Общая характеристика и функциональные возможности субд ms Access
Поскольку СУБД MS Access может работать в режиме коллективного доступа к базам данных, она является идеальным средством разработки приложений для рабочих групп, которые хранят данные на серверах локальных сетей своих подразделений и в то же время периодически пользуются приложениями других подразделений и сохраняют свои данные на серверах учреждения или предприятия. Если речь идет о небольших рабочих группах, то хранение и коллективный доступ к данным могут осуществляться только при помощи MS Access. Большие приложения для хранения данных используют специальный сервер (например, SQL Server), a MS Access на рабочей станции выступает в этом случае в роли клиента. Кроме того, в крупных учреждениях MS Access может использоваться как пользовательская среда для обработки данных: создания собственных запросов на поиск нужной информации, построения диаграмм, отчетов и т.д. И, наконец, MS Access - удобное средство для компьютерной обработки персональной информации:
После создания новой базы данных открывается окно программы с областью переходов слева и основой для создания новой таблицы.
В одном экземпляре MS Access может быть открыта только одна база данных. Это означает, что после запуска MS Access и открытия базы данных нельзя открыть вторую базу данных, не закрыв первую. Однако можно одновременно запустить несколько экземпляров MS Access, открыв в каждом из них базу данных. При каждом запуске MS Access открывается новый экземпляр. Например, чтобы одновременно открыть две базы данных MS Access, следует запустить MS Access и открыть первую базу данных, а затем запустить еще один экземпляр MS Access и открыть вторую базу данных.
Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.
Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием "Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.
Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.
Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.