. В режиме Формы можно осуществить добавление, удаление, редактирование записей в табл или запросах. По умолч открывается именно этот режим. Режим Конструктора применяют для разработки форм, модификации и изменения структуры формы. В данном режиме можно изменять внешн вид формы. Режим Макета используют для добавления, удаления, редактирования записей, но в этом режиме нельзя выполнять форматирование элементов управл. Для выбора режима необх применить ком. Главная – Режим – форма/конструктор/макет.

Режим конструктора форм. Содержит следующие разделы: 1. Заголовок формы – определяет верх часть формы. Обычно в области загол-ка формы размещают текст, раздел заголовка присутствует только на 1 стр. многостранич документа. 2. Область данных – определяет основ часть формы. В ней отображаются данные из источников табл. или запросов. Обл данных печатается на каждой стр многостранич документа. 3. Раздел верхнего и нижнего колонтитула – дополнит-ый раздел, вызывается контекстным меню. Размер колонтитула определяет колонтитул при печати, отображается на каждой стр многостранич документа.

Для работы в режиме Конструктора в том числе применяют ком «Использовать мастера». Для того, чтобы включить ее необх выполнить ком. Главная – Режим Конструктора – курсор переместить в область данных, разместив под данными – выбрать на вкладке Конструктор группу «Элементы управления» - выбрать необх параметр (например, кнопка) – запускается Мастер кнопок. Также можно использовать Мастер, с помощью которого можно построить объект Поле со списком.

Запрос-сред-во доступа в базу данных. Виды.

Запрос-ср-во СУБД Аксес, предназначенный для отбора или отображения данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос позв-т не только выбирать информацию из таблиц БД, но и позв-т выполнить расчеты.

Запрос используют для просмотра записей из неск.взаимосзязанных таблиц по опред.условиям.

-для просмотра отдельных полей таблиц

-для выполнения вычислений под значениями числ.полей

-для выполнения групповых операций

Отличие запросов от фильтров:

1)фильтры не явл-ся отд.объектом БД

2)фильтры не позволяют выполн.сумму, ср.значения,итог-е знач-я

В СУБД Аксесс существуют несколько видов запросов:

1.запрос на выборку-наиболее часто применяемый тип запроса.Позволяет осуществить выборку данных из таблиц БД

2.запрос на изменение-позволяет изменять в таблицах БД(удалять, обновлять или добавлять записи)

3.запрос на созд-е табл. – позв-ет создать нов.табл. на основе одной или нескольких существующих таблиц

4.перекрестный запрос- позв-ет создать табл(типа сводн.таблиц) и выполнить расчеты

5.запрос с параметром позв-ет выводить на экран только те данные, кот.отвечают выбранному параметру.

Запросы создают двумя осн.способами:

С помощью мастера запросов: создание?другие?мастер запросов

С помощью конструктора запросов: создание?другие?конструктор запросов

Конструктор запросов позв-ет не только создать нов.запросы, но и позв-ет изменять готовые запросы.

При работе с запросами выделяют 2 осн-х этапа:

-Формирование(проектирование)запроса

-Выполнение запроса(инфа из всех таблиц б.д выбир-ся в соотвествии с опред-ми критериями запроса)

Создание запроса с помощью конструктора запроса

Конструктор запроса является основным средством для работы с запросом. Он позволяет создать нов.запросы и изменять существующие.

Для работы с конструктором запроса необходимо: вкладка Конструктор запросов.

Появится диалоговое окно с названием «добавление табл». В нем необходимо выбрать 1 или неск.таблиц для создания нового запроса. И нажать на «добаить»

Открывается диал-е окно «конструктор запросов», сост.из 2 частей: в верхней части отображается связи м-у табл, можно редактировать эту схему связи, добавляя нов.объекты:таблицы или запросы. В нижней части расположен бланк запросов, представленный в табличной форме. С его помощью формируют запрос, перетаскивая планы полей из верхней половины в ниж.в строку под названием Поле.

Поля бланк запросов м-но добавить:

-в верхней части окна конструктора запросов, выбрать нужное поле и сделать двойной челчок.

-в верхней части окна конструк.тапросов выд.поле и левой кнопкой перетащить в поле бланк запросов.

-для добавления всех полей табл.можно щелкнуть на объект *

Строка поле предназначена для ввода имени в запрос. Обычно имя поля запроса соответствует имени поля в таблице. Поля запроса м-но переименов.

