38. Диференціація управлінських документів в установі.

Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками є процесом класифікування документів. Процес диференціації документів можна назвати групуванням,а його результати виокремлення груп документів. В установах управлінські документи можна групувати за такими ознаками:

1) послідовністю створення (оригінал, копія, дублікат, витяг)

2) за рівнем доступу(загальнодоступні, для службового користування)

3) за юридично силою (справжні, підроблені)

4) особливість організації процесу обігу(внутрішні, вхідні, вихідні)

5) строки виконання (термінові, дуже термінові, безстрокові)

6) строки зберігання (постійне, тривале, тимчасове)

7) походження (офіційні, особисті)

8) місце виникнення (внутрішні, зовнішні)

9) форма (регламентовані, нерегламентовані)

10) зміст на спеціалізація (загальні, спеціалізовані)

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата. Тому більшість сучасних класифікацій документів базується на тематичних, предметних чи поглиблених значеннєвих характеристиках.

Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу і виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. Класифікацію документів найчастіше здійснюють на етапі групування їх у справи.

39. Класифікації систем документації.

1. Базові (утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо); не охоплюють всієї різноманітності сфер соціально діяльності, але містять сукупності з найусталенішими формами документів. Основні класи: наукова система, навчальна, економічна,виробничо-експлуатаційна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна.

2. Інфраструктурні (функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності – наука, навчання, виробництво, економічна сфера. Основні класи: управлінська система, нормативна, інформаційна)

3. Дисциплінарні (утворились в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності, відповідають за змістом певній науково-технічній галузі. Класи: технічна система, гуманітарна, природнича галузь.)

40. Державний класифікатор управлінської документації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків (рисунок 1).

ХХ ХХ ХХХ

---- ---- -----

Клас форми ----------------- | |

Підклас форми ---------------------- |

Реєстраційний комер форми ---------------------------

Рисунок 1 - Структура кодового позначення УФД

У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.

Ведення ДКУД здійснює Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Національного агентства з питань інформатизації при Президентові України. Актуалізація ДКУД здійснюється один раз на рік.

Із введенням в дію державного класифікатора управлінської документації нової редакції припиняється чинність ДК 010-96.