41. Міжнародні організації. Ісо 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".

Міжнародний стандарт ISO стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та

процеси .

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в

галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками,

для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у

відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення

відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є

створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб/

42. Управління документацією в різних країнах.

У більшості розвинених країн основні функції управління документацією виконують відповідні державні органи. Зазвичай управління документацією адміністративного характеру тісно пов’язане з архівними службами.

У США управління документацією виникло в 1930-1940-х рр. як реакція на зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який 1934 р. розробив принципи та методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. НА його базі було організовано відділ управління документацією.

У 190 р. в США було прийнято закон про управління федеральними документами, в 1980 р. – федеральний закон «Про скорочення обсягів роботи з документами». Відповідно до закону 1984 р. було сформоване федеральне відомство під назвою «Національний архів та управління документацією». Зараз у системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань управління документацією. Більшість законодавчих актів країни сьогодні пов’язані з електронним документуванням та документообігом. Так, у 2000 р. був прийнятий закон «Про сприяння користуванню електронними документами та підписами в торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі».

У США також створено «Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів» (1975 р.), яка проводить конференції, розробляє стандарти з профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією.

Проблеми управління документацією в різних країнах відзначаються типовістю. Останнім часом управління документацією здебільшого пов’язується з управлінням інформацією. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації (банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної), а також регламентують питання обігу електронних документів.

Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів або державних програм, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у с1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великобританії норми загального діловодства відображено у Земельному кодексі та урядовій програмі з управління документацією.

Підготовка фахівців з управління документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у вищих навчальних закладах США, Канади, Австралії, країн Західної Європи здійснюється як складова різних напрямків навчання. Найчастіше така освіта здобувається в межах спеціальності «Бібліотечна та інформаційна наука».

Управління документацією в Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов’язують із теорію і практикою діловодства, а також із традиційним документознавство. З іншого боку, управління документацією розглядається в контексті загальної системи управління інформацією в установі. В Росії зарубіжний досвід організації управління документацією намагаються застосувати при розробленні уніфікованих систем документації ,моделювання технологічних процесів зі службовими документами.