
- •1. Управлінське документознавство як навчальна дисципліна.
- •2. Значення документування управлінської інформації.
- •3. Зміст та структура курсу "Управлінське документознавство".
- •4. Об’єкт, предмет, мета та завдання управлінського документознавства.
- •5. Джерела для вивчення управлінського документознавства
- •6. Понятійний апарат управлінського документознавства.
- •7. Зв’язок управлінського документознавства з іншими галузями знань.
- •8. Історичні засади управлінського документознавства історія розвитку писемності, перші документи.
- •9. Історичні засади управлінського документознавства, документування часів Київської Русі.
- •10. Історичні засади управлінського документознавства: документи судів, актові книги.
- •11. Історичні засади управлінського документознавства: документування в Запорозькій Січі.
- •12. Історичні засади управлінського документознавства: документація наказів (хv-XVI ст.).
- •13. Історичні засади управлінського документознавства: створення документів і документування в Україні хvіі-xvііi ст.
- •14. Історичні засади управлінського документознавства: робота з документами в колегіях.
- •15. Іcторичні засади управлінського документознавства проходження документів у міністерствах уніфікація документів
- •16. Історичні засади управлінського документознавства: становлення сучасного документознавства, систематизація ділової документації.
- •17. Історичні засади управлінського документознавства: документотворення в Українській рср.
- •18. Історичні засади управлінського документознавства: сучасне документознавство в Україні.
- •20. Загальні та спеціальні функції службового документа
- •21. Стандартизація, уніфікація і трафаретизація управлінських документів: загальні поняття.
- •22. Загальні вимоги до управлінського документування.
- •24. Вимоги до оформлення копій документів.
- •26. Формуляр-зразок.
- •27. Основний склад реквізитів управлінських документів.
- •29. Документи, які підлягають затвердженню:
- •30. Перелік документів, на яких ставиться печатка
- •31. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
- •32. Історичні витоки уніфікації документів
- •33. Напрями уніфікації управлінських документів
- •34. Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою
- •35. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою
- •36. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів.
- •37. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації.
- •38. Диференціація управлінських документів в установі.
- •39. Класифікації систем документації.
- •40. Державний класифікатор управлінської документації.
- •41. Міжнародні організації. Ісо 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
- •42. Управління документацією в різних країнах.
- •43. Загальна характеристика розпорядчих документів.
- •44. Постанови, накази, вказівки, ухвали, розпорядження,
- •45. Загальна характеристика організаційних документів.
- •46. Статут, положення, правила, інструкція як організаційні документи.
- •47. Оформлення документів колегіальних органів: протоколи, стенограми, повідомлення.
- •48. Загальна характеристика довідково-інформаційних документів.
- •49. Службові листи. Види службових листів. Специфіка листування із зарубіжними партнерами.
- •50. Візитка: правила оформлення та вручення.
- •51. Факс. Телеграма. Телефонограма.
- •52. Довідка. Види довідок.
- •53. Службові записки (доповідна, пояснювальна).
- •54. План, звіт, анкета.
- •55. Загальна характеристика господарсько-договірних документів.
- •56. Поняття про договір. Правова основа договору. Види договорів (договір поставки, договір підряду, договори про майнову відповідальність).
- •57. Угода. Трудова угода. Укладання комерційних угод. Контракт
- •58. Загальна характеристика документів господарсько-претензійної діяльності.
- •59. Протокол розбіжностей до договору, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви як господарсько-претензійної діяльності
- •60. Загальна характеристика обліково-фінансових документів.
- •61. Таблиця, список, перелік
- •62. Накладна, відомість, квитанція
- •Акт. Види актів
- •64. Доручення, довіреність, розписка
- •65. Призначення документації з кадрів, чи щодо особового складу.
- •66. Класифікація документів щодо особового складу.
- •67. Автобіографія, резюме, характеристика, трудова книжка.
- •68. Ведення трудових книжок.
- •69. Укладання та розірвання трудового договору.
- •73. Складання опису документів особової справи.
- •74. Особовий листок з обліку кадрів.
- •75. Оформлення копій документів про освіту.
- •76. Документування роботи з резервом кадрів.
- •77. Документування призначень допомог і пенсій.
- •78. Оформлення нагороджень.
- •79. Основні напрями удосконалення складу і форм документів.
- •80.Табель форм документів, що використовуються в діяльності організації.
- •81.Приймання, розгляд і реєстрація документів.
- •82.Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції.
- •83. Організація контролю за ходом виконання документів.
- •84. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.
- •85. Складання номенклатури справ.
- •86. Групування документів у справи, їх розміщення.
- •87. Зведена номенклатура справ. Правила формування справ.
- •88. Особливості групування різних видів документів.
- •89. Оперативне зберігання документів.
- •90. Підготовка справ до наступного зберігання і використання.
- •91. Оформлення обкладинки справи. Складання описів справ. Правила зберігання справ в архіві.
20. Загальні та спеціальні функції службового документа
Документи фіксують взаємовідносини службового і приватного характеру між юридичними та фізичними особами. За допомогою документів здійснюється контроль за виконаням рішень. Значення документа в суспільстві: державне (документи відображають суспільні відносини, державний лад); юридичне (документи фіксують і регламентують правові відносини між юридичними та фізичними особами); соціально-психологічне (документ виступає суспільно-стабілізуючим чинником).
Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій документа виокремлюють загальні та спеціальні.
Загальними функціями документа є: 1) інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба її зафіксувати інформацію – причина укладання будь-якого документа; 2) соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою; 3) комунікативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури; 4) культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства; 5) навчально-пізнавальна: документ виступає засобом пізнання; 6) еврестична: документ являє собою генератор знань, є предумовою для наукових відкриттів; 7) організаційна: документи фіксують результати регулювання, формування та систематизації документальних потоків.
Спеціальними функціями документа є: 1) управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи, створені спеціально для реалізації завдань управління; 2) правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємен, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час; 3) історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; 4) статистична: документ використовується для вирішення різноманітних господарсько-економічних задач; 5) політична: документ призначений для інформаційного забезпечення внутрішньої та зовнішньої політики; 6) художньо-естетична: документ є витвором мистецтва; 7) функції захисту інформації: документ обмежує доступ до інформації; 8) товарна: документ будучи продуктом праці, має реальну вартість і може виступати обєктом ринкових відносин.
21. Стандартизація, уніфікація і трафаретизація управлінських документів: загальні поняття.
Стандартизація - встановлення єдиних норм і вимог, які висуваються до документів.
Уніфікація - формування єдиного комплексу видів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних норм і правил складання, оформлення та створення трафаретних текстів.
Стандартизація і уніфікація управлінських документів дають змогу досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Їх метою є раціоналізація процесів підготовки, використання , пошуку документів , скорочення документо-потоків.
З метою уніфікації та стандартизації документів у колишньому Радянському Союзі була розроблена та затверджена Єдина державна система документації (ЄДСД) - науково-впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процес діловодства.
ЄДСД визначено 4 головні напрями дії роботи з документами:
1. уніфікація та стандартизація документів
2. раціоналізація документообігу
3. економія, планування та організація праці посадових осіб, що видуть діловодство
4. автоматизація та механізація управлінської діяльності.
Трафаратизація - спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб уся інформація характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну або постійну та індивідуальну або змінну.
Трафаретні тексти вводять в дію наказом керівника організації, їх розробка повинна базуватися на державних стандартах.