87. Зведена номенклатура справ. Правила формування справ.

Під час розроблення зведеної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. Принцип побудови зведеної номенклатури справ може бути структурним або функціональним.

         Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури установи.  При цьому першим розділом номенклатури справ завжди зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат), потім структурні підрозділи у відповідності зі штатним розписом установи. Після структурних підрозділів у порядку значимості включаються органи і підрозділи установи, що діють на громадських засадах (комітети, комісії, ради) і громадські організації установи (наприклад, профспілкова).

         Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямками діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямків діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержавної власності.

     Зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи  після чого затверджується керівником установи.

   Наприкінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи (секретар установи). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву установи (особі, відповідальній за архів).

 Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом чи вищим органом (якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду).

  Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства установи.

 Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню й погодженню з відповідним державним архівом чи вищим органом один раз на п’ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі, функціях і характері роботи установи, зміні форми власності.

88. Особливості групування різних видів документів.

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо) вміщують у справи разом із тими розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), якими вони затверджені.

Накази (розпорядження) групують у різні справи залежно від строку їх зберігання:

• з основної діяльності підприємства (мають постійний строк зберігання);

• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги (строк зберігання - 75 років);

• про надання відпусток працівникам (строк зберігання — 5 років);

• про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань (строк зберігання — 3 роки).

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) підприємства групують у дві справи:

• протоколи і документи до них - доповіді, довідки, проекти рішень тощо (на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів, зберігаються постійно; на всіх інших підприємствах — 5 років);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів — порядки денні, списки запрошених, макети розсадження, переліки осіб, що виступають, тощо (строк зберігання — 1 рік).

Протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документів їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.