Строка имя таблицы предназнач.для указания источника данных-табл.Она заполн-ся автом-ки при перетаскивании полей. При создании вычисляемых полей имя табл.указать не обязательно.

Строка сортировка предназначена для того, чтобы определить порядок сортировки в задан.поле

При указании порядка сортировки в неск-х полях аксесс сортирует записи по крайнему левому столбцу

Строка вывод на экран отражает Р(флажок), кот указывает, что соотв.поле будут выводиться на экран при просмотра в режиме табл.Если Р снять, то знач-е этого поля отобр-ся на экране не будет.

Строка условие отбора служит для определения условия отбора записи в запрос. Для заполнения бланка запроса его необходимо сохранить и определить имя. Результат выполнения запроса можно увидеть в режиме табл. На экране появится табл.кот содержит только те записи. Кот удовлетворяют условия запроса. С этой табл.м-но работать как с обычной табл.: изменять данные, но при этом все изменения сохраняются в записях БД

3) Создание запросов с гр. операций. Запросы поз-ют не только отбирать нужную инфу из табл., но и позволяют производить вычисления гр. записей: находить ср. значение, сумму, максимум. Под гр-й операций в запросах понимают обработку и обобщение данного поля с помощью функций. В результате в запросе уменьшается количество записей. Чтобы построить запрос гр-й операции необходимо в режиме конструктора запросов щелкнуть по кнопке на вкладке конструктора – Итоги. В бланке запроса появится строка – групповая операция. Эта функция устанавливается для текстовых полей. Для числовых полей в этой строке можно выбрать одну из итоговых функций. В строке группировка для каждого поля запроса указывается только одна итоговая функция. Если для одного и того же поля необходимо найти и сумму и среднее значение , то это поле необходимо включить в бланк запроса несколько раз, в результате на экране отображается результат объед-я соот-х значений с группировкой полей, т.е. не будет записи промеж-х итогов, а будут записи итогов.

4) Технология создания перекрестного запроса. Перекрестный запрос используется для построения табл. типа сводной и для вычисления итогов. Строится с помощью мастера: создать- мастер запросов -перекрестный запрос. Появ-ся окно, в котором необходимо выбрать поля исп-ся в перекрестном запросе. Далее необходимо выбрать поле, значения кот. будет исп-ся для строк табл., для заголовков столбцов и т.д. Выбрать поле – числовое и определить функцию когда будет применятся для обработки в этом итоге.

5) Способы создания запросов на обновление, на добавление, на управ., на создание табл. Сущ-ют запросы кот. автоматизируют исп-е данных в в табл. БД. Особая группа запросов - на изменение. Они поз-ют создавать новые или изменять сущ-е записи. Запросы на изменение бывают: на создание табл., на обновление, на удаление. Запрос на создание табл. может служить сред-м создания новых табл. Разработка запроса вып-ся в 2 этапа: 1) соз-ся простой запрос на выборку 2) запрос на выборку форм-ся на запрос создания табл. В режиме конст-ра запросов необходимо определить тип запроса. Появ-ся новое окно в кот. необ-мо будет ввести имя табл и нажать выпольнить. Проис-т копирование данных из одной табл. в другую, при этом в запрос могут включатся вычисляемые поля, в результирующей табл они будут преоб-ны в новые поля. Запрос на обновление служит для обновления данных и поз-ет внести изменение на число записей. Строится: соз-ся обычный запрос на выборку, преоб-ся в запрос на обновление по типу, в бланке появ-ся строка обновление: в в соот-х столбцах необходимо задать новые значения полей табл. и осущ-ть запрос на обновление. Аналогично удаление и добаление записей.

13.Технология создания отчетов в информационной системой.

1)Отчеты- средство вывода инфор- и из БД. Способы создания отчетов.

2 основ-х способа создания отчетов:

1)С помощью Мастера отчетов. Создание- Группы отчетов- Мастер отчетов.

Мастер отчетов позволяет создать следующие типы отчетов:

1-отчет, содержащий инфу в столбец

2- отчет в виде таблицы

3- отчет с группировкой записи и вычисления итоговых величин.

Мастер отчетов используют на начальном этапе разработки, затем усовершенствование выполняют в Конструкторе.

2)Конструктор отчетов

Создание-отчеты- конструктор отчетов.

Применяется для разработки структуры отчеты, изменения внешнего вида, для дополнения и удаления.

2) Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Мастер отчетов позволяет создать отчет.

На 1м шаге после создания необх определить источник данных для создания отчета. Источником может быть таблица или запрос. Необх. определить поля,кот. нужно включить в отчет.

