4. Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда.

Данные из разработочной ведомости, предварительно сгруппированные по счетам, записывают в регистр счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” с одновременным выполнением записей по регистрам корреспондирующих счетов. Записи из разработочной ведомости, относящиеся к конкретным видам изготавливаемой продукции, работ, услуг, заносятся в калькуляционные карточки, открываемые на каждый аналитический счет. После подведения итогов по оборотам счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” итоговые данные переносятся в сводную сальдо оборотную ведомость.

Для постоянного контроля за правильностью начислений, удержаний и отчислений, связанных с фондом заработной платы, ведется накопительная ведомость по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

После выполнения расчетных операций по начислениям зарплаты и расчета удержаний, а также отчислений в фонды и в местные налоги заполняются отчетные формы по пенсионному фонду, фондам медицинского и социального страхования, отчислениям в местные налоги.

Информацию о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на служебные командировки, на операционные расходы и административно хозяйственные расходы содержит счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, то есть – неиспользованные.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется по каждой авансовой выдаче.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Регистры синтетического учета расчетов

Все бухгалтерские операции после их проверки и подсчета должны быть зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных документов. Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей по счетам, называется учетным регистром. В учетном регистре производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются ля ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Существует несколько признаков группировки учетных регистров:

По характеру бухгалтерских записей: хронологические (на них отражаются хозяйственные операции по мере их совершения; если в первичных документах отражена корреспонденция счетов, то она находит отражение в регистрах хронологического учета), систематические (в них группируются однородные по экономическому содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета.

При разных формах бухгалтерского учета регистры аналитического и синтетического учета по счетам отличаются друг от друга строением таблиц, группировкой, содержанием учетной информации. Например, при журнально-ордерной форме учета регистрами синтетического учета являются журналы-ордера, регистрами аналитического учета являются в основном вспомогательные ведомости. Вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда требуемые аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах.

В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Исходя из этого записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся в одном определенном журнале-ордере. Однако некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов. В этом случае для каждого счета в регистре отведен раздел или графа (например, в журнале-ордере № 11 отражаются кредитовые обороты по счетам 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)"; 41 "Товары "; 42 "Торговая наценка"; 43 "Готовая продукция "; 44 "Расходы на продажу"; 45 "Товары отгруженные"; 90 "Продажи" субсчет 1 "Выручка" и субсчет 9 "Прибыль (убыток) от продаж" (при списании убытка от продажи продукции, работ, услуг, товаров); 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы" и субсчет 9 "Сальдо прочих доходов и расходов" (при списании убытка от прочих операций); 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками").

В виде исключения кассовые операции, операции по расчетным, валютным, специальным счетам в банках, расчеты с банком по кредитам отражаются соответственно в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1; в журнале-ордере № 2 и ведомости № 2; в журнале-ордере № 2а и ведомости № 2а; в журналах-ордерах № 3 и № 4. При этом регистром аналитического учета по счету "Касса" является отчет кассира; по счетам в банках - выписки банков. В некоторых журналах-ордерах аналитический и синтетический учет совмещены в единой системе записей (например, журналы-ордера № 6 и № 7, в которых отражаются расчеты с поставщиками (подрядчиками) и с подотчетными лицами соответственно). В отдельных журналах-ордерах содержатся таблицы для аналитического учета по счетам с заранее указанной номенклатурой статей аналитического учета (например, в журнале-ордере № 11 имеется таблица аналитического учета по счету 90 "Продажи"; в журнале-ордере № 15 - таблица аналитического учета по счету 99 "Прибыли и убытки" и т. д.). Если журналы-ордера не содержат таблиц аналитического учета, используются ведомости аналитического учета (например, для аналитического учета расчетных операций по счетам 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначена ведомость № 7; для аналитического учета затрат на производство и расходов на продажу предназначены: ведомость № 12 (по счетам 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 28 "Брак в производстве"), ведомость № 13 (по счету 29 "Обслуживающие производства и хозяйства") и ведомость № 15 (по счетам 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", 97 "Расходы будущих периодов").

В бюджетных организациях регистрами синтетического учета являются:

журнал операций по счету "Касса";

журнал операций по банковскому счету;

журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

журнал операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям;

журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

журнал по прочим операциям.

Журналы операций могут выполнять функции регистров как синтетического, так и аналитического учета. Например, по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с персоналом по заработной плате аналитический учет ведется соответственно в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками; в журнале операций расчетов с подотчетными лицами; в журнале операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Одновременно (или) аналитический учет по указанным расчетам может вестись в карточке учета средств и расчетов.

В карточке учета средств и расчетов ведется аналитический учет по многим счетам (например, по счетам "Расчеты по недостачам", "Расчеты с прочими дебиторами", "Расчеты по платежам в бюджет" и другим счетам.). Вместо карточки учета средств и расчетов аналитический учет может вестись в многографной карточке. Регистрами аналитического учета в бюджетных организациях служат также ведомости, книги, реестры.

