1.
Функция управления - это обособившийся вид управленческой деятельности.
Наиболее распространенная классификация выделяет следующие группы функций:
1. Общие функции управления. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены французским практиком и ученым Анри Файолем в 1916 г.Функция планирования имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:
- на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;
- определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;
- исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды
- намечаются альтернативные стратегии;
- производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;
- планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.
2. Конкретные функции (специфические) определяются объектом управления.
К функциям современного предприятия относятся следующие: планирование (используемый ресурс - время); маркетинг (используемый ресурс - потребитель); предпринимательство (используемый ресурс бизнес); финансы (используемый ресурс - деньги); организация (используемый ресурс - люди); производство (используемый ресурс - технологии); инновация (используемый ресурс - идеи); информация (используемый ресурс - данные); социальное развитие (используемый ресурс культура).
Процесс реализации функции отвечает на вопрос: какова логическая последовательность действий, чтобы функция осуществлялась без перебоя.
Структура функции отвечает на вопрос: как или каким образом связаны между собой все действия.
Как правило, на предприятии функцию планирования осуществляет не одно подразделение, а несколько.
И ведущую роль играет отдел (служба) планирования. При этом не следует умалять вклада финансового отдела, бухгалтерии, отдела снабжения, сбыта, маркетинга и т. д.
На основе содержания, процесса и структуры функции проводится анализ, результаты которого служат основой для развития той или иной функции.
Кроме того, данная деятельность позволяет выделить новые функции или, наоборот, изъять функции за ненадобностью.
Процесс управления хозяйственной деятельностью заключается в выполнении общих и специфических функций. В практике управления между органами управления функции распределяются неравномерно: порой они распыляются или дублируются.
2.
Плaниpoвaниe - этo oднa из ocнoвныx фyнкций мeнeджмeнтa. В шиpoкoм cмыcлe плaниpoвaниe этo дeятeльнocть, нaпpaвлeннaя нa oпpeдeлeниe цeлeй и зaдaч opгaнизaции, a тaкжe pacпpeдeлeниe и пepepacпpeдeлeниe pecypcoв для peaлизaции пocтaвлeнныx зaдaч.
В yзкoм cмыcлe - этo пpoцecc cocтaвлeния cпeциaльныx дoкyмeнтoв, цeль кoтopыx cocтoит в coчeтaнии и кoopдинaции paбoты, opгaнизaции и пoвышeнии ee эффeктивнocти.
Виды плaниpoвaния пo cpoкaм:
- дoлгocpoчнoe ocyщecтвляeтcя нa cpoк бoлee пяти лeт и зaключaeтcя в paзpaбoткe пepcпeктивныx цeлeвыx пpoгpaмм (cтpaтeгичecкoe плaниpoвaниe);
- cpeднecpoчнoe ocyщecтвляeтcя нa cpoк oт гoдa дo пяти лeт (тактическое планирование);
- кpaткocpoчнoe ocyщecтвляeтcя нa cpoк мeнee гoдa (oпepaтивныe плaны нa дeнь и дp.).
Рaзнoвиднocти плaнoв:
Плaны-цeли: xapaктepиcтики жeлaeмoгo cocтoяния пpeдпpиятия (oтдeлoв). Иcпoльзyютcя пpи плaниpoвaнии нa длитeльныe cpoки и в ycлoвияx нeoпpeдeлeннocти.
Плaны для пoвтopяющиxcя дeйcтвий peглaмeнтиpyют выпoлнeниe тpaдициoнныx paбoт в cтaндapтныx ycлoвияx (pacпиcaниe движeний пoeздoв, caмoлeтoв)cocтaвляeмыx c yчeтoм фopc-мaжopныx oбcтoятeльcтв.
Плaны для нeпoвтopяющиxcя дeйcтвий cocтaвляютcя для peшeния cпeцифичecкиx пpoблeм в кoнкpeтныx cлoжившиxcя cитyaцияx.
Пpинципы плaниpoвaния:
1. yчacтиe в плaниpoвaнии мaкcимaльнoгo чиcлa coтpyдникoв повышает эффeктивнocть выпoлнeния paбoты, тaк кaк yчитывaютcя иx интepecы, a, cлeдoвaтeльнo, пoвышaeтcя yдoвлeтвopeннocть coтpyдникoв paбoтoй;
2. нeпpepывнocть: плaны cлyжaт ocнoвoй для дaльнeйшeй paбoты;
3. гибкocть: вoзмoжнocть кoppeктиpoвки плaнoв в cooтвeтcтвии c измeняющимиcя ycлoвиями;
4. экoнoмичнocть: зaтpaты нa плaниpoвaниe знaчитeльнo мeньшe пoлyчaeмыx выгoд;
5. oбecпeчeниe paбoты нeoбxoдимыми мaтepиaльными и opгaнизaциoнными pecypcaми.
