Объекты субд Access

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Обычно термин «база данных» относится только к файлам, в которых хранятся данные. База данных MS Access включает в себя не только таблицы, но и объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые созданы для автоматизации работы с ними (запросы, фор­мы, отчеты, макросы и модули). Все эти объекты хранятся в одном фай­ле базы данных с расширением *.accdb (раньше – *.mdb). Страницы доступа к данным MS Access сохраняет в отдельных файлах, а в файле базы данных раз­мещаются только ярлыки на них.

Рассмотрим более подробно каждый объект.

• Таблица - объект базы данных, который используется для хранения данных.

Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно.

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информа­ция о конкретном предмете.

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, ко­торая отводится для отдельной характеристики предмета.

Понятно, что при переходе от одной записи к другой количество полей (отдельных характеристик) и порядок их рас­положения в таблице не меняются.

• Запрос – средство извлечения информации из БД, причем исходные данные для построения запросов могут быть распределены среди нескольких таблиц и (или) запросов.

• Формы используются для просмотра таблиц и ввода в них информации в экранном окне, они позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде.

• Отчет используется для выдачи обработанной и сформатированной информации на печать или экран.

• Страницы доступа к данным представляют специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть. Такие страницы содержат данные, хранящиеся в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

• Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций, каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, выполняющих определенные действия. В Access нет средств автоматической записи макросов (как в Excel), они выбираются из предлагаемого списка.

• Модуль – набор описаний, инструкций и процедур (т.е. действий) на языке Microsoft Visual Basic (VBA), собранных в одну программную единицу и сохраненных под общим именем. Существуют два типа процедур (как и в Excel): подпрограммы (Sub) и функции (Function). Модули описывают действия с определенными компонентами и объектами БД.

Связь между таблицами

Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.

Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

• "Один-ко-многим" – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими запи­сями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.

Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной (связь идёт по ключу).

Главная таблица − таблица, в которой связующее поле является клю­чевым, при связи 2-х таблиц с отношением один-ко-многим.

Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной. При этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внеш­ним (или чужим) ключом.

Внешний ключ − одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле (или поля) первичного ключа в другой таблице.

Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой - как подчиненная. Статус таблицы влияет на действия, пред­принимаемые Access при редактировании и обновлении записей из свя­занных таблиц.

 "Один-к-одному", когда каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице (записи в обоих связываемых полях уникальны);

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированой базе данных.

 "Много-ко-многим" межтабличное отношение, при кото­ром каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – не­сколько записей в первой таблице. (записи в связываемых полях могут быть повторяющимися).

Создание и удаление связей осуществляется командой вкладки ленты Работа с базами данных – Показать или скрыть: Схема данных. Создание и удаление связей между открытыми таблицами не допустимо, их нужно предварительно закрыть.

При определении связей между таблицами можно установить следую­щие параметры:

• обеспечение целостности данных;

• каскадное обновление связанных полей;

• каскадное удаление связанных записей.

При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изме­нении значения связующего поля в главной таблице соответствующие поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автома­тически.