65. Призначення документації з кадрів, чи щодо особового складу.

Для правильного і вчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи повинен володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи установи в цілому.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, установах, організаціях різних форм власності, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів повинен забезпечувати відомості про:

1. кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

2. зміну кількості, складу працівників в установі, її підрозділах, а також про причини їх змін;

3. підвищення кваліфікації, підготовку та перепідготовку кадрів за фахом і категоріями;

4. нагородження працівників;

5. стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву.

Документація щодо особового складу є результатом роботи з кадрами, характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою, використовується в довідкових цілях. Від інших видів документації кадрову вирізняє те, що вона стосується конкретних осіб, тобто є іменною.

Службові документи щодо особового складу слугують підставою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги, надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду та фах.

66. Класифікація документів щодо особового складу.

Класифікація документів щодо особового складу за функціями управління кадрами поділяється на 4 групи документів щодо особового складу.

Особисті документи працівників

• паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат

• документи, що юридично підтверджують відомості, які працівники повідомляють про себе: посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність

• документи, видані установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату і т.д.

Особові документи:

• заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографія, документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника, -- характеристика, атестаційний лист, подання щодо призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, висновки.

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.

Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах,

трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках. У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів,

контроль виконання наказів по кадрах.

Первинні облікові документи - док-ти, які є підставою для бухгалтерського обліку фін.-господарських операцій, підтверджують факт їх здійснення і повинні бути складені під час проведення зазначених операцій, а якщо це неможливо, — відразу після їх закінчення.

• Вихідні облікові документи(заповнюються відповідно до особистих документів громадян): особовий листок з відділу кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та ін..

• Похідні облікові документи (забезпечують повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи): спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні(книжкові) форми реєстрації облікових відомостей(вказівні списки, книги обліку тощо), а також документи:

• З обліку прийняття, переведення та звільнення працівників

• Що фіксують заробітну плату

• Щодо зарахування до резерву кадрів

• Документи з пенсійного забезпечення