3. Отдел кадров организации. Структура, функции и задачи.

Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, принимается и увольняется генеральным директором, на должность начальника отдела кадров назначается лицо с высшим образованием. Начальник отдела кадров осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:

- постановлений, распоряжений, приказов и других нормативных документов, касающихся работы с кадрами;

- инструкции по учету личного состава;

- инструкции о порядке ведения трудовых книжек;

- Трудового Кодекса РФ;

- Правил внутреннего трудового распорядка;

- положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ.

Права начальника отдела кадров:

- требовать от всех подразделений предприятия предоставления необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов и выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

- вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

- требовать личное объяснение от работника, допустившего нарушение производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.

- отстранять от работы работника, появившегося на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, наркотического или токсического опьянения, не прошедшего в установленном порядке обязательный предсменный или периодический осмотр.

Обязанности начальника отдела кадров:

- Организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов, формирование стабильно работающего коллектива;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

- ведение личного состава предприятия;

- осуществление контроля за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- проведение анализа причин текучести кадров и разработка мероприятий по ее устранению;

- составление графиков отпусков и контролирование его выполнение;

- участие в аттестации и подготовке необходимых материалов для аттестационной комиссии;

- хранение и заполнение трудовых книжек согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также предоставление их в Управление пенсионного фонда.

- ведение воинского учета и бронирование военнообязанных работников по военным коммисариатам г. Губаха, г. Кизел, г. Гремячинска.

- подготовка приказов по личному составу, регистрация и формирование их в дела отдела кадров;

- ведение всей установленной отчетности по кадровым вопросам;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и за соблюдение работников предприятия Правил внутреннего трудового распорядка;

- направление работников предприятия на первичные, повторные и внеочередные медицинские осмотры.

3. Структура бухгалтерии, функции и задачи

Первичным звеном бухгалтерского учета в ОАО «Губахатранспорт» является бухгалтерия организации. Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделе­ния; организация, не имеющая бухгалтерии, может при­влекать для ведения бухгалтерского учета специализиро­ванную организацию или соответствующего специалиста на договорных началах.

Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержа­ния и объема учетной работы. В объединениях и на круп­ных предприятиях бухгалтерия подразделяется на ряд от­делов.

Финансово-экономический отдел в ОАО «Губахатранспорт» осуществляет бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности, формирует полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его имущественном положении.

Финансово-экономический отдел возглавляет начальник финансово-экономического отдела - главный бухгалтер.

Начальник финансово-экономического отдела - главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности директором предприятия.

Штат финансово-экономического отдела утверждается директором отделения в зависимости от объема учетной работы.

В своей деятельности финансово-экономический отдел руководствуется:

- законодательными актами РФ о бухгалтерском учете,

- нормативными правовыми актами Минфина РФ и органов, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета,

- Уставом ОАО «Губахатранспорт»,

- Положением о ОАО «Губахатранспорт»,

- Приказом ОАО «Губахатранспорт» по учетной политике,

- должностными инструкциями,

- Положением о финансово-экономическом отделе.

Основными задачами финансово-экономического отдела являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности ОАО «Губахатранспорт» и его имущественном положении;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением Законодательства РФ при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия, выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости.

Для осуществления указанных задач на финансово-экономический отдел возлагается:

- своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением имущества, товарно-материальных ценностей, учетом издержек производства и обращения, реализации продукции, работ, услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

- обеспечение контроля над законностью, своевременностью и правильностью оформления учетных документов;

- своевременное составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ, услуг, проведение экономического анализа в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранение потерь и непроизводительных затрат;

- своевременное начисление и расчеты по заработной плате с работниками предприятия;

- правильное начисление и перечисление налогов в бюджет и взносов на социальное страхование во внебюджетные фонды;

- принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.

Автоматизация бухгалтерского учета на ОАО «Губахатранспорт» осуществляется с помощью бухгалтерской программы «БЭСТ-5».

«БЭСТ-5» используется на предприятиях разных направлениях и позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

• операции по банку и кассе

• основные средства и нематериальные активы

• материалы и МБП

• товары и услуги

• взаиморасчеты с организациями

• расчеты с подотчетными лицами

• расчет заработной платы

• расчеты с бюджетами и др.

Типовая конфигурация «БЭСТ-5» соответствует принятой в настоящий момент методологии бухгалтерского учета. В комплект поставки включено более 30 форм отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды. Программа поставляется с типовой конфигурацией, предназначенной для учета в хозрасчетных организациях. «БЭСТ-5» может также использоваться с другими, специально созданными, конфигурациями, учитывающими различные особенности учета. «БЭСТ-5» может быть использована для реализации практически любой схемы бухгалтерского учета.

Программа предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности. Программа позволяет:

• автоматизировать расчет заработной платы по любым видам начислений и удержаний

• организовать кадровый учет сотрудников

• регистрировать служебные перемещения

• получать статистические справки по кадровому составу

• формировать отчеты для предоставления в различные контролирующие органы и др.

Программа «БЭСТ-5» может быть также использована для автоматизации учета квартплаты, учета акций, расчета дивидендов и других сложных периодических расчетов.

Программа «БЭСТ-5» - это универсальная программа, предназначенная для автоматизации предприятия. Его главной особенностью является настраиваемым. Определенный набор объектов, сооружений, информационных файлов, алгоритмы и т.д. - все это определяет модули программы. В стандартной конфигурации поставляется для конкретного приложения, но это могут быть изменены, дополнены и разработаны с нуля.

Одним из элементов настройки системы является настройка форм, применяемых документов. С помощью документов осуществляется ввод информации о совершенных хозяйственных операций, их рассмотрения и исправления.

