45. Загальна характеристика організаційних документів.

Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами.

Організаційні документи – комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, мають права, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, зокрема про структурні підрозділи, інструкціями, зокрема посадовими, правилами.

Порівняно із іншими групами організаційні документи характеризуються типовістю висвітлюваних питань, безстроковістю, на їх основі створюється багато управлінських документів. Підготовка організаційних документів потребує відповідної компетенції, досвіду у сфері управління та знання специфіки діяльності установи чи підрозділу або посадових обов’язків тієї чи іншої службової особи. Документи цієї групи підлягають затвердженню уповноваженим на це органом: вищою організацією, її керівником або колегіальним органом (зборами акціонерів чи радою директорів) чи керівником структурного підрозділу.

46. Статут, положення, правила, інструкція як організаційні документи.

Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами.

Організаційні документи – комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, мають права, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства.

Статут – це правовий акт, що визначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншими організаціями.

Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою організацією підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення, статути можуть бути індивідуальні й типові. Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нумеруються арабськими цифрами.

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила орга­нізаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

Правила – це звід правових норм, що регламентують діяльність певної галузі виробництва чи окремий вид діяльності.

Правила – нормативний документ, який містить узгоджену сукупність правил поведінки державних службовців, громадян, підприємств, установ та організацій у певній сфері управління.

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок певних дій, поведінки.

Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки методик процесів, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації приладів і т.п.

Інструкція – це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

Всі інструкції можна поділити на дві основні групи:

♦ регламентуючий порядок здійснення якого-небудь процесу кількома виконавцями (підрозділами або посадовими особами);

♦ посадові.

Готують інструкцію не менше ніж у двох екземплярах (на другому екземплярі оформляють реквізити погодження) на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Реквізити інструкції: назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ); дата (відзначають дату підписання); індекс; місце складання або видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (може чітко визначати коло питань, об’єктів і осіб, на які поширюються вимоги інструкції, і може входити в назву виду документа, наприклад, 'ПО-САДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектора з обліку і реєстрації листів громадян”, "ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”; текст.