52. Довідка. Види довідок.

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

53. Службові записки (доповідна, пояснювальна).

Серед службових записок розрізняють доповідну та пояснювальну записки. Доповідна записка- це службовий документ, адресований керівникові установи чи начальнику структурного підрозділу, який містить інформацію про ситуацію, що склалася, про факти, події, явища, виконану роботу з висновками і пропозиціями автора, а також про причини різних порушень у роботі з вини підлеглих чи сторонніх осіб. Доповідна записка може укладатися як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника.

За адресатом доповідні записки поділяють на внутрішні (адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач) і зовнішні (адресуються керівникові вищої установи).

Текст доповідної записки, як правило, складається з двох частин: констатуючої, де викладаються факти, що стали підставою для її складання, та описової, яка містить висновки, пропозиції чи прохання.

У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують про хід роботи.

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється ситуація, що виникла, факти, дії або вчинки працівника. Найчастіше пояснювальні записки складаються з приводу порушення працівником дисципліни, техніки безпеки, невиконання або невчасного виконання роботи. Цей документ створюється на вимогу керівника, а в деяких випадках (напр. для зменшення провини, коли факт порушення був зафіксований) – з ініціативи підлеглого.

На відміну від доповідної записки, пояснювальну записку пишуть від руки.

Реквізити службової записки: адресат, адресант, назва виду документа, заголовок до тексту, текст, дата, підпис, місце складання. Найменування організації та її підпорядкованість, перелік додатків.