10. Календарь событий кампании
Календарное планирование в управлении проектами – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.
Календарное планирование включает в себя:
планирование содержания (scope) проекта и построение СДР - структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure);
определение последовательности работ и построение сетевого графика;
планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;
определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;
расчет затрат и трудозатрат по проекту.
Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Мы должны спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику мы отслеживаем ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.
Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).
Следующий шаг по созданию календарного плана проекта – это определение длительностей работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы в нашем списке могут выполняться строго последовательно, а какие-то – параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с тем полезный инструмент календарного планирования – диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта – это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа – календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами - стрелками.
7 Event – мероприятие является одним из наиболее существенных инструментов PR, который направлен на получение не одноразового эффекта, а долговременного процесса в формировании имиджа предприятия, его влиянии на общественные интересы и потребности. Это значительный сектор маркетинговых коммуникаций, осуществляемых с помощью организации различных мероприятий. Спектр предоставляемых возможностей Event – мероприятия достаточно широк: от сообщения сотрудникам, клиентам и контрагентам простой, но необходимой информации, до эффективной презентации бренда, либо какой - то продукции. Масштабы влияния могут быть также различными: в пределах одной фирмы, нескольких компаний, либо распространяться на огромные, порой неисчисляемые, общественные массы. Любой проект, в том числе и Event-мероприятие, требует грамотного управления. Event-менеджмент включает в себя все действия и меры, которые предусматриваются при планировании, организации, контроле и управлении проектом или событием. Он необходим для того, чтобы это мероприятие было исключительным, особенным. У любого event’а должна быть какая-то «изюминка», «креативная фишка». Речь идет не только об оригинальной идее, но и о донесении ее до потребителя, способе ее подачи – люди должны удивиться. В этом и состоит главное отличие этого инструмента от обычного мероприятия, тренинга, банкета или презентации. Необычность, креативность, уникальность, индивидуальный подход – слагаемые успешного event’а. Event-менеджмент – это огромный пласт различных действий, которые приходиться выполнять event-менеджеру. По сути - это программа управления проектом. Как каждый проект, любое событие имеет начало и завершение. Начинается оно с постановки целей, которые должно решать предстоящее событие, а завершается подведением итогов – были ли достигнуты поставленные цели. В зависимости от поставленных целей выстраивается логистика, драматургия, сценография мероприятия. Затем нанимаются подрядчики и решаются все остальные вопросы. Каждый раз это новый проект, он не должен иметь аналогов. Но одно неизменно - event-менеджмент: планирование, организация, контроль, проведение. Все эти составляющие части равноценны. Важна и сама организация проекта – встречи, переговоры. Из всего этого и складывается event-менеджмент. Растущая популярность event-мероприятий объясняется тем, что они помогают заказчику добиться определенных целей и решить поставленные задачи. Они могут касаться презентации товара или услуги, увеличения их потребления или создания имиджа самой компании. Мероприятия могут быть деловыми или специальными.
Бизнес – мероприятия делятся на две группы: -мероприятия внутри компании – тренинги, корпоративные праздники, инсентив-мероприятия, корпоративные конференции и т.д; -мероприятия, направленные на работу с клиентами, партнерами - промо-акции, PR-мероприятия, различные презентации и т.д.
Специальные мероприятия бывают: -информативные, облаченные в развлекательную форму; -рабочие (семинары, конгрессы); -досуговые (концерты, фестивали).
Также event-мероприятия делятся на разовые и мероприятия, имеющие регулярный характер.
Основные обязанности event- компании: -разработка сценария мероприятия; -разработка концепции мероприятия; -поиск места проведения, поставщиков для реализации намеченного плана; -подбор ведущих и других участников праздника; -оформление места проведения; -техническое оснащение; -разработка оригинальных номеров программы; -обеспечение безопасности; - отчетность по мероприятию. -аренда транспортных средств;
-музыкальное оформление; -фото- и видеосъемка. и др.
Причем, непосредственному планированию мероприятия предшествует глубокий анализ пожеланий клиента, учитываются все особенности, ставятся цели, задачи. От их четкой и грамотной формулировки зависит эффективность всего проекта. В случае если мероприятия будут носить регулярный характер, или заказ сделан на целый ряд event’ов, то требуется еще и проработка стратегии, единой для всех них. Здесь прослеживается прямая связь Event – менеджмента со стратегическим. Когда заказ предполагает несколько проектов в течение длительного срока, то речь идет о значительном бюджете этих проектов. Возрастают и риски. При организации самого мероприятия event-менеджер прибегает к помощи других специалистов (сценаристов, ведущих, актеров, и многих других). В данном случае, ему необходимо обладать навыками управления персоналом. Знание финансового менеджмента позволят ему грамотно распорядиться бюджетом event-а. Без тайм-менеджмента ему не удастся уложиться в сроки. Многие другие области науки управления также являются неотъемлемой частью повседневной деятельности Event – менеджера. Кроме того, требуются и такие личностные качества, как креативность, исполнительность, организаторские способности, эрудированность, умение доводить начатое до конца, инициативность, активность, умение слушать и слышать (т.к. ему небходимо понять, что именно хочет клиент), воплощать задуманное в жизнь. Для успешной деятельности ему понадобятся наработанные им самим связи, умение быстро находить контакт с людьми.
Задачи: - провести экспертизу вашей целевой аудитории - сформировать содержание вашего послания - предсказать, какое действие окажет проведение специального события на развитие вашей компании - подобрать наиболее эффективные инструменты для достижения ваших маркетинговых целей - оптимизировать расходы, заставить ваши инвестиции в ивент работать на вас не только во время проведения мероприятия, но до и после - построить правильные психоэмоциональные схемы для ваших гостей - создать уникальный сценарий - провести пиар-кампанию события - воплотить событие в жизнь - спланировать и провести пост-пиар-кампанию
Цели: 1. Построение успешного бренда 2. Создание новостного повода для PR-кампании 3. Яркий запуск продукта на рынок 4. Позиционирование марки, управление имиджем компании 5. Продвижение марки 6. Формирование лояльных групп потребителей
Экономическая выгода от организации корпоративных мероприятий. При подготовке специального мероприятия, либо бизнес мероприятия вы точно знаете, какие средства вы в него инвестировали, сколько потенциальных потребителей имело эмоциональный контакт с вашей продукцией, и насколько после этого выросли объемы продаж.