Порядок создания и использования резерва на отпуск

Как известно, п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), в настоящее время утратил силу. Поэтому организации в рассматриваемом случае необходимо руководствоваться, в частности, ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (далее - ПБУ 8/2010).

Таким образом, на сегодняшний день понятие "резерв" заменено на понятие оценочного обязательства, которое возникает у организации, в частности, исходя из норм законодательных и иных нормативных правовых актов.

Статья 114 Трудового Кодекса РФ (далее - ТК РФ) определяет, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. С учетом положений ст. 165 ТК РФ выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска являются одним из случаев предоставления работодателем гарантий. Поэтому расходы в виде отпускных представляют собой обязательство работодателя, предусмотренное ТК РФ.

В свою очередь, п. 5 ПБУ 8/2010 устанавливает, что оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:

- у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать. В случае, когда у организации возникают сомнения в наличии такой обязанности, организация признает оценочное обязательство, если в результате анализа всех обстоятельств и условий, включая мнения экспертов, более вероятно, чем нет, что обязанность существует;

- уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;

- величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

В отношении выплат в отчетном периоде сумм отпускных сотрудникам, на наш взгляд, условия, поименованные в п. 5 ПБУ 8/2010, соблюдаются. Следовательно, можно говорить о том, что в данной ситуации в учете организации подлежит признанию оценочное обязательство.

Пункт 8 ПБУ 8/2010 указывает, что оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. При признании оценочного обязательства в зависимости от его характера величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива.

Принимая во внимание, что в вопросе речь идет о заработной плате сотрудников, то величина оценочных обязательств относится на расходы по обычным видам деятельности.

В таком случае в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 96

- начисление в резерв предстоящих отпусков включен в расходы по обычным видам деятельности.

Непосредственно порядок признания оценочных обязательств (однократно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) в ПБУ 8/2010 не прописан. Отсутствует пока такой механизм и в других нормативных актах по бухгалтерскому учету.

Принимая во внимание, что п. 72 Положения, содержавший норму о равномерности включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения, в связи со вступлением в силу приказа Минфина России от 24.12.2010 N 186н, утратил силу, полагаем, что организация вправе самостоятельно установить порядок признания оценочного обязательства (однократно, ежеквартально и т.п.). Такое право дает организации п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации".

Принимая во внимание, что различия в признании расходов в целях налогообложения и в целях бухгалтерского учета влекут применение положений ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", считаем целесообразным в бухгалтерском учете применять порядок признания оценочного обязательства, аналогичный порядку, применяемому в налоговом учете, то есть ежемесячно.

бухгалтерские записи по счету 70

В бухучете начисление зарплаты отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Суммы начисленной зарплаты могут быть включены в состав: – расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99); – вложений во внеоборотные активы (п. 8 и 12 ПБУ 6/01); – прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 10/99); – резерва предстоящих расходов (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н); – расходов будущих периодов (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, используются следующие бухгалтерские проводки: Дебет 20 (23, 29) Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства; Дебет 25 (26) Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам, занятым в процессе обслуживания основного и вспомогательного производства (управленческому персоналу); Дебет 28 Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам, занятым исправлением брака; Дебет 44 Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам, занятым продажей продукции; Дебет 08 Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (реконструкции, создании) основных средств (нематериальных активов); Дебет 91-2 Кредит 70 – начислена зарплата сотрудникам непроизводственных подразделений (объектов социально-бытовой сферы), а также сотрудникам, занятым ликвидацией последствий чрезвычайных событий; Дебет 96 Кредит 70 – начислена зарплата за счет созданного резерва; Дебет 97 Кредит 70 – начислена зарплата за счет расходов будущих периодов. Если источником выплаты является чистая прибыль, делайте проводку: Дебет 84 Кредит 70 – начислена зарплата за счет нераспределенной прибыли. Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда": -Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" - отражаются суммы удержанного налога на доходы физических лиц -Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - отражаются удержанные с подотчетных лиц по не возвращенным в кассу в установленный срок подотчетным суммам -Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - отражаются суммы, удержанные с работников в счет погашения задолженности по выданной ссуде и процентам, удержанные суммы в счет возмещения материального ущерба, причиненного работником удержанные с работников суммы в счет погашения задолженности (полностью или частично) за путевки на санаторно-курортное обслуживание; -Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражаются удержанные с работников суммы по исполнительным документам -Кредит счета 50 "Касса" - выдача зарабтная плата работникам организации -Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - отражаются удержанные суммы в счет возмещения материального ущерба, причиненного работником организации, в результате недостачи денежных средств, товарно-материальных ценностей и др. активов -Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражаются депоненты