20. Загальні та спеціальні функції службового документа

Документи фіксують взаємовідносини службового і приватного характеру між юридичними та фізичними особами. За допомогою документів здійснюється контроль за виконаням рішень. Значення документа в суспільстві: державне (документи відображають суспільні відносини, державний лад); юридичне (документи фіксують і регламентують правові відносини між юридичними та фізичними особами); соціально-психологічне (документ виступає суспільно-стабілізуючим чинником).

Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій документа виокремлюють загальні та спеціальні.

Загальними функціями документа є: 1) інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба її зафіксувати інформацію – причина укладання будь-якого документа; 2) соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою; 3) комунікативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури; 4) культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства; 5) навчально-пізнавальна: документ виступає засобом пізнання; 6) еврестична: документ являє собою генератор знань, є предумовою для наукових відкриттів; 7) організаційна: документи фіксують результати регулювання, формування та систематизації документальних потоків.

Спеціальними функціями документа є: 1) управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи, створені спеціально для реалізації завдань управління; 2) правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємен, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час; 3) історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; 4) статистична: документ використовується для вирішення різноманітних господарсько-економічних задач; 5) політична: документ призначений для інформаційного забезпечення внутрішньої та зовнішньої політики; 6) художньо-естетична: документ є витвором мистецтва; 7) функції захисту інформації: документ обмежує доступ до інформації; 8) товарна: документ будучи продуктом праці, має реальну вартість і може виступати обєктом ринкових відносин.

21. Стандартизація, уніфікація і трафаретизація управлінських документів: загальні поняття.

Стандартизація - встановлення єдиних норм і вимог, які висуваються до документів.

Уніфікація - формування єдиного комплексу видів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних норм і правил складання, оформлення та створення трафаретних текстів.

Стандартизація і уніфікація управлінських документів дають змогу досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Їх метою є раціоналізація процесів підготовки, використання , пошуку документів , скорочення документо-потоків.

З метою уніфікації та стандартизації документів у колишньому Радянському Союзі була розроблена та затверджена Єдина державна система документації (ЄДСД) - науково-впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процес діловодства.

ЄДСД визначено 4 головні напрями дії роботи з документами:

1. уніфікація та стандартизація документів

2. раціоналізація документообігу

3. економія, планування та організація праці посадових осіб, що видуть діловодство

4. автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Трафаратизація - спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб уся інформація характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну або постійну та індивідуальну або змінну.

Трафаретні тексти вводять в дію наказом керівника організації, їх розробка повинна базуватися на державних стандартах.