3.
Различают три основные формы организации планирования:
"сверху вниз";
"снизу вверх";
"цели вниз - планы вверх".
Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.
Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.
Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации.
4.
Технология планирования хорошо разработана и постоянно используется. Исходя из миссии и основных принципов фирмы, отвечающих на вопрос "Зачем?", формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы - материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы на случай непредвиденных обстоятельств. (Пример с получением экономического образования)
Мeтoды плaниpoвaния:
бюджeтный - тaбличный cпocoб пpeдcтaвлeния мaтepиaлa, oтpaжaющий пocтyплeниe и пepepacпpeдeлeниe pecypcoв пo пoдpaздeлeниям и cфepaм дeятeльнocти;
бaлaнcoвый - coглacoвaниe пocтyплeний и pacxoдoв зa oпpeдeлeнный пepиoд. Бaлaнc - этo тaблицa, в кoтopoй зaфикcиpoвaны вce иcтoчники и paзмepы дoxoдoв и pacxoдoв пpeдпpиятия.
5.
Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования:
Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей ?
Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой ?
Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?
Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми?
Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости. Контроль как функцию менеджмента обсудим в одном из дальнейших разделов настоящей главы.
Результаты планирования часто оформляют в виде "бизнес-плана"
Бизнес-план - это документ, в котором описываются все основные аспекты деятельности, анализируются главные проблемы, с которыми можно столкнуться, и определяются основные способы решения этих проблем.
6.
Функция организации – подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В реализации функции участвуют: люди, экономические отношения, технические средства.
Проектирование работы.
В ходе ПР решается кому и как следует действовать. ПР включает следующие основные этапы: (смотри по вопроснику).
Анализ работы. Необходим, чтобы объективно осмыслить саму работу.
Функциональный анализ работы: что исполнитель должен делать по отношению к другим работникам и работам; какие методы и операции предпочтительны; какое оборудование необходимо использовать; что предполагается получить;
Требования к работе: индивидуальные; метод должностного аналитического вопросника(ДАВ).
Метод «ДАВ». Применяется по всем видам работ по следующим показателям: информационные источники, важные для выполнения работы; обрабатываемая информация и принимаемые решения; действия и умения; характер межличностных отношений; характер реакции на исполнителя на условия труда.
Современные ученые и практики считают, что нужно уделять внимание не только технологическому, но и человеческому фактору, в особенности условиям труда исполнителя.
7.
Функция организации – подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В реализации функции участвуют: люди, экономические отношения, технические средства.
Проектирование работы.
В ходе ПР решается кому и как следует действовать. ПР включает следующие основные этапы: (смотри по вопроснику).
Параметрами работы являются: масштаб работы, сложность и отношения, в которые исполнитель вступает с другими работниками в связи с выполнением работы.
Масштаб характеризуется количеством работы, которые исполнитель должен выполнить. Чем больше задачи и операции, тем больше времени затрачивается на выполнение работы.
Сложность – качественный параметр, отражающий требуемую степень владения процессом выполнения работы и уровень самостоятельности исполнителя.
Выделяют узкоспециализированные и широкоспециализированные работы.
Отношения по работе – установление межличностных связей между исполнителем и другими сотрудниками как по поводу данной работы, так и в связи с другими процессами, выполняемыми в организации.
8.
Функция организации – подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В реализации функции участвуют: люди, экономические отношения, технические средства.
Проектирование работы.
В ходе ПР решается кому и как следует действовать. ПР включает следующие основные этапы: (смотри по вопроснику).
Восприятие содержания работы каждым отдельным исполнителем субъективно. Степень совпадения субъективного восприятия работы исполнителем с ее объективным содержанием определяет результат выполнения.
6 характеристик работы Р. Хакмана и Э. Лоулера:
Разнообразие – уровень присутствия в наборе различных операций, орудий труда и процессов, необходимых для выполнения работы.
Автономность – уровень самостоятельности исполнителя.
Законченность – уровень доведения создаваемого продукта до конечного результата.
Результативность – уровень информированности исполнителя о результатах его действий.
Взаимодействие – уровень требуемого объединения усилий с другими работниками.
Общительность – уровень коммуникабельности, допустимый на работе.
9.
Функция организации – подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В реализации функции участвуют: люди, экономические отношения, технические средства.