На шаге № 2необходимо определить уровень группировки, кот нужно отразить в отчете. Кнопка Группировка-определяет интервал. На шаге2 в качестве группировки призваны устанавливаться поля, кот служили в качестве поля сортировки.

Шаг 3-для полей определяется допол порядок сортировки по возрастанию или убыванию. Имеется кнопка , в кот отражаются те строки, кот необх вычислить.

Шаг 4 Определяется вид макета отчета(ступенчатый) ориентация(альбомная)

Шаг5 –определяется стиль отчета( стандартный)

Шаг6- Необходимо определить имя отчета.

Итоги.

3.Технология работы с отчетом в режиме конструктор отчета4. Структуры и разделы отчетов. 5.Технология работы с отчетом на примере экономич задачи

Конструктор отчетов позволяет изменить внешний вид отчета, добавить или удалить элементы. Отчет разбит на разделы:

1. заголовок отчета 2. раздел верхнего и нижнего колонтитула (они появляются в начале или в конце каждой страницы документа) 3.заголовок группы и примечание (являются дополнительными и отображаются только, если отчет содержит группировку записей и вывод промеж итогов) 4. область данных(предназ. для отобр. записей из источника данных ) 5. примечание отчета (добавляется в отчет вместе с заголовком отчета и печатается на последней стр докуцмента

элементы управления отчета

В отчете отобр доп-ю инф-ю среди элементов управления отчетов применяют: надписи, поля, поля со списком и списки. В отчет можно добавить графич инф-ю (рисунки, диагр-мы, линии). Можно изменять шрифт,способ выравнивания данных , цвет,символы.

Существует 3 типа управуления:1)присоед-ые(это элементы отчета связанные с полем таблицы. Их используют для знач. полей базы данных. Как правило присоед элементов управления размещенных в области данных отчетов )2)свободные(они не связаны с полями таблиц их использ-т для отображения текста,линий)3)вычисляемые(создаются на основе выражений, функций или формул. Их используют для вычислений на основе данных числовых полей).

Для создания элементов используют тектограммы: присоедин. элементы создают с помощью пиктограммы поля; сводные - кнопка «подпись(или надпись)»; вычисляемые –выбирают объект поле, затем выбирают свободное место в области отчета и размещают вычисляемое поле. Открывают свойства и ля свойства данные определяют вычисляемое выражение.

Лекция 12

Запрос-сред-во доступа в базу данных. Виды.

Запрос-ср-во СУБД Аксес, предназначенный для отбора или отображения данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос позв-т не только выбирать информацию из таблиц БД, но и позв-т выполнить расчеты.

Запрос используют для просмотра записей из неск.взаимосзязанных таблиц по опред.условиям.

-для просмотра отдельных полей таблиц

-для выполнения вычислений под значениями числ.полей

-для выполнения групповых операций

Отличие запросов от фильтров:

1)фильтры не явл-ся отд.объектом БД

2)фильтры не позволяют выполн.сумму, ср.значения,итог-е знач-я

В СУБД Аксесс существуют несколько видов запросов:

1.запрос на выборку-наиболее часто применяемый тип запроса.Позволяет осуществить выборку данных из таблиц БД

2.запрос на изменение-позволяет изменять в таблицах БД(удалять, обновлять или добавлять записи)

3.запрос на созд-е табл. – позв-ет создать нов.табл. на основе одной или нескольких существующих таблиц

4.перекрестный запрос- позв-ет создать табл(типа сводн.таблиц) и выполнить расчеты

5.запрос с параметром позв-ет выводить на экран только те данные, кот.отвечают выбранному параметру.

Запросы создают двумя осн.способами:

С помощью мастера запросов: создание?другие?мастер запросов

С помощью конструктора запросов: создание?другие?конструктор запросов

Конструктор запросов позв-ет не только создать нов.запросы, но и позв-ет изменять готовые запросы.

При работе с запросами выделяют 2 осн-х этапа:

-Формирование(проектирование)запроса

-Выполнение запроса(инфа из всех таблиц б.д выбир-ся в соотвествии с опред-ми критериями запроса)

Создание запроса с помощью конструктора запроса

Конструктор запроса является основным средством для работы с запросом. Он позволяет создать нов.запросы и изменять существующие.

Для работы с конструктором запроса необходимо: вкладка Конструктор запросов.

