89. Оперативне зберігання документів.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

З метою забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіальних органів зберігає відповідальний секретар. На стрічці і коробці роблять відмітка про дату засідання і час запису. Секретар відповідає за їх збереження.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігають на загальних підставах.

Видачу справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюють з дозволу керівника установи. На видану справу заводять карту-замінник, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату її видачі, кому видано справу, дату її повернення. Передбачено графи для підписів про одержання й повернення справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.

90. Підготовка справ до наступного зберігання і використання.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діло-водстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне цент-ралізоване зберігання справ у канцелярії).

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

91. Оформлення обкладинки справи. Складання описів справ. Правила зберігання справ в архіві.

Обкладинки справ постійного зберігання та з особового складу оформляють після узгодження описів на дані групи справ на ЕПК державної архівної установи.

Оформлення обкладинок справ з термінами зберігання понад 10 років (не рахуючи справ по особовому складу) проводять після погодження та затвердження описів з ЕК і керівником організації.

Справи з термінами зберігання до 10 років включно допускається залишати на швидкозшивачах. При необхідності в написі на обкладинках цих справ, які були зроблені на початку діловодного року при закладі справ, вносять уточнення та доповнення (вказують номери і крайні дати документів, уточнюють назваорганізації і структурного підрозділу тощо).

Обкладинки справ повинні містити такі реквізити:

- Назва організації та її безпосередня підпорядкованість;

- Найменування структурного підрозділу;

- Індекс справи;

- Номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ;

- Заголовок справи;

- Анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);

- Дата справи (тому, частини);

- Кількість аркушів у справі;

- Термін зберігання справи;

- Архівний шифр справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачають місце нижче верхнього Поля для найменування державного архіву, у який будуть передані справи даної організації на державне зберігання.

Найменування організації вказують на обкладинках повністю в називному відмінку, із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також у називному відмінку). При наявності офіційно прийнятих скорочень найменувань організації та вищестоящої організації їх пишуть в дужках після повного найменування.

На всі справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання в кожному структурному підрозділі організації після закінчення діловодного року становлять опису .

Складання описів справ

Опис справ структурного підрозділу є насамперед документом, призначеним для обліку та забезпечення схоронності справ. Крім того опис є основним видом науково-довідкового апарату (НСА), що забезпечує швидкий пошук документів .

При наявності в структурному підрозділі справ, за кілька років, складають загальну опис за кілька років.

Порядок складання описів структурних підрозділів повинен бути викладений в інструкції з ведення діловодства в організації.

Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів несуть керівники структурних підрозділів.

Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряють:

- Відповідність заголовка справи утриманню документів у справі;

- Правильність оформлення й угруповання документів у справі;

- Правильність оформлення справ.

Правила зберігання справ в архіві.

 1 В кінці календарного  року виконані документи повинні бути підготовлені до передачі їх на зберігання.

        2  Існує  три системи зберігання справ:

        1) зберігання документів на паперових носіях;

        2) система мікрофільмування;

                3) електронна система.

        2 Якщо  справи зберігають в шафі, то їх розташовують одна за одною згідно НС, яку розміщують на внутрішній стороні шафи.

        3 Справи  можуть  видаватись співробітникам для роботи за розпорядженням керівника. А на справу, яку видали, необхідно завести картку, що буде замінювати справу. Стороннім організаціям справи видають по акту.

        4 До  того, як справи будуть передані до державного архіву, їх зберігають в архівах установи  протягом таких термінів:

-         в установах державного підпорядкування – 15 років;

-         в установах обласного підпорядкування    - 10 років;

-         в установах місцевого або районного підпорядкування –

     5 років;

-         матеріали по особовому складу – 75 років;

-         записи актів стану громадян (РАЦСу) - 75 років.

          5 Після закінчення названих термінів зберігання справи передають до відомчих або державного архівів.

        6 У невеликих  фірмах та установах може бути відсутній відомчий архів. В цьому випадку роботу по діловодству і передачі справ до державного архіву виконує секретар.

        7 Для передачі справ у архів утворюють та затверджують наказом керівника установи експертну комісію у складі 3-5 осіб, яка керується правилами та інструкціями Головного архівного управління.

        8 Комісія визначає та добирає документи для знищення  та для передачі до архіву, термін зберігання яких закінчився. Це справи постійного та тимчасового  зберігання, особові справи, описи справ, документи по особовому складу і акт про знищення документів, узгоджений з відомчою установою.

        9 Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню. Для цього необхідно:

·перегрупувати документи у справах в прямій хронологічній послідовності;

·пронумерувати аркуші у справі в правому верхньому куті;

·скласти внутрішній опис документів для найбільш цінних справ;

·в кінці справи підшити засвідчуючий лист;

·підшити справу в теку (папку);

·перевірити й уточнити реквізити на обкладинці справи.