22. Загальні вимоги до управлінського документування.

Форма документа може мати вигляд таблиці, графіка, тексту або бути комбінованою. В управлінській діяльності переважають текстові документи.

Управлінські документи за найменуванням, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованій системі документації - комплексу взаємоповязаних документів, створених за єдиними вимогами та правилами, що містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Відповідно д чинного законодавства за своєї компетенції органи управління створюють такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції тощо.

Хід обговорення питань та рішень, які приймаються в колегіальних органах, на зборах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

Організації всіх рівнів управління в межах своєї компетенції можуть адресувати листи вищим галузевим і функціональним органам, підвідомчим та іншим організаціям, окремим громадянам у тих випадках, коли обмін інформацією без документа є неможливим або складним.

Якщо документ потребує негайного виконання, передавання змісту його тексту може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом.

Документи грошового, матеріально, кредитного характеру, які є підставою для одержання чи видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, підписує керівник організації та головний бухгалтер.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок чи розпоряджень може надаватися заступникові керівника, керівникам структурних підрозділів.

Багато управлінських документів місять відмітку про безпосереднього виконавця.

Відповідальність за зміст, правельну підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи. Відповідальність за зміст документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Для уніфікованих форм документів, яких організація видає понад 200 примірників на рік, допускається виготовлення бланків документів.

Бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Бланк виду документа - бланк службового документа, побудова якого відповідає реквізитам та показникам певного виду номіналу документа.

Бланк установи - бланк службового документа, що ідентифікує установу, в якій було створено документ.

Якщо документ складається з декількох сторінок, на бланку друкується лише перша його сторінка.

Бланки можуть виготовлятися шляхом повздовжнього або кутового розташування реквізитів. Повздовжнє розташування реквізитів предбачає їх розміщення вздовж верхньої частини аркуша. При кутовому розташуванні постійні реквізити займають лівий верхній кут аркуша. При фланговому розташуванні реквізитів кожен рядок реквізиту починається ліворуч від межі робочої площі, при центрованому - початок і кінець кожного рядка однаково віддалений від меж відведеної робочої площі.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена як єдиний блок називається штампом. Герб зображають посередині бланка або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

Зіпсовані бланки після складання відповідного акта знищуються.

23. Загальні вимоги до оформлення управлінських документів (формату паперу, розміщення заголовка бланка, оформлення сторінок документа, нумерація сторінок, членування та нумерація частин тексту, правила оформлення заголовків і підзаголовків, прийоми виділення окремих частин тексту, оформлення приміток, додатків і підстав до тексту, виготовлення копій).

Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стан­дартів. Бланки документів повинні мати поля: ліве — 20 мм, верхнє — не менше 10 мм, праве і нижнє — не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів: бланк для листів; загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється по­над 200 на р

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

З метою забезпечення зрозумілості тексту та чіткості викладу інформації в документі застосовують рубрикацію - членування тексту на частини, використання заголовків. Найпростішим видом рубрикації є поділ тексту на абзаци. Абзаци не повинні бути великими. Оптимальним вважають абзац, що містить від трьох до пяти речень.

Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту. Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки. Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів. Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал.

Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників. Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються. Додатки повинні містити позначку з посиланням на віповідний розпорядчий документ, його дату, номер. Ця позначка проставляється у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Якщо в тексті документа є відомості про наявність додатків, то реквізит оформлюють після тексту, вказуючи кількість аркушів і примірників. За відсутності відомостей про наявність додатків у тексті документа в його кінці пишеться слово "Додатки", після якого через двокрапку подаються назви документів, що додаються.

Копії документів виготовляються й видаються тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, що були створені в ній. Копії документів виготовляють рукописним і машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Відмітка "копія" зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа. Напис про засвідчення копії складається зі слова "Згідно" , найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дати засвідчення копії і проставляються нижче реквізиту "підпис".