Одним из элементов настройки системы является настройка форм, применяемых документов. С помощью документов осуществляется ввод информации о совершенных хозяйственных операций, их рассмотрения и исправления.

Документы, созданные в процессе конфигурации, являются электронными аналогами стандартной бумаги. В установке не создается сам документ, а средство для ввода документов в компьютер - его шаблон.

На предприятии организовано следующее распределение работы между работниками бухгалтерии:

Начальник финансово-экономического отдела - главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плата счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Организовывает учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, реализации имущества, выполнения услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив. Обеспечивает составление баланса и оперативных отчетов о доходах и расходах средств, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы. Оказывает помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа. Руководит работниками финансово-экономического отдела.

Заместитель начальника финансово-экономического отдела выполняет работу по ведению бухгалтерского и налогового учета доходов предприятия по предоставляемым услугам. Заполняет ведомость № 16. Ведет книгу продаж по предприятию, главную книгу предприятия. Составляет сальдовый и оборотный баланс, обрабатывает кассовые отчеты, банковские документы. Заполняет журналы-ордера № 8, 10, 11, 12, 15. Заполняет аналитические ведомости по счетам 73, 76, 68, 69, 97. Составляет расчетную ведомость по средствам фонда социального страхования - 4 ФСС РФ. Выполняет функции временно отсутствующего начальника ФЭО - главного бухгалтера, а также других видов работ по распоряжению генерального директора.

Участвует в проведении финансового анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники. Готовит данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленными порядком для передачи в архив. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в нормативную и справочную информацию, используемую при обработке данных по соответствующему участку работы.

Бухгалтер финансово-экономического отдела выполняет работу по ведению бухгалтерского и налогового учета основных средств, отражает на счетах бухгалтерского учета их поступление, расход, движение. Производит начисление бухгалтерской и налоговой амортизации основных средств. Осуществляет контроль и участвует в проведении инвентаризации, отражает ее результаты на счетах бухгалтерского учета, оформляет материалы по недостачам, хищениям, порче имущества для передачи на взыскание с виновных лиц. Производит ежемесячно расчет налога на добавленную стоимость. Производит ежеквартальное начисление налога на имущество и заполняет налоговую декларацию по налогу на имущество. Производит ежеквартальное заполнение налоговых регистров на основании предоставленных другими специалистами бухгалтерских форм, в целях формирования налога на прибыль. Производит начисление транспортного налога и заполняет налоговую декларацию по транспортному налогу. Выполняет функции временно отсутствующих работников отдела, а также других видов работ по распоряжению начальника отдела.

Бухгалтер финансово-экономического отдела выполняет работу по ведению бухгалтерского и налогового учета по расчетам с поставщиками. Ведет журнал-ордер № 6, составляет перечень дебиторской и кредиторской задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Ведет книгу покупок предприятия. Осуществляет контроль и участвует в проведении инвентаризаций, отражает ее результаты на счетах бухгалтерского учета, оформляет материалы по недостачам, хищениям, порче имущества для передачи на взыскание с виновных лиц. Выполняет работы по обеспечению автоматизированной обработке бухгалтерской информации по всем участкам учета. Выполняет работы, связанные с внедрением бухгалтерской программы «БЭСТ», ведет наблюдение за работой компьютеров. Выполняет функции временно отсутствующих работников отдела, а также других видов работ по распоряжению начальника отдела.

Бухгалтер финансово-экономического отдела выполняет работу по ведению бухгалтерского и налогового учета, материалов, запасных частей, топлива, отражает на счетах бухгалтерского учета их поступление, расход, движение. Осуществляет обработку авансовых отчетов, ведет журнал-ордер № 7. Осуществляет контроль и участвует в проведении инвентаризаций, отражает ее результаты на счетах бухгалтерского учета, оформляет материалы по недостачам, хищениям, порче имущества для передачи на взыскание с виновных лиц. Осуществляет контроль за правильным и своевременным оформлением материально-ответственными лицами документов по приему и расходу ТМЦ и основных средств. Выполняет и контролирует правильное использование выданных доверенностей. Выполняет функции временно отсутствующих работников отдела, а также других видов работ по распоряжению начальника отдела.

Бухгалтер финансово-экономического отдела производит начисление заработной платы работникам предприятия, начисления по больничным листам. Производит начисление налога на доходы физических лиц, единого социального налога. Составляет и предоставляет в налоговую инспекцию ежегодную отчетность по индивидуальным сведениям на доходы физических лиц. Составляет и предоставляет в Пенсионный фонд ежегодную отчетность по страховым взносам. Ежемесячно составляет и выдает работникам расчетные листки. По требованию работников предоставляет справки о начисленной заработной плате. Составляет свод по начисленной заработной плате, списки на перечисление денежных средств в банк. Выполняет функции временно отсутствующих работников отдела, а также других видов работ по распоряжению начальника отдела.

Бухгалтер-кассир финансово-экономического отдела осуществляет точный учет денежных средств, а также операции по учету, хранению, выдаче денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банков и прочих организаций. Производит выплаты рабочим и служащим денежных средств на заработную плату, командировочные и прочие расходы. Ведет на основании приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую книгу. Производит прием наличных денежных средств за квартплату, реализованные материалы, оказанные услуги с использованием контрольно-кассового аппарата, ведет книгу кассира-операциониста. Производит расходные операции по расчетному счету с применением системы «Клиент-банк». Все операции с денежными средствами производит только с разрешения генерального директора и начальника ФЭО - главного бухгалтера. Контролирует лимит кассы. Ежемесячно формирует журнал-ордер № 1, № 2. Ведет ежемесячно ведомость № 15. Выполняет функции временно отсутствующих работников отдела, а также другие виды работ по распоряжению начальника отдела.