Появится диалоговое окно с названием «добавление табл». В нем необходимо выбрать 1 или неск.таблиц для создания нового запроса. И нажать на «добаить»

Открывается диал-е окно «конструктор запросов», сост.из 2 частей: в верхней части отображается связи м-у табл, можно редактировать эту схему связи, добавляя нов.объекты:таблицы или запросы. В нижней части расположен бланк запросов, представленный в табличной форме. С его помощью формируют запрос, перетаскивая планы полей из верхней половины в ниж.в строку под названием Поле.

Поля бланк запросов м-но добавить:

-в верхней части окна конструктора запросов, выбрать нужное поле и сделать двойной челчок.

-в верхней части окна конструк.тапросов выд.поле и левой кнопкой перетащить в поле бланк запросов.

-для добавления всех полей табл.можно щелкнуть на объект *

Строка поле предназначена для ввода имени в запрос. Обычно имя поля запроса соответствует имени поля в таблице. Поля запроса м-но переименов.

Строка имя таблицы предназнач.для указания источника данных-табл.Она заполн-ся автом-ки при перетаскивании полей. При создании вычисляемых полей имя табл.указать не обязательно.

Строка сортировка предназначена для того, чтобы определить порядок сортировки в задан.поле

При указании порядка сортировки в неск-х полях аксесс сортирует записи по крайнему левому столбцу

Строка вывод на экран отражает Р(флажок), кот указывает, что соотв.поле будут выводиться на экран при просмотра в режиме табл.Если Р снять, то знач-е этого поля отобр-ся на экране не будет.

Строка условие отбора служит для определения условия отбора записи в запрос. Для заполнения бланка запроса его необходимо сохранить и определить имя. Результат выполнения запроса можно увидеть в режиме табл. На экране появится табл.кот содержит только те записи. Кот удовлетворяют условия запроса. С этой табл.м-но работать как с обычной табл.: изменять данные, но при этом все изменения сохраняются в записях БД

Создание запросов с гр. операций. Запросы поз-ют не только отбирать нужную инфу из табл., но и позволяют производить вычисления гр. записей: находить ср. значение, сумму, максимум. Под гр-й операций в запросах понимают обработку и обобщение данного поля с помощью функций. В результате в запросе уменьшается количество записей. Чтобы построить запрос гр-й операции необходимо в режиме конструктора запросов щелкнуть по кнопке на вкладке конструктора – Итоги. В бланке запроса появится строка – групповая операция. Эта функция устанавливается для текстовых полей. Для числовых полей в этой строке можно выбрать одну из итоговых функций. В строке группировка для каждого поля запроса указывается только одна итоговая функция. Если для одного и того же поля необходимо найти и сумму и среднее значение , то это поле необходимо включить в бланк запроса несколько раз, в результате на экране отображается результат объед-я соот-х значений с группировкой полей, т.е. не будет записи промеж-х итогов, а будут записи итогов.

3) Технология создания перекрестного запроса. Перекрестный запрос используется для построения табл. типа сводной и для вычисления итогов. Строится с помощью мастера: создать- мастер запросов -перекрестный запрос. Появ-ся окно, в котором необходимо выбрать поля исп-ся в перекрестном запросе. Далее необходимо выбрать поле, значения кот. будет исп-ся для строк табл., для заголовков столбцов и т.д. Выбрать поле – числовое и определить функцию когда будет применятся для обработки в этом итоге.

4) Способы создания запросов на обновление, на добавление, на управ., на создание табл. Сущ-ют запросы кот. автоматизируют исп-е данных в в табл. БД. Особая группа запросов - на изменение. Они поз-ют создавать новые или изменять сущ-е записи. Запросы на изменение бывают: на создание табл., на обновление, на удаление. Запрос на создание табл. может служить сред-м создания новых табл. Разработка запроса вып-ся в 2 этапа: 1) соз-ся простой запрос на выборку 2) запрос на выборку форм-ся на запрос создания табл. В режиме конст-ра запросов необходимо определить тип запроса. Появ-ся новое окно в кот. необ-мо будет ввести имя табл и нажать выпольнить. Проис-т копирование данных из одной табл. в другую, при этом в запрос могут включатся вычисляемые поля, в результирующей табл они будут преоб-ны в новые поля. Запрос на обновление служит для обновления данных и поз-ет внести изменение на число записей. Строится: соз-ся обычный запрос на выборку, преоб-ся в запрос на обновление по типу, в бланке появ-ся строка обновление: в в соот-х столбцах необходимо задать новые значения полей табл. и осущ-ть запрос на обновление. Аналогично удаление и